Completarea de formulare este o sarcină obișnuită în lumea digitală de astăzi, iar două dintre cele mai populare programe pentru crearea de formulare sunt Microsoft Word și Excel. Deși ambele programe au caracteristicile lor unice, există unele diferențe în modul de completare a formularelor folosind fiecare program. În acest articol, vom explora modul de completare a formularelor pe Word și Excel și vom compara cele două programe.
Microsoft Word vă permite să creați formulare cu căsuțe de text, căsuțe de bifat, liste derulante și alte controale de formular. Pentru a completa un formular pe Word, pur și simplu faceți clic pe caseta de text sau pe control și introduceți răspunsul. Dacă formularul are o listă derulantă, faceți clic pe săgeată pentru a selecta o opțiune.
Word dispune, de asemenea, de o funcție numită "Fill-in Fields" care vă permite să creați formulare cu câmpuri goale care pot fi completate ulterior. Pentru a completa un formular Fill-in Field, faceți clic pe câmp și introduceți răspunsul. Word va trece automat la câmpul următor după ce ați introdus răspunsul.
Excel este un program puternic de foaie de calcul care poate fi folosit și pentru a crea formulare. Spre deosebire de Word, formularele Excel sunt create folosind celule și formule. Pentru a completa un formular în Excel, pur și simplu faceți clic pe celulă și introduceți răspunsul dumneavoastră. Dacă formularul are o listă derulantă, utilizați caracteristica Validare date pentru a crea o listă de opțiuni.
Formularele Excel pot fi, de asemenea, protejate cu o parolă pentru a împiedica alte persoane să facă modificări. Pentru a debloca formularul, faceți clic pe fila "Revizuire" și introduceți parola.
Atât Word, cât și Excel au avantajele și dezavantajele lor atunci când vine vorba de crearea și completarea formularelor. Word este mai bun pentru crearea de formulare cu casete de text și alte controale de formular, în timp ce Excel excelează la crearea de formulare cu formule și calcule. Word este, de asemenea, mai ușor de utilizat pentru utilizatorii non-tehnici, în timp ce Excel este mai bun pentru utilizatorii avansați care trebuie să creeze formulare complexe.
În ceea ce privește completarea formularelor, Word este mai ușor de utilizat și mai intuitiv, în timp ce Excel necesită o anumită cunoaștere a formulelor și a referințelor de celule. Cu toate acestea, Excel este mai flexibil în ceea ce privește formatarea și personalizarea.
Fie că folosiți Word sau Excel pentru a crea și completa formulare, cheia este să alegeți programul care se potrivește cel mai bine nevoilor dumneavoastră. Word este mai bun pentru formulare simple, cu căsuțe de text și controale de formular, în timp ce Excel este mai bun pentru formulare complexe, cu formule și calcule. Ambele programe au punctele lor forte și punctele slabe, așa că depinde de dumneavoastră să decideți pe care dintre ele să îl utilizați pentru următoarea sarcină de completare a formularelor.
Pentru a completa un formular care poate fi completat în Word, urmați acești pași:
1. Deschideți formularul care poate fi completat în Word. Formularul va avea câmpuri în care puteți introduce informații.
2. Faceți clic pe primul câmp în care doriți să introduceți informații. Câmpul va fi evidențiat.
3. Introduceți informațiile pe care doriți să le introduceți. În cazul în care câmpul are un format specific (cum ar fi o dată sau un număr de telefon), asigurați-vă că introduceți informațiile în formatul corect.
4. Treceți la câmpul următor apăsând tasta Tab sau făcând clic cu mouse-ul pe câmpul următor.
5. Continuați să completați formularul în acest mod până când introduceți toate informațiile necesare.
6. Dacă formularul are căsuțe de bifat, faceți clic pe căsuță pentru a o selecta.
7. Dacă formularul are meniuri derulante, faceți clic pe meniu pentru a vedea opțiunile și selectați opțiunea corespunzătoare.
