Modalități de a vă organiza documentele Word organizate

Dacă petreceți mai mult timp căutând fișiere Microsoft Word decât lucrați la documentele dvs., profitați de caracteristicile organizaționale pe care Word și computerul le au de oferit.

Instrucțiunile din acest articol se aplică Microsoft Word pentru Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 și Word 2010.

Salvați toate fișierele Word cu miniaturi

Salvarea fișierelor Word cu o imagine de previzualizare sau miniatură facilitează identificarea documentului de care aveți nevoie fără a-l deschide.

Pentru a salva toate documentele Word cu o previzualizare sau o imagine miniatură:

1. În Microsoft Word, deschideți un document gol sau existent, apoi accesați Fișier tab.

   

2. Selectați Info.

   

3. selectaţi Proprietăţi săgeată derulantă și alegeți Proprietăți avansate.

   

4. În Proprietăţi caseta de dialog, accesați Rezumat tab.

   

5. selectaţi Salvați miniaturile pentru toate documentele Word Caseta de bifat.

   

6. Selectați OK.

   

Actualizați proprietățile documentului Word

Dacă lucrați cu mai multe documente Word care au nume și locații similare, utilizați caracteristica proprietăților documentului Word.

1. Deschideți documentul la care doriți să adăugați proprietăți descriptive, apoi accesați Fișier tab.

   

2. Selectați Info.

   

3. selectaţi Proprietăţi săgeată derulantă și alegeți Proprietăți avansate.

   

4. În Proprietăţi caseta de dialog, accesați Rezumat tab.

   

5. Introduceți comentarii, cuvinte cheie, categorii, un titlu și informații despre subiect pentru a vă ajuta să vă distingeți fișierele.

   

6. Selectați OK pentru a aplica modificările și a închide caseta de dialog. Când vine timpul să faceți o căutare, Word poate găsi exact ceea ce aveți nevoie.

Creați dosare pe computer și utilizați-le

Configurați un dosar pentru documentele dvs. Word și denumiți-l ceva care nu veți uita, cum ar fi MyWordDocs. Completați-l cu foldere numite într-un mod care are sens pentru dvs. și utilizați aceste foldere pentru a salva și a sorta fișierele Word. Dacă produceți săptămânal note de întâlnire, de exemplu, creați un folder pentru acele note și includeți foldere suplimentare în interiorul acestuia pentru luni sau ani.

Dacă aveți ani de documente Word pe computer și nu aveți timp să le deschideți și să decideți dacă le păstrați sau nu, creați un dosar pentru fiecare an și mutați documentele în acele dosare. Acesta este un mod bun de a stoca fișiere mai vechi până când aveți timp să organizați fișierele într-un mod care funcționează pentru dvs.

Utilizați un sistem de denumire de fișiere consecvent

Stabiliți un sistem de denumire pentru a găsi rapid fișierele dorite. Există multe modalități de a denumi fișierele. Alegeți un sistem de denumire și utilizați-l în mod constant.

Iată câteva sugestii:

• Includeți tipul de document în numele fișierului, de exemplu, contract, leasing sau buletin informativ. În acest fel, puteți privi numele fișierului pentru a găsi un fișier.
• Începeți numele fișierului cu numele clientului (sau numele destinatarului dacă documentele sunt litere).
• Includeți data în numele fișierului.

Nu vă grăbiţi

Dacă hard diskul computerului dvs. are un spațiu de stocare redus, nu abordați sarcinile organizaționale dintr-o dată. Divizați lucrarea în bucăți ușor de gestionat și petreceți 15 minute pe zi lucrând la ea.

Pe măsură ce organizați fișierele Word pe computer, introduceți fiecare fișier într-unul din folderele pe care le-ați creat, creați un folder nou sau ștergeți fișierele de care nu mai aveți nevoie. Dacă nu sunteți sigur ce să faceți cu un fișier, puneți-l într-un folder intitulat HoldUntilDate și alegeți o dată în viitor în care, dacă nu ați deschis dosarul până atunci, vă veți simți confortabil ștergându-l.

Indiferent de tipurile de foldere pe care le creați, puneți aceste dosare în folderul principal Word, astfel încât să știți unde să căutați.