În calitate de proprietar de afacere, este important să țineți evidența cheltuielilor și să vă asigurați că angajații sunt rambursați în timp util. QuickBooks este un instrument puternic care vă poate ajuta să raționalizați acest proces și să îl faceți mai ușor pentru toți cei implicați. În acest ghid, vă vom ghida prin etapele de rambursare a cheltuielilor în QuickBooks.
Pasul 1: Crearea unui cont de rambursare
Primul pas pentru rambursarea cheltuielilor în QuickBooks este crearea unui cont de rambursare. Acest cont va fi folosit pentru a urmări toate cheltuielile rambursabile și pentru a le păstra separate de alte conturi. Pentru a crea un cont de rambursare, mergeți la "Lists" (Liste) și selectați "Chart of Accounts" (Planul de conturi). Faceți clic pe "New Account" (Cont nou) și selectați "Expense" (Cheltuieli) ca tip de cont. Numiți contul "Rambursare" și salvați-l.
Pasul 2: Introduceți cheltuiala
După ce ați creat un cont de rambursare, puteți începe să introduceți cheltuielile. Pentru a face acest lucru, mergeți la "Expenses" (Cheltuieli) și selectați "New Expense" (Cheltuieli noi). Introduceți data, suma și descrierea cheltuielii. Asigurați-vă că selectați contul corect pentru cheltuiala respectivă (de exemplu, furnituri de birou, deplasare etc.). La "Client/Proiect", selectați angajatul care a efectuat cheltuiala.
Etapa 3: Crearea unui cec de rambursare
După ce ați introdus cheltuiala, puteți crea un cec de rambursare. Pentru a face acest lucru, mergeți la "Banking" și selectați "Write Checks" (Scrieți cecuri). Introduceți data, beneficiarul plății (angajatul care a efectuat cheltuiala) și suma de rambursare. La "Expenses" (Cheltuieli), selectați cheltuiala pe care ați introdus-o mai devreme. Asigurați-vă că selectați contul de rambursare pe care l-ați creat în Pasul 1 ca fiind contul din care va fi tras cecul.
Pasul 4: Înregistrarea rambursării
După ce ați creat cecul de rambursare, trebuie să înregistrați rambursarea în QuickBooks. Pentru a face acest lucru, mergeți la "Banking" și selectați "Make Deposits". Selectați cecul de rambursare pe care tocmai l-ați creat și introduceți suma de depunere. Asigurați-vă că selectați contul de rambursare pe care l-ați creat în Pasul 1 ca fiind contul în care va fi creditat depozitul.
Urmând acești pași, puteți să vă rambursați cu ușurință cheltuielile angajaților dumneavoastră și să țineți evidența tuturor cheltuielilor rambursabile în QuickBooks. Acest lucru vă va ajuta să rămâneți organizat și să vă asigurați că toată lumea este plătită în timp util. QuickBooks oferă, de asemenea, rapoarte care vă pot ajuta să vă analizați cheltuielile și să identificați zonele în care puteți reduce costurile. Este un instrument valoros pentru orice proprietar de afacere care dorește să își eficientizeze finanțele.
Atunci când înregistrați o cheltuială care va fi rambursată, trebuie să aveți în vedere doi pași:
Pasul 1: Înregistrați cheltuiala inițială
Cheltuiala inițială trebuie înregistrată în contul corespunzător, cum ar fi furnituri de birou sau cheltuieli de călătorie. Acest lucru va crește contul de cheltuieli și va diminua contul de numerar (sau de card de credit).
De exemplu, dacă un angajat cumpără furnituri de birou în valoare de 100 de dolari și se așteaptă să fie rambursat, înregistrarea în jurnal ar fi:
Debit: Cheltuieli pentru consumabile de birou 100 $
Credit: Numerar (sau card de credit) 100 $
Pasul 2: Înregistrarea rambursării
Odată ce cheltuiala a fost rambursată, aceasta trebuie înregistrată ca un credit în contul corespunzător și un debit în contul de numerar (sau de card de credit).
De exemplu, dacă angajatului i se rambursează 100 de dolari pentru cheltuiala cu furnituri de birou, înregistrarea în jurnal ar fi următoarea:
Debit: Numerar (sau card de credit) 100 $
Credit: Cheltuieli cu furnituri de birou 100 $
Acest lucru va anula efectiv înregistrarea inițială a cheltuielilor, lăsând conturile în echilibru și reflectând rambursarea.
Pentru a clasifica rambursarea cheltuielilor în QuickBooks, urmați acești pași:
1. Creați un cont de cheltuieli pentru rambursare - Accesați meniul "Listă" > "Plan de conturi" > faceți clic pe "Cont nou" > selectați "Cheltuieli" ca tip de cont > denumiți contul "Rambursare cheltuieli".
2. Înregistrați rambursarea - Accesați meniul "Customers" (Clienți) > "Receive Payments" (Primire plăți) > selectați angajatul sau furnizorul care este rambursat > introduceți suma rambursată în câmpul "Amount Received" (Suma primită) > selectați contul "Expense Reimbursement" (Rambursare cheltuieli) în câmpul "Deposit To" (Depunere la) > salvați tranzacția.
3. Clasificați cheltuiala originală în categorii - Accesați meniul "Expenses" (Cheltuieli) > selectați tranzacția de cheltuieli originală > faceți clic pe "Edit" (Editare) > selectați contul "Expense Reimbursement" (Rambursare cheltuieli) în câmpul "Category" (Categorie) > salvați tranzacția.
Urmând acești pași, veți putea să clasificați cu exactitate rambursarea cheltuielilor în QuickBooks.
Pentru a factura o cheltuială rambursabilă în QuickBooks, urmați pașii de mai jos:
1. Înregistrați cheltuiala: În primul rând, înregistrați cheltuiala în QuickBooks, accesând fila "Cheltuieli" și selectând "Tranzacție nouă". Introduceți detaliile cheltuielii, inclusiv suma, data și categoria.
2. Marcați cheltuiala ca fiind facturabilă: După ce ați înregistrat cheltuiala, marcați-o ca fiind facturabilă bifând căsuța "Billable" și selectând clientul sau proiectul pe care doriți să îl facturați.
3. Creați factura: În continuare, creați o factură pentru client, accesând fila "Customers" și selectând "Create Invoices". Selectați clientul sau proiectul pe care doriți să îl facturați și introduceți detaliile cheltuielii, inclusiv suma și descrierea.
4. Revizuirea și trimiterea facturii: Înainte de a trimite factura, revizuiți-o pentru a vă asigura că toate detaliile sunt corecte. După ce sunteți mulțumit, trimiteți factura către client.
5. Primiți plata: Atunci când clientul plătește factura, înregistrați plata în QuickBooks, accesând fila "Clienți" și selectând "Primire plată". Introduceți suma de plată și marcați factura ca fiind plătită.
Urmând acești pași, puteți să facturați cu ușurință o cheltuială rambursabilă în QuickBooks și să vă păstrați registrele contabile organizate și actualizate.