În calitate de organizație caritabilă sau non-profit, este esențial să țineți evidența tuturor donațiilor primite. Acest lucru nu numai că vă ajută să rămâneți organizat, dar oferă și o imagine clară a impactului pe care îl are organizația dvs. de caritate. QuickBooks este un instrument excelent care vă poate ajuta să țineți evidența tuturor donațiilor și să vă gestionați eficient finanțele. În acest articol, vă vom ghida prin pașii de înregistrare a unei donații în QuickBooks.
Primul pas este să creați un model de chitanță de donație pe care îl puteți folosi pentru toate donațiile primite. Acest șablon trebuie să includă toate informațiile necesare, cum ar fi numele donatorului, adresa, informațiile de contact și suma donată. De asemenea, puteți personaliza șablonul pentru a include logo-ul și brandingul organizației dvs. caritabile.
După ce ați primit o donație, o puteți înregistra în QuickBooks selectând fila "Clienți" și făcând clic pe "Primire plată". De acolo, puteți selecta numele donatorului și introduceți suma donată. Asigurați-vă că selectați contul corespunzător pentru donație, cum ar fi "Donații primite" sau "Contribuții caritabile".
După înregistrarea donației, este esențial să emiteți o chitanță pentru donator. Pentru a face acest lucru, puteți utiliza modelul de chitanță de donație pe care l-ați creat în primul pas. Chitanța trebuie să includă data donației, numele și datele de contact ale donatorului, suma donată și numărul de identificare fiscală al organizației dvs. de caritate.
Este esențial să îți reconciliezi conturile în mod regulat pentru a te asigura că toate donațiile sunt înregistrate cu exactitate. Acest lucru implică compararea extraselor bancare cu înregistrările QuickBooks pentru a identifica orice discrepanțe. Procedând astfel, puteți identifica orice erori sau donații lipsă și le puteți corecta cu promptitudine.
În concluzie, înregistrarea donațiilor în QuickBooks este o sarcină esențială pentru orice organizație caritabilă sau non-profit. Urmând acești pași, puteți să vă urmăriți cu precizie donațiile, să eliberați chitanțe donatorilor și să vă reconciliați conturile. Acest lucru vă va ajuta nu numai să rămâneți organizat, ci și să maximizați impactul eforturilor dumneavoastră caritabile.
Înregistrarea unei donații în QuickBooks implică câțiva pași. Iată un ghid detaliat:
Pasul 1: Creați un cont nou
În primul rând, trebuie să creați un cont nou pentru a urmări donațiile. Mergeți la Listă > Plan de conturi > Cont nou. Alegeți tipul de cont ca fiind "Venituri" și numiți-l "Donații primite". Salvați și închideți contul.
Pasul 2: Înregistrați donația
Pentru a înregistra donația, mergeți la Clienți > Primire plăți. Selectați clientul care a făcut donația și introduceți suma în câmpul "Payment Amount" (Suma de plată). În câmpul "Payment Method" (Metoda de plată), alegeți "Check" (Cec) sau "Cash" (Numerar) în funcție de modalitatea de plată. În câmpul "Deposit To" (Depozit la), selectați contul "Donations Received" (Donații primite) pe care l-ați creat la pasul 1. Salvați și închideți tranzacția.
Pasul 3: Emiteți o chitanță de donație
Dacă donatorul a solicitat o chitanță pentru donația sa, puteți emite o chitanță direct din QuickBooks. Mergeți la Clienți > Creare facturi. Creați o factură pentru donator cu valoarea donației și marcați-o ca fiind plătită. Puteți personaliza modelul de factură pentru a include un mesaj de mulțumire și detaliile donatorului. Salvați și trimiteți factura donatorului sub forma unei chitanțe.
