Urmărirea mai multor documente poate fi o sarcină descurajantă, mai ales atunci când numele de fișier sunt arbitrare și nu oferă niciun context. Adăugarea manuală a numelui de fișier în antetul sau subsolul unui document poate consuma mult timp și este ușor să uitați să faceți acest lucru cu totul. Din fericire, Microsoft Word oferă o soluție simplă: inserarea automată a numelui de fișier.
Pentru a adăuga numele fișierului în document, mergeți la fila Inserare și selectați Piese rapide. De acolo, alegeți Field (Câmp). În caseta de dialog Field, selectați FileName din lista de nume de câmp. De asemenea, puteți alege să includeți calea completă sau doar numele de fișier fără extensie. Faceți clic pe OK pentru a insera câmpul în document.
În mod implicit, numele fișierului va fi inserat în formatul "Document1" sau "Document2", în funcție de numărul de documente pe care le-ați salvat. Pentru a personaliza formatul numelui de fișier, selectați câmpul și apăsați Alt+F9 pentru a comuta între codul câmpului și rezultatul câmpului. Apoi puteți edita codul de câmp pentru a include opțiuni de formatare, cum ar fi adăugarea unui prefix sau a unui sufix la numele de fișier.
Un avantaj al utilizării inserției automate a numelui de fișier este că elimină necesitatea de a actualiza manual numele de fișier din antet sau din subsol de fiecare dată când salvați documentul sub un nume nou. Câmpul se va actualiza automat pentru a reflecta numele de fișier curent de fiecare dată când documentul este salvat.
Un alt avantaj este acela că facilitează urmărirea diferitelor versiuni ale unui document. Dacă salvați un document sub un nume nou de fiecare dată când faceți modificări semnificative, numele de fișier inserat în antet sau în subsol vă va ajuta să identificați rapid la ce versiune lucrați.
În plus față de adăugarea numelui de fișier în antet sau în subsol, îl puteți insera și ca filigran. Acest lucru este deosebit de util dacă trebuie să faceți distincția între diferite tipuri de documente, cum ar fi proiectele și versiunile finale. Pentru a adăuga numele fișierului ca filigran, mergeți la fila Design și selectați Watermark (Filigran). Alegeți Custom Watermark (Filigran personalizat), apoi selectați opțiunea Text watermark (Filigran text). În câmpul Text, introduceți codul câmpului FileName. Puteți ajusta fontul, dimensiunea și culoarea filigranului pentru a se potrivi nevoilor dumneavoastră.
În concluzie, inserarea automată a numelui de fișier este o caracteristică simplă, dar puternică din Microsoft Word, care vă poate ajuta să rămâneți organizat și să economisiți timp. Prin includerea numelui fișierului în antetul sau subsolul documentelor dvs. puteți identifica rapid diferitele versiuni și puteți ține evidența muncii dvs. Încercați-o și vedeți cum vă poate eficientiza fluxul de lucru.
Pentru a insera un FileName în subsolul unui document Word, puteți urma pașii de mai jos:
1. Deschideți documentul Word în care doriți să inserați FileName în subsol.
2. Faceți dublu clic pe zona de subsol de pagină pentru a o activa.
3. Faceți clic pe fila Insert din meniul panglicii.
4. Faceți clic pe butonul Quick Parts din grupul Text.
5. Selectați Field (Câmp) din meniul derulant.
6. În caseta de dialog Field, selectați FileName din lista din stânga a numelor de câmp.
7. Bifați caseta pentru "Add path to filename" (Adăugați calea de acces la numele fișierului) dacă doriți să fie inclusă calea de acces completă.
8. Faceți clic pe OK pentru a închide caseta de dialog Field.
9. FileName va fi acum inserat în subsol.
Rețineți că, dacă schimbați numele fișierului sau îl mutați într-o altă locație, FileName din subsol nu se va actualiza automat. Îl puteți actualiza manual făcând clic dreapta pe FileName și selectând Update Field din meniul contextual.
Dacă doriți să inserați numele de fișier în Word fără extensie, puteți urma acești pași:
1. Faceți clic pe fila Insert din meniul panglicii.
2. În grupul Text, faceți clic pe Quick Parts.
3. Selectați Field (Câmp) din meniul derulant.
4. În caseta de dialog Field, selectați FileName din lista Field Names.
5. Bifați caseta pentru Add path to filename (Adăugați calea la numele fișierului) dacă doriți să includeți calea fișierului împreună cu numele fișierului.
6. Faceți clic pe OK pentru a insera codul de câmp pentru numele fișierului în documentul dumneavoastră.
7. Pentru a elimina extensia fișierului din numele fișierului, faceți clic cu butonul drept al mouse-ului pe codul de câmp și selectați Toggle Field Codes.
8. În codul de câmp, adăugați *Mergeformat după codul FileName.
9. Faceți din nou clic dreapta pe codul de câmp și selectați Toggle Field Codes pentru a reveni la vizualizarea normală.
Urmând acești pași, puteți insera cu ușurință numele fișierului în documentul Word fără extensia de fișier. Acest lucru poate fi util dacă doriți să faceți referire la numele fișierului în documentul dvs. fără a afișa extensia.
Dacă înființați o nouă afacere și aveți nevoie să actualizați automat o cale de fișier în Word, puteți face acest lucru utilizând funcția Quick Parts din Word. Urmați acești pași:
1. Deschideți documentul Word care are calea de fișier pe care doriți să o actualizați.
2. Evidențiați textul căii de fișier pe care doriți să o actualizați.
3. Faceți clic pe fila Insert din meniul panglicii Word.
4. Faceți clic pe Quick Parts în grupul Text și selectați Field din meniul derulant.
5. În caseta de dialog Field, selectați FileName din lista Field names.
6. Bifați caseta pentru Add path to filename și faceți clic pe OK.
7. Textul file path ar trebui acum să fie actualizat pentru a reflecta calea actuală a documentului.
Prin utilizarea funcției Quick Parts din Word, puteți actualiza cu ușurință căile de acces la fișiere din document fără a fi nevoit să le actualizați manual de fiecare dată când calea se modifică. Astfel, puteți economisi timp și vă puteți asigura că documentul dvs. conține întotdeauna informațiile corecte privind calea de acces la fișiere.