În calitate de proprietar de afacere, este esențial să țineți evidența conturilor de încasat pentru a vă asigura că sunteți plătit la timp și că fluxul de numerar este constant. QuickBooks, un software de contabilitate popular, oferă o funcție care vă permite să vă urmăriți cu ușurință conturile de încasat. În acest articol, vă vom ghida cu privire la modul în care puteți adăuga urmărirea conturilor de încasat în QuickBooks pentru a vă maximiza veniturile afacerii.
Pasul 1: Configurați-vă conturile de clienți
Primul pas în adăugarea urmăririi conturilor de creanțe în QuickBooks este să vă configurați conturile de clienți. Pentru a face acest lucru, mergeți la meniul "Clienți" și selectați "Centru clienți". De acolo, faceți clic pe butonul "New Customer & Job" (Client nou și loc de muncă) și introduceți informațiile despre clientul dumneavoastră, inclusiv numele, adresa și detaliile de contact ale acestuia. De asemenea, puteți adăuga condiții de plată și limite de credit specifice pentru fiecare client.
Pasul 2: Creați facturi
După ce v-ați configurat conturile de clienți, puteți începe să creați facturi pentru produsele sau serviciile pe care le furnizați. Pentru a crea o factură, mergeți la meniul "Customers" (Clienți) și selectați "Create Invoices" (Creare facturi). Completați detaliile necesare, inclusiv numele clientului, data facturii și produsele sau serviciile pe care le facturați. De asemenea, puteți adăuga orice reduceri sau taxe care se aplică facturii.
Pasul 3: Înregistrați plățile
Atunci când un client își plătește factura, puteți înregistra plata în QuickBooks. Pentru a face acest lucru, mergeți la meniul "Clienți" și selectați "Primire plăți". Alegeți clientul care a efectuat plata și introduceți suma pe care a plătit-o. De asemenea, puteți aplica plata la o anumită factură sau la mai multe facturi.
Pasul 4: Urmăriți conturile dvs. de încasat
După ce ați configurat toate conturile de clienți, ați creat facturile și ați înregistrat plățile, acum puteți urmări conturile de încasat în QuickBooks. Pentru a face acest lucru, mergeți la meniul "Customers" (Clienți) și selectați "Create Invoices" (Creați facturi). De acolo, selectați "Reports" și alegeți "A/R Aging Summary" sau "A/R Aging Detail" pentru a vedea un rezumat al tuturor facturilor dvs. restante și cât timp au fost întârziate.
Urmând acești pași, puteți adăuga cu ușurință urmărirea creanțelor în QuickBooks și vă puteți asigura că veniturile afacerii dvs. sunt maximizate. Cu o facturare la timp, o înregistrare exactă a plăților și o monitorizare constantă a conturilor dvs. de creanțe, vă puteți menține fluxul de numerar stabil și afacerea dvs. să funcționeze fără probleme.
Configurarea Conturilor de încasat în QuickBooks este un proces simplu care implică crearea unui profil de client, generarea de facturi și urmărirea plăților. Iată un ghid pas cu pas despre cum să configurați conturile de încasat în QuickBooks:
1. Creați un profil de client: Primul pas este să creați un profil de client făcând clic pe "Clienți" din meniul principal și selectând "Centrul de clienți". Faceți clic pe "New Customer & Job" și introduceți numele, adresa și informațiile de contact ale clientului.
2. Stabiliți condițiile de plată: După ce ați creat profilul clientului, trebuie să setați condițiile de plată. Faceți clic pe "Edit" în profilul clientului și selectați "Payment Settings". Aici, puteți seta termenii de plată, cum ar fi net 30 sau net 60, și puteți selecta data la care plata este scadentă.
3. Generarea facturilor: Pentru a genera o factură, mergeți la meniul principal și selectați "Customers" (Clienți) și apoi "Create Invoices" (Creare facturi). În modelul de factură, selectați numele clientului și introduceți produsele sau serviciile furnizate. De asemenea, puteți personaliza factura cu un logo, condiții de plată și alte detalii.
4. Urmăriți plățile: Pe măsură ce se primesc plăți, trebuie să le urmăriți în QuickBooks. Mergeți la meniul principal și selectați "Customers" (Clienți) și apoi "Receive Payments" (Primește plăți). Selectați numele clientului și introduceți suma de plată și metoda de plată. QuickBooks va actualiza automat soldul clientului.
5. Rulați rapoarte: În cele din urmă, puteți rula rapoarte pentru a urmări conturile de încasat. Mergeți la meniul principal și selectați "Reports" (Rapoarte) și apoi "Customers & Receivables" (Clienți și creanțe). Aici, puteți vizualiza facturile deschise, istoricul plăților și soldurile clienților.
Urmând acești pași, puteți configura conturile de creanțe în QuickBooks și puteți urmări cu ușurință plățile și soldurile clienților.
Urmărirea conturilor de creanțe este un aspect crucial al contabilității și al evidenței contabile pentru orice afacere. Conturile de încasat se referă la plățile restante pe care o afacere le datorează clienților sau clienților săi pentru bunurile sau serviciile care au fost furnizate, dar pentru care plata nu a fost încă primită.
Următoarele sunt câteva dintre modalitățile de a ține evidența conturilor de încasat:
1. Facturarea: Primul pas în urmărirea creanțelor este crearea și trimiterea de facturi către clienți pentru bunurile sau serviciile furnizate. Facturile ar trebui să includă detalii precum data tranzacției, suma datorată și data scadentă pentru plată.
2. Software de contabilitate: Utilizarea unui software de contabilitate poate ajuta la urmărirea mai eficientă a creanțelor. Software-ul poate fi utilizat pentru a crea și trimite facturi, pentru a urmări plățile primite și pentru a genera rapoarte privind soldurile restante.
3. Rapoarte de vechime: Rapoartele de vechime pot fi generate cu ajutorul software-ului de contabilitate, care oferă o defalcare a soldurilor restante în funcție de vechime. Acest raport este util pentru a identifica ce facturi sunt scadente și trebuie să fie urmărite.
4. Urmărirea regulată: Urmărirea regulată a clienților care au solduri scadente este importantă pentru a se asigura că plățile sunt primite cu promptitudine. Acest lucru se poate face prin telefon, e-mail sau poștă.
5. Previzionarea fluxului de numerar: Previziunea fluxului de numerar este un instrument esențial pentru gestionarea conturilor de încasat. Aceasta implică estimarea intrărilor și ieșirilor preconizate de numerar pe o perioadă și poate ajuta la identificarea potențialelor probleme legate de fluxul de numerar înainte ca acestea să apară.
În concluzie, urmărirea conturilor de creanțe este crucială pentru ca orice întreprindere să își gestioneze eficient fluxul de numerar. Utilizarea unui software de contabilitate, generarea de rapoarte de vechime, urmărirea regulată și prognozarea fluxului de numerar sunt câteva dintre modalitățile de urmărire a creanțelor.