Trimiterea de invitații la întâlniri prin Outlook este o modalitate convenabilă de a programa întâlniri, teleconferințe sau evenimente. Dar ce se întâmplă dacă trimiteți din greșeală o solicitare de întâlnire către o persoană greșită sau dacă trebuie să anulați întâlnirea cu totul? În acest articol, vă vom arăta cum să rechemați o invitație la o întâlnire în Outlook.
În primul rând, deschideți calendarul Outlook și găsiți invitația la întâlnire pe care doriți să o revocați. Faceți dublu clic pe invitație pentru a o deschide într-o fereastră nouă. Faceți clic pe butonul "Acțiuni" de pe bara de instrumente din partea de sus a ferestrei, apoi selectați "Rechemare acest mesaj" din meniul derulant.
În continuare, vi se va solicita să alegeți dacă doriți să ștergeți solicitarea de întâlnire sau să o înlocuiți cu una nouă. Dacă selectați "Ștergeți copiile necitite ale acestui mesaj", Outlook va încerca să elimine invitația din căsuța de primire a destinatarului înainte ca acesta să o citească. Dacă destinatarul a deschis deja invitația, o va vedea în continuare în calendarul său, dar aceasta va fi marcată ca fiind anulată.
Dacă alegeți să "Ștergeți copiile necitite și înlocuiți cu un mesaj nou", Outlook va șterge invitația originală și va trimite una nouă cu informații actualizate. Această opțiune este utilă dacă trebuie să modificați ora, locația sau subiectul întâlnirii și doriți să vă asigurați că toți participanții primesc detaliile actualizate.
Rețineți că abilitatea de a reaminti o solicitare de întâlnire în Outlook nu este infailibilă. Dacă destinatarul a acceptat deja invitația sau a marcat-o ca fiind provizorie, este posibil ca acesta să vadă în continuare întâlnirea în calendarul său, chiar dacă o ștergeți. În plus, dacă destinatarul nu se află pe același server de e-mail ca și dumneavoastră, este posibil ca solicitarea de rechemare să nu funcționeze deloc.
În concluzie, rechemarea unei invitații la o întâlnire în Outlook poate fi un instrument util în cazul în care faceți o greșeală sau trebuie să anulați un eveniment. Cu toate acestea, este important să rețineți că este posibil să nu funcționeze întotdeauna conform așteptărilor, așa că cel mai bine este să vă verificați de două ori invitațiile înainte de a le trimite pentru a vă asigura de acuratețe.
Reamintirea unei invitații la o întâlnire în Outlook fără a trimite o actualizare nu este posibilă odată ce invitația a fost trimisă. Cel mai bun mod de acțiune ar fi să trimiteți un e-mail sau un mesaj de follow-up participanților, cerându-vă scuze pentru orice inconvenient și explicând motivul anulării întâlnirii. Pe viitor, este important să verificați de două ori toate detaliile reuniunii înainte de a trimite invitații pentru a evita necesitatea unei anulări de ultim moment.
Reamintirea unei întâlniri din calendar depinde de tipul de serviciu de e-mail pe care îl utilizați. Iată care sunt pașii generali pentru rechemarea unei întâlniri:
1. Deschideți calendarul și localizați ședința pe care doriți să o rechemați.
2. Faceți dublu clic pe întâlnire pentru a o deschide.
3. Căutați opțiunea "Cancel" (Anulare) sau "Cancel Meeting" (Anulare întâlnire) și faceți clic pe ea.
4. Alegeți opțiunea "Send cancellation and delete meeting" (Trimiteți anularea și ștergeți ședința) sau "Delete meeting" (Ștergeți ședința), în funcție de serviciul de e-mail pe care îl utilizați.
5. Adăugați un mesaj pentru a explica motivul pentru care anulați întâlnirea.
6. Faceți clic pe "Send" (Trimitere) pentru a trimite mesajul de anulare către toți participanții.
Este important să rețineți că nu toate serviciile de e-mail vă permit să reamintiți o întâlnire. În plus, dacă vreun participant a acceptat deja ședința, este posibil ca acesta să primească în continuare notificări despre ședință chiar și după ce ați anulat-o. Prin urmare, cel mai bine este să informați participanții cu privire la anulare prin trimiterea unui e-mail separat pentru a vă asigura că toată lumea este conștientă de schimbare.
Retragerea unei invitații prin e-mail se poate face în câțiva pași simpli. Iată cum:
1. Deschideți clientul de e-mail și mergeți la dosarul Trimiși.
2. Localizați invitația prin e-mail pe care doriți să o retrageți și deschideți-o.
3. Căutați opțiunea de a "Anula trimiterea" sau "Retragerea" mesajului. Această opțiune poate varia în funcție de clientul dvs. de e-mail, dar, de obicei, se află în meniul "Actions" (Acțiuni) sau "More" (Mai multe).
4. Selectați opțiunea "Unsend" sau "Recall" (Anulare) și urmați instrucțiunile pentru a confirma acțiunea.
5. Dacă invitația prin e-mail nu a fost deschisă sau citită de către destinatar, aceasta va fi ștearsă, iar acesta nu o va mai primi. Cu toate acestea, dacă acesta a deschis sau a citit deja e-mailul, este posibil să aibă în continuare acces la informațiile conținute în acesta.
Este important de reținut că nu toți clienții de e-mail oferă opțiunea de retragere a unei invitații prin e-mail și, chiar dacă o fac, este posibil să nu se reușească întotdeauna. Prin urmare, este întotdeauna o idee bună să vă verificați de două ori invitațiile prin e-mail înainte de a le trimite pentru a vă asigura că sunt corecte și complete.
Opțiunea de rechemare din Microsoft Outlook este disponibilă numai pentru utilizatorii care au conturi Microsoft Exchange Server. Dacă utilizați un alt furnizor de e-mail sau o versiune de sine stătătoare a Outlook, este posibil să nu aveți acces la această funcție. În plus, opțiunea de rechemare este disponibilă numai pentru e-mailurile care au fost trimise către alți destinatari din cadrul aceleiași organizații sau domeniu. Dacă ați trimis un e-mail unei persoane din afara organizației dumneavoastră, este posibil ca opțiunea de rechemare să nu fie disponibilă.
De asemenea, este important să rețineți că, chiar dacă opțiunea de rechemare este disponibilă, este posibil ca aceasta să nu funcționeze întotdeauna așa cum este prevăzut. Este posibil ca destinatarul să fi citit sau mutat deja e-mailul sau să își fi setat clientul de e-mail pentru a ignora cererile de rechemare.
Dacă nu aveți opțiunea de rechemare în Outlook și aveți nevoie de această caracteristică, este posibil să trebuiască să luați în considerare actualizarea la o versiune de Outlook care include această funcționalitate sau trecerea la un cont Microsoft Exchange Server.