Outlook este un instrument puternic care vă poate ajuta să vă ocupați de sarcinile zilnice și de termenele limită. Una dintre caracteristicile sale cheie este capacitatea de a trimite memento-uri și sarcini către dumneavoastră sau către alte persoane. În acest articol, vă vom arăta cum să profitați la maximum de această funcție și să vă îmbunătățiți productivitatea.
Pentru a trimite un memento în Outlook, începeți prin a deschide un nou e-mail. În corpul e-mailului, tastați textul memento-ului dumneavoastră. Apoi, faceți clic pe butonul "Follow Up" din panglica din partea de sus a ecranului. Din meniul derulant, selectați "Add Reminder" (Adăugare memento). Va apărea o fereastră pop-up care vă va permite să setați data și ora atenționării, precum și orice alte opțiuni pe care doriți să le personalizați. Asigurați-vă că selectați opțiunea "Flag for Recipients" (Semnalizare pentru destinatari) dacă doriți ca destinatarul să primească și el un memento. Faceți clic pe "OK" pentru a vă salva memento-ul.
O altă modalitate de a trimite un memento este de a utiliza funcția "Flag" din Outlook. Pur și simplu faceți clic dreapta pe e-mailul sau sarcina pe care doriți să o marcați și selectați "Follow Up" din meniu. Puteți alege dintr-o varietate de opțiuni, cum ar fi "Astăzi", "Mâine" sau "Săptămâna viitoare". De asemenea, puteți seta o dată și o oră personalizate. Elementul marcat va apărea în lista dvs. de sarcini și veți primi un memento la ora specificată.
Outlook vă permite, de asemenea, să vă trimiteți sarcini dumneavoastră sau altora. Această caracteristică este deosebit de utilă pentru a delega sarcini membrilor echipei sau pentru a ține evidența propriei liste de sarcini. Pentru a trimite o sarcină, începeți prin a deschide un nou e-mail. În corpul e-mailului, introduceți textul sarcinii dumneavoastră. Apoi, faceți clic pe butonul "Follow Up" din panglica din partea de sus a ecranului. Din meniul derulant, selectați "Assign Task" (Atribuire sarcină). Va apărea o fereastră pop-up care vă va permite să specificați detaliile sarcinii, cum ar fi data scadenței, prioritatea și starea. De asemenea, puteți adăuga atașamente sau note la sarcină. După ce ați completat toate informațiile, faceți clic pe "Send" (Trimitere) pentru a atribui sarcina.
Pentru a vizualiza sarcinile care v-au fost atribuite, accesați Lista de sarcini și căutați elementele cu o pictogramă cu o persoană lângă ele. Puteți face clic pe sarcină pentru a vizualiza detaliile acesteia, pentru a o marca ca fiind finalizată sau pentru a o delega altcuiva. Dacă ați atribuit o sarcină altcuiva, puteți urmări progresul acesteia mergând la dosarul "Sent Items" (Articole trimise) și căutând cererea de sarcină.
Trimiterea de memento-uri și sarcini în Outlook vă poate ajuta să rămâneți organizat și productiv. Utilizând aceste caracteristici în mod eficient, vă puteți asigura că nu ratați niciodată un termen limită sau că nu uitați o sarcină importantă. Fie că lucrați pe cont propriu sau ca parte a unei echipe, instrumentele puternice ale Outlook vă pot ajuta să vă mențineți la zi cu volumul de muncă și să vă atingeți obiectivele.
Trimiterea de sarcini în Outlook este o modalitate utilă de a delega responsabilități membrilor echipei sau colegilor dumneavoastră. Iată cum puteți face acest lucru:
1. Deschideți Outlook și navigați la secțiunea "Sarcini".
2. Faceți clic pe "New Task" (Sarcină nouă) sau utilizați comanda rapidă de la tastatură "Ctrl + Shift + K".
3. În fereastra sarcinii care se deschide, introduceți subiectul și descrierea sarcinii.
4. Faceți clic pe butonul "Assign Task" (Atribuire sarcină) din fila "Task" (Sarcină).
5. În fereastra "Assign Task" (Atribuire sarcină), introduceți numele sau adresa de e-mail a persoanei căreia doriți să îi atribuiți sarcina.
6. De asemenea, puteți seta data scadenței, nivelul de prioritate și alte detalii pentru sarcină.
7. Faceți clic pe "Send" (Trimitere) pentru a trimite sarcina către destinatar.
Odată ce sarcina este atribuită, destinatarul va primi o notificare prin e-mail cu detaliile sarcinii. Acesta poate apoi să accepte sau să refuze sarcina și să adauge propriile comentarii sau actualizări pe măsură ce lucrează la ea. De asemenea, puteți urmări starea sarcinilor atribuite în secțiunea "Tasks" (Sarcini) din Outlook.
Outlook oferă mai multe modalități de a seta memento-uri fără a crea întâlniri. Iată câteva modalități de a face acest lucru:
1. Marcarea e-mailurilor: Puteți marca un mesaj de e-mail în Outlook pentru a vă reaminti să dați curs acestuia mai târziu. Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta pe mesajul de e-mail pe care doriți să îl marcați, selectați "Follow Up" (Urmărire) și apoi alegeți o opțiune de marcare, cum ar fi "Today" (Astăzi), "Tomorrow" (Mâine) sau "Next Week" (Săptămâna viitoare). Acest lucru va seta un memento pentru data și ora specifice pe care le alegeți.
2. Tasks (Sarcini): Puteți crea o sarcină în Outlook pentru a vă reaminti ceva ce trebuie să faceți. Pentru a crea o sarcină, mergeți la secțiunea "Tasks" (Sarcini) din Outlook, faceți clic pe "New Task" (Sarcină nouă), apoi setați o dată și o oră limită pentru sarcină. De asemenea, puteți seta un memento pentru sarcină făcând clic pe butonul "Reminder" și selectând o dată și o oră.
3. Sticky Notes: Puteți utiliza funcția Sticky Notes încorporată în Outlook pentru a vă crea memento-uri. Pentru a crea o Sticky Note, mergeți la secțiunea "Notes" din Outlook, faceți clic pe "New Note" (Notă nouă) și apoi introduceți memento-ul. De asemenea, puteți seta un memento pentru notă făcând clic pe butonul "Set Reminder" și selectând o dată și o oră.
4. Evenimente din calendar: Puteți crea un eveniment de calendar în Outlook pentru a vă reaminti ceva. Pentru a crea un eveniment, mergeți la secțiunea "Calendar" din Outlook, faceți clic pe "New Appointment" și apoi introduceți detaliile evenimentului. Puteți seta un memento pentru eveniment făcând clic pe butonul "Reminder" și selectând o dată și o oră.
Pe scurt, Outlook oferă mai multe modalități de a seta memento-uri fără a crea întâlniri. Puteți să marcați e-mailurile, să creați sarcini, să utilizați Sticky Notes sau să creați evenimente din calendar pentru a vă reaminti sarcini sau evenimente importante. Alegeți metoda care funcționează cel mai bine pentru dumneavoastră și rămâneți la curent cu sarcinile și responsabilitățile dumneavoastră.