Pasul 4: Reconciliați contul
La sfârșitul fiecărei luni sau perioade contabile, trebuie să reconciliați contul "Donații primite" pentru a vă asigura că toate donațiile au fost înregistrate corect. Accesați Banking > Reconciliere. Selectați contul "Donații primite" și introduceți soldul final din extrasul dvs. bancar. Bifați toate tranzacțiile care se potrivesc cu extrasul de cont bancar și efectuați toate ajustările necesare. După ce contul este reconciliat, puteți închide fereastra de reconciliere.
Urmând acești patru pași, puteți înregistra cu succes o donație primită în QuickBooks.
Pentru a lista donațiile în QuickBooks, puteți urma acești pași:
1. Creați un cont nou: În primul rând, creați un cont nou pentru donații în Planul de conturi. Puteți face acest lucru mergând la Listă > Plan de conturi > Nou. Selectați tipul de cont ca fiind Venituri și dați-i un nume precum "Donații primite".
2. Înregistrați donația: Pentru a înregistra o donație, mergeți la Customers > Receive Payments. Selectați donatorul/clientul și introduceți suma donată. În câmpul "Payment method" (Metoda de plată), selectați "Check" (Cec) sau "Cash" (Numerar), în funcție de modul în care a fost făcută donația. În câmpul "Depunere în", selectați contul pe care l-ați creat pentru donații.
3. Emiteți o chitanță de donație: Este important să emiteți o chitanță de donație pentru donator în scopuri fiscale. Puteți crea un șablon pentru chitanțele de donație în QuickBooks, accesând Lists > Templates > New. Selectați "Chitanță" ca tip și personalizați-l cu logo-ul și informațiile organizației dumneavoastră.
4. Rulați rapoarte: Puteți rula rapoarte pentru a urmări donațiile primite și pentru a emite chitanțe. Mergeți la Reports > Donor/Grantor Reports > Donor Contribution Summary. Personalizați raportul pentru a include intervalul de date și contul (donații primite).
Nu uitați să păstrați o evidență exactă a donațiilor primite și să emiteți prompt chitanțe pentru a asigura conformitatea cu reglementările fiscale.
Pentru a înregistra o donație în natură în QuickBooks, urmați acești pași:
1. Creați un cont nou în planul dumneavoastră de conturi pentru donații în natură. Pentru a face acest lucru, mergeți la Lists > Chart of Accounts (Liste > Plan de conturi) și faceți clic pe butonul New Account (Cont nou). Alegeți tipul de cont Alte active circulante și denumiți-l "Donații în natură".
2. Creați un nou articol în lista de articole pentru donația în natură. Pentru a face acest lucru, mergeți la Lists > Item List (Liste > Listă de articole) și faceți clic pe butonul New Item (Articol nou). Alegeți tipul de articol fără inventar și denumiți-l "In-Kind Donation" (Donație în natură). Introduceți o descriere a articolului și setați rata la $0.
3. Creați o factură nouă pentru donator. Pentru a face acest lucru, mergeți la Customers > Create Invoices (Clienți > Creare facturi) și selectați numele donatorului. Adăugați articolul "Donație în natură" la factură și introduceți cantitatea și descrierea articolului sau serviciului donat.
4. Salvați și închideți factura. Acest lucru va înregistra donația în natură ca un credit în contul dvs. de donații în natură și un debit în contul dvs. de creanțe.
5. Atunci când donatorul plătește factura, primiți plata ca de obicei. Astfel, plata va fi înregistrată ca un credit în contul dvs. de creanțe și un debit în contul dvs. bancar.
6. În cele din urmă, creați o intrare în jurnal pentru a înregistra transferul donației în natură din contul dvs. de creanțe în contul de donații în natură. Pentru a face acest lucru, accesați Company > Make General Journal Entries (Companie > Faceți înregistrări în jurnal general) și creați o nouă înregistrare în jurnal. Utilizați numele donatorului ca și client și selectați contul de donații în natură ca și cont de compensare. Introduceți suma donației ca debit în contul de donații în natură și credit în contul de creanțe.
Urmând acești pași, puteți înregistra în mod corespunzător o donație în natură în QuickBooks și vă puteți asigura că registrele dvs. sunt corecte și actualizate.