8. După ce ați completat toate câmpurile obligatorii, salvați formularul făcând clic pe butonul Save sau selectând File > Save din meniu.
9. Dacă aveți nevoie să imprimați formularul, selectați File > Print și alegeți imprimanta și setările de imprimare.
10. Dacă trebuie să trimiteți formularul altcuiva, salvați-l și apoi atașați-l la un e-mail sau încărcați-l pe un site web, după caz.
Notă: Dacă întâmpinați probleme în completarea formularului, asigurați-vă că aveți instalată cea mai recentă versiune de Word și că formularul este compatibil cu versiunea dumneavoastră de Word. De asemenea, este posibil să fie necesar să vă ajustați setările pentru a permite completarea formularului sau să vă actualizați software-ul.
Pentru a insera un câmp de completare în Word, urmați pașii de mai jos:
1. Deschideți Microsoft Word și navigați la locația în care doriți să inserați câmpul de completare.
2. Faceți clic pe fila "Developer" din meniul panglicii din partea de sus a ecranului. Dacă nu vedeți fila "Developer", accesați "File" > "Options" > "Customize Ribbon" și bifați caseta de lângă "Developer" din coloana din dreapta.
3. În secțiunea "Controls" (Controale) din fila "Developer" (Dezvoltator), faceți clic pe butonul "Legacy Tools" (Instrumente vechi) și selectați "Text Form Field" (Câmp formular text) din meniul derulant.
4. În documentul dvs. va apărea un câmp de formular text. Faceți clic pe el pentru a-l selecta.
5. În secțiunea "Properties" (Proprietăți) din fila "Developer" (Dezvoltator), puteți personaliza proprietățile câmpului de completare, cum ar fi numele său și textul implicit.
6. Repetați pașii 3-5 pentru fiecare câmp de completare suplimentar pe care doriți să-l inserați în document.
După ce ați inserat câmpurile de completare, puteți proteja documentul pentru a împiedica utilizatorii să editeze orice altceva în afară de câmpurile de completare. Pentru a face acest lucru, mergeți la fila "Developer" (Dezvoltator) și faceți clic pe butonul "Protect Document" (Protejați documentul) din secțiunea "Protect" (Protejați). Selectați "Filling in forms" (Completarea formularelor) din meniul derulant și setați toate opțiunile suplimentare pe care le doriți. Faceți clic pe "OK" pentru a proteja documentul.
Pentru a converti o foaie de calcul Excel într-un formular care poate fi completat, va trebui să utilizați un instrument sau un software care vă permite să creați câmpuri de formular și să activați funcționalitatea de formular care poate fi completat. Un instrument popular în acest scop este Adobe Acrobat DC. Iată care sunt pașii pentru a converti o foaie de calcul Excel într-un formular care poate fi completat folosind Adobe Acrobat DC:
1. Deschideți Adobe Acrobat DC și accesați fila "Tools" (Instrumente).
2. Faceți clic pe "Create PDF" și selectați foaia de calcul Excel pe care doriți să o convertiți.
3. Acrobat DC va converti foaia de calcul Excel într-un document PDF.
4. După ce PDF-ul este creat, mergeți la fila "Tools" (Instrumente) și selectați "Prepare Form" (Pregătiți formularul).
5. Acrobat DC va detecta automat câmpurile de formular din PDF și vă va permite să le editați.
6. Puteți adăuga, șterge sau edita câmpurile de formular după cum este necesar pentru ca formularul să poată fi completat.
7. După ce ați terminat de editat câmpurile formularului, salvați documentul și acesta va fi un formular care poate fi completat de oricine are un cititor PDF.
În mod alternativ, sunt disponibile câteva instrumente online gratuite care vă permit să convertiți foile de calcul Excel în formulare PDF care pot fi completate. Câteva exemple includ JotForm și PDFescape. Cu toate acestea, este posibil ca aceste instrumente să aibă limitări și să nu ofere la fel de multe caracteristici ca Adobe Acrobat DC.