În calitate de utilizator Outlook, este posibil să vă fi întâlnit o situație în care trebuie să trimiteți același mesaj de e-mail către mai mulți destinatari. Tastarea manuală a adresei de e-mail a fiecărui destinatar poate consuma mult timp și poate fi predispusă la erori. Din fericire, Outlook oferă o funcție care vă permite să duplicați rapid un mesaj de e-mail și să îl trimiteți la mai mulți destinatari. În acest articol, vă vom arăta cum să obțineți mai multe copii ale aceluiași e-mail în Outlook.
Primul pas este să deschideți mesajul de e-mail pe care doriți să îl duplicați. După ce l-ați deschis, faceți clic pe fila "Fișier" din colțul din stânga sus al ecranului. De acolo, selectați "Save As" din meniul derulant. Astfel, se va deschide caseta de dialog "Save As".
În caseta de dialog "Save As", puteți alege unde să salvați mesajul de e-mail duplicat. De asemenea, puteți redenumi mesajul în ceva mai descriptiv, cum ar fi "Copy of [Original Subject]". În continuare, faceți clic pe meniul derulant "Save as type" (Salvare ca tip) și selectați "Outlook Template (*.oft)". Acest lucru va salva mesajul ca un șablon care poate fi ușor de duplicat în viitor.
Pentru a trimite mesajul de e-mail duplicat către mai mulți destinatari, începeți prin a crea un nou mesaj de e-mail. Faceți clic pe fila "Home" și selectați "New Email". Astfel, se va deschide un mesaj de e-mail gol.
În continuare, faceți clic pe fila "Options" (Opțiuni) și selectați "From" (De la). Acest lucru va afișa câmpul "De la", care vă permite să alegeți adresa de e-mail de la care va fi trimis mesajul. Dacă aveți mai multe conturi de e-mail configurate în Outlook, puteți alege din care cont să trimiteți mesajul.
În câmpul "Către", introduceți adresele de e-mail ale destinatarilor cărora doriți să le trimiteți mesajul. Dacă aveți o listă mare de destinatari, puteți copia și lipi adresele de e-mail dintr-o foaie de calcul sau dintr-un alt document.
În cele din urmă, faceți clic pe fila "Insert" și selectați "Outlook Item". Astfel, se va deschide caseta de dialog "Insert Item". De acolo, selectați "User Templates in File System" și alegeți șablonul pe care l-ați creat mai devreme. Acest lucru va insera o copie a mesajului de e-mail original în noul e-mail.
Acum puteți trimite mesajul de e-mail către toți destinatarii făcând clic pe butonul "Send" (Trimitere). Fiecare destinatar va primi o copie a aceluiași mesaj de e-mail.
Pe scurt, duplicarea mesajelor de e-mail în Outlook vă poate economisi timp și efort atunci când trimiteți mesaje către mai mulți destinatari. Urmând pașii descriși mai sus, puteți crea rapid și ușor mesaje duplicate și le puteți trimite destinatarilor corespunzători.
Pot exista mai multe motive pentru care primiți mai multe copii ale aceluiași e-mail. Una dintre posibilități este că expeditorul e-mailului a apăsat din greșeală de mai multe ori pe butonul "Trimite", ceea ce a făcut ca e-mailul să fie trimis de mai multe ori în căsuța dvs. de primire. O altă posibilitate este ca serverul sau clientul dvs. de e-mail să aibă o problemă tehnică, ceea ce face ca acesta să duplice e-mailurile. De asemenea, este posibil ca e-mailul să fi fost trimis la mai multe adrese de e-mail la care aveți acces, ceea ce face ca dumneavoastră să primiți mai multe copii ale aceluiași e-mail. Pentru a determina motivul exact pentru care primiți mai multe copii ale aceluiași e-mail, este recomandat să contactați furnizorul dvs. de servicii de e-mail sau departamentul IT pentru asistență. Aceștia ar putea să vă ofere informații suplimentare cu privire la problemă și să vă ajute să o rezolvați.
Dacă doriți să duplicați mai multe e-mailuri, aveți la dispoziție câteva opțiuni.
Opțiunea 1: Redirecționarea e-mailurilor
O modalitate de a duplica mai multe e-mailuri este de a le redirecționa către un nou destinatar. Acest lucru se poate face selectând e-mailurile pe care doriți să le duplicați și făcând clic pe butonul "Forward". Apoi puteți introduce adresa de e-mail a destinatarului către care doriți să trimiteți e-mailurile duplicate. Rețineți că această metodă va duplica doar conținutul e-mailurilor, nu și atașamentele sau formatarea acestora.
Opțiunea 2: Șabloane de e-mail
O altă opțiune este de a crea un șablon de e-mail pe care îl puteți utiliza pentru a duplica mai multe e-mailuri. Această metodă este utilă dacă trebuie să trimiteți același e-mail către mai mulți destinatari. Pentru a crea un șablon de e-mail, compuneți e-mailul pe care doriți să îl duplicați și apoi salvați-l ca șablon. Puteți utiliza apoi acest șablon pentru a crea noi e-mailuri care să aibă același conținut.
Opțiunea 3: Automatizarea e-mailurilor
Dacă aveți nevoie frecvent să duplicați e-mailuri, poate doriți să luați în considerare utilizarea unui software de automatizare a e-mailurilor. Acest tip de software poate fi configurat pentru a trimite automat e-mailuri duplicate către o listă de destinatari. Această metodă este deosebit de utilă pentru întreprinderile care trimit buletine informative sau alte tipuri de e-mailuri în masă.
În general, metoda pe care o alegeți pentru a duplica mai multe e-mailuri va depinde de nevoile și preferințele dumneavoastră specifice. Luați în considerare volumul de e-mailuri pe care trebuie să le duplicați, nivelul de personalizare necesar și frecvența cu care trebuie să duplicați e-mailuri atunci când decideți ce metodă să utilizați.
Există mai multe motive pentru care Outlook poate descărca e-mailuri duplicat. O cauză frecventă este atunci când setările contului de e-mail sunt configurate pentru a descărca e-mailuri de pe server de mai multe ori. Acest lucru se poate întâmpla dacă același cont de e-mail este configurat pe mai multe dispozitive folosind setări diferite, cum ar fi POP3 și IMAP.
Un alt motiv ar putea fi cauzat de probleme de sincronizare între serverul de e-mail și Outlook. Acest lucru se poate întâmpla atunci când există o întârziere în răspunsul serverului sau când conexiunea la internet este instabilă. Ca urmare, Outlook poate descărca același e-mail de mai multe ori, crezând că acesta nu a fost încă primit.
În cele din urmă, Outlook poate descărca e-mailuri duplicate dacă există o problemă cu profilul sau cu fișierele de date. Corupția sau deteriorarea fișierelor de date Outlook poate cauza erori de sincronizare, rezultând e-mailuri duplicate.
Pentru a rezolva problema, mai întâi, verificați setările contului de e-mail pentru a vă asigura că doar un singur dispozitiv este configurat să descarce e-mailuri de pe server. Apoi, încercați să reparați fișierele de date Outlook utilizând instrumentul de reparare încorporat. Dacă problema persistă, luați în considerare recrearea profilului Outlook, care va crea un nou set de fișiere de date și va restabili setările contului de e-mail la valorile implicite. De asemenea, se recomandă să păstrați în mod regulat copii de rezervă ale fișierelor de date Outlook pentru a evita orice pierdere de date din cauza corupției sau deteriorării.