E-mailurile sunt o parte esențială a vieții noastre profesionale și personale. Cu toate acestea, pe măsură ce numărul de e-mailuri pe care le primim crește, devine o provocare să le gestionăm eficient. O modalitate de a vă gestiona e-mailurile este prin exportarea lor în foi de calcul Excel. Această tehnică este utilă pentru a vă organiza e-mailurile, pentru a analiza datele și pentru a vă arhiva comunicarea. În acest articol, vă vom ghida prin procesul de export al e-mailurilor Outlook în foi de calcul Excel.
Pasul 1: Lansați Microsoft Outlook și selectați dosarul pe care doriți să îl exportați. Puteți alege orice dosar, cum ar fi Inbox, Sent Items sau orice alt dosar personalizat. După ce ați selectat dosarul, faceți clic pe fila "File" din colțul din stânga sus al ecranului.
Pasul 3: În Expertul pentru import și export, selectați "Export to a file" și faceți clic pe "Next".
Pasul 5: Selectați folderul din care doriți să exportați și alegeți locația în care doriți să salvați fișierul Excel. De asemenea, puteți seta opțiuni suplimentare, cum ar fi includerea subfolderelor și alegerea unui interval de date. După ce ați făcut selecțiile, faceți clic pe "Next" (Următorul).
Pasul 6: Alegeți câmpurile pe care doriți să le exportați în Excel. Puteți selecta din diverse câmpuri, cum ar fi numele expeditorului, subiectul, data primirii și altele. De asemenea, puteți alege să includeți atașamentele mesajelor. După ce ați făcut selecțiile, faceți clic pe "Finish".
Pasul 7: Dacă doriți să deschideți imediat fișierul Excel, selectați opțiunea "Open the file after exporting" (Deschideți fișierul după export). În caz contrar, faceți clic pe "Finish" pentru a finaliza procesul.
Exportul e-mailurilor Outlook în foi de calcul Excel vă permite să vă analizați modelele de comunicare, să identificați tendințele și să monitorizați activitatea din căsuța de primire. De asemenea, puteți utiliza această tehnică pentru a vă arhiva e-mailurile și a le păstra în siguranță pentru referințe viitoare. Cu acești pași simpli, puteți să vă organizați fără efort e-mailurile și să preluați controlul asupra căsuței dvs. de primire.
Exportarea e-mailurilor din Outlook în Excel cu data și ora se poate face folosind următorii pași:
1. Deschideți Outlook și mergeți la dosarul care conține e-mailurile pe care doriți să le exportați.
2. Faceți clic pe "File" în colțul din stânga sus al ecranului și selectați "Options" (Opțiuni) din meniul derulant.
3. În fereastra Outlook Options (Opțiuni Outlook), faceți clic pe "Advanced" (Avansat) și apoi derulați în jos până la secțiunea "Export" (Export).
4. Faceți clic pe "Export" și apoi selectați "Export to a file" din opțiunile disponibile.
5. Selectați "Microsoft Excel" din lista de tipuri de fișiere și faceți clic pe "Next" (Următorul).
6. Alegeți dosarul în care doriți să exportați e-mailurile și dați un nume fișierului. Faceți clic pe "Next" (Următorul).
7. Selectați e-mailurile pe care doriți să le exportați și faceți clic pe "Next".
8. În fereastra "Map Custom Fields" (Mapare câmpuri personalizate), faceți clic pe "Clear Map" (Ștergeți harta) pentru a elimina orice corespondență implicită.
9. Trageți câmpul "Received" (Primit) din coloana din stânga în coloana din dreapta și plasați-l sub câmpul "Subject" (Subiect).
10. Faceți clic pe "Finish" (Terminare) și apoi selectați "Export" (Export).
11. Deschideți fișierul Excel pe care l-ați exportat și ar trebui să vedeți e-mailurile cu data și ora corespunzătoare în coloane separate.
Notă: Dacă doriți să exportați anumite e-mailuri dintr-un interval de date, puteți utiliza butonul "Advanced Options" (Opțiuni avansate) din Pasul 7 pentru a filtra e-mailurile în funcție de dată.
Exportul întregii căsuțe poștale Outlook se poate face în câțiva pași simpli. Iată cum:
1. Deschideți Outlook și faceți clic pe "Fișier" în colțul din stânga sus al ferestrei.
2. Faceți clic pe "Open & Export" și apoi pe "Import/Export".
3. În Expertul de import și export, selectați "Export to a file" și faceți clic pe "Next".
4. Selectați "Outlook Data File (.pst)" și faceți clic pe "Next".
5. Selectați căsuța poștală pe care doriți să o exportați (de obicei, căsuța poștală principală) și asigurați-vă că "Includeți subfolderele" este bifată. 6. Alegeți unde doriți să salvați fișierul exportat și dați-i un nume.
6. Puteți alege să setați o parolă pentru fișierul exportat, bifând căsuța de lângă "Add Optional Password" (Adăugați o parolă opțională) și introducând o parolă. Acest pas este opțional.
7. Faceți clic pe "Finish" (Terminare) pentru a începe procesul de export. În funcție de dimensiunea cutiei poștale, acest proces poate dura ceva timp.
8. După ce exportul este finalizat, veți avea un fișier .pst care conține toate datele dumneavoastră Outlook. Puteți salva acest fișier ca o copie de rezervă sau îl puteți importa într-o altă versiune de Outlook, dacă este necesar.
Este important de reținut că, dacă exportați cutia poștală pentru a o muta pe un nou computer, va trebui să copiați fișierul .pst pe noul computer și apoi să îl importați în Outlook pe acel computer.
Exportul de e-mailuri din Outlook în CSV este un proces simplu. Iată care sunt pașii de urmat:
1. Deschideți Microsoft Outlook și selectați dosarul de e-mailuri care conține e-mailurile pe care doriți să le exportați.
2. Faceți clic pe fila "File" din colțul din stânga sus al ecranului.
3. Selectați "Open & Export" și apoi faceți clic pe "Import/Export".
4. În fereastra "Import and Export Wizard", selectați "Export to a file" și faceți clic pe "Next".
5. Selectați "Comma Separated Values" (Valori separate prin virgulă) din lista de tipuri de fișiere și faceți clic pe "Next" (Următorul).
6. Alegeți dosarul de e-mail pe care doriți să îl exportați și faceți clic pe "Next" (Următorul)."
7. Selectați locația în care doriți să salvați fișierul exportat și denumiți fișierul.
8. În fereastra "Export to a File", selectați câmpurile pe care doriți să le includeți în fișierul CSV. Puteți selecta toate câmpurile sau numai anumite câmpuri.
9. Faceți clic pe "Finish" (Terminare) pentru a începe procesul de export.
10. Dacă vi se solicită, alegeți opțiunea de a permite crearea de duplicate.
11. Așteptați ca procesul de export să se finalizeze, apoi localizați fișierul CSV în locația în care l-ați salvat.
Urmând acești pași, veți putea exporta e-mailurile Outlook într-un fișier CSV, care poate fi deschis în Microsoft Excel sau în orice alt program care acceptă fișiere CSV.