Pe măsură ce lumea devine din ce în ce mai digitală, se poate părea că apelurile telefonice devin un lucru de domeniul trecutului. Cu toate acestea, apelurile telefonice sunt încă o parte esențială a comunicării de afaceri. Fie că te adresezi unui potențial client sau vorbești cu un coleg, este important să știi cum să efectuezi un apel telefonic de afaceri eficient. Mai jos găsiți câțiva pași care vă vor ajuta să profitați la maximum de următoarea conversație telefonică.
Înainte de a efectua un apel de afaceri, este important să vă pregătiți. Ia-ți ceva timp pentru a aduna toate informațiile necesare, cum ar fi numele persoanei, titlul postului și compania. Scrieți orice întrebări sau subiecte pe care doriți să le discutați. Acest lucru vă va ajuta să rămâneți concentrat și să vă asigurați că nu uitați nimic important.
Când persoana răspunde la telefon, prezentați-vă și precizați motivul apelului dumneavoastră. Acest lucru va ajuta la stabilirea tonului conversației și va permite persoanei să știe de ce o sunați. Fiți politicos și profesionist și evitați să folosiți argoul sau limbajul informal.
Ascultarea este o parte esențială a unei comunicări eficiente, în special la telefon. Acordați atenție la ceea ce spune persoana respectivă și puneți întrebări clarificatoare dacă este necesar. Nu întrerupeți și nu vorbiți peste persoana respectivă și evitați distragerea atenției, cum ar fi dactilografierea sau amestecarea hârtiilor.
După convorbire, asigurați-vă că urmăriți orice acțiuni sau pași următori. Trimiteți un e-mail de urmărire care să rezume conversația și orice acord încheiat. Acest lucru vă va ajuta să vă asigurați că toată lumea este pe aceeași pagină și că nimic nu scapă printre degete.
În concluzie, efectuarea unui apel telefonic de afaceri eficient necesită pregătire, profesionalism și ascultare activă. Urmând acești pași, vă puteți îmbunătăți abilitățile de comunicare și puteți construi relații mai puternice cu colegii, clienții și partenerii dumneavoastră.
Eticheta telefonică se referă la setul de orientări și practici pe care indivizii și organizațiile le respectă atunci când comunică prin telefon. Aceste orientări ajută la crearea unei impresii pozitive și asigură o comunicare clară și eficientă. Cele cinci etape ale etichetei telefonice sunt:
1. Salutul: Prima etapă a etichetei telefonice este salutul interlocutorului. Persoana care răspunde la telefon trebuie să întâmpine apelantul pe un ton politicos și profesional. Salutul trebuie să includă o primire călduroasă, numele organizației sau al persoanei și o întrebare despre cum poate ajuta apelantul.
2. Identificarea: A doua etapă a etichetei telefonice implică identificarea apelantului. Persoana care răspunde la telefon ar trebui să întrebe numele apelantului și motivul pentru care sună. Acest lucru ajută la personalizarea conversației și la înțelegerea nevoilor apelantului.
3. Ascultarea: A treia etapă a etichetei telefonice constă în a asculta cu atenție nevoile apelantului. Persoana care răspunde la telefon trebuie să acorde o atenție deosebită preocupărilor și întrebărilor apelantului și să răspundă în mod corespunzător. Este esențial să se evite întreruperea interlocutorului sau grăbirea conversației.
4. Furnizarea de informații: Cea de-a patra etapă a etichetei telefonice implică furnizarea către apelant a informațiilor necesare. Persoana care răspunde la telefon trebuie să furnizeze informații exacte și complete și să se asigure că apelantul înțelege informațiile furnizate. De asemenea, este esențial să ofere asistență suplimentară, dacă este necesar.
5. Încheiere: Ultima etapă a etichetei telefonice este încheierea conversației. Persoana care răspunde la telefon ar trebui să mulțumească apelantului pentru că a sunat și să ofere orice informații suplimentare necesare. De asemenea, este esențial să încheie apelul pe un ton politicos și profesional.
Pentru a apela un telefon pas cu pas, urmați instrucțiunile de mai jos:
1. Ridicați telefonul: Ridicați receptorul sau apăsați butonul pentru a activa ecranul telefonului.
2. Formați numărul: Introduceți numărul de telefon pe care doriți să îl apelați. Asigurați-vă că includeți codul de zonă, dacă este necesar.
3. Apăsați butonul de apelare: Căutați butonul verde cu o pictogramă de telefon pe el și apăsați-l. Acest lucru va iniția apelul.
4. Așteptați ca apelul să se conecteze: Veți auzi un sunet de sonerie pe măsură ce apelul este conectat la celălalt capăt. Aveți răbdare și așteptați ca cealaltă persoană să răspundă.
5. Vorbiți când se răspunde la apel: Odată ce persoana de la celălalt capăt răspunde la apel, puteți începe să vorbiți. Aveți grijă să vă prezentați sau să precizați scopul apelului.
6. Încheiați apelul: Pentru a încheia apelul, închideți pur și simplu telefonul sau apăsați butonul roșu cu o pictogramă de telefon pe el.
Este important să rețineți că pașii exacți pot varia în funcție de tipul de telefon pe care îl utilizați. Este posibil ca unele telefoane să vă solicite să apăsați butoane suplimentare, să introduceți un cod PIN sau o parolă sau să utilizați funcții speciale de apelare. Asigurați-vă că consultați manualul de utilizare sau contactați asistența pentru clienți dacă întâmpinați dificultăți.