Procesul de achiziție al unei organizații de afaceri este o componentă critică a operațiunilor sale. Acesta este procesul prin care o companie achiziționează bunurile și serviciile de care are nevoie pentru a funcționa. Dar nu este vorba doar de a cumpăra lucruri. Este vorba despre maximizarea eficienței, minimizarea costurilor și asigurarea faptului că produsele și serviciile achiziționate răspund nevoilor companiei. În acest articol, vom explora cele opt etape ale procesului de achiziție al unei organizații de afaceri.
Primul pas în procesul de achiziție este identificarea nevoii. Acest lucru poate implica analiza nivelului stocurilor, revizuirea programelor de producție și evaluarea cererii clienților. Prin identificarea nevoii, întreprinderea poate determina ce trebuie să cumpere și în ce cantități.
Odată ce nevoia a fost identificată, următorul pas este efectuarea de cercetări. Aceasta implică identificarea potențialilor furnizori, compararea prețurilor și evaluarea calității produselor sau serviciilor oferite. Scopul acestei etape este de a găsi cel mai bun furnizor posibil care să satisfacă nevoile companiei.
După ce a fost identificat un furnizor, următorul pas este crearea unei comenzi de achiziție. Acesta este un document care prezintă detaliile achiziției, inclusiv produsul sau serviciul care se achiziționează, cantitatea, prețul și data de livrare. Comanda de achiziție este trimisă furnizorului, care apoi îndeplinește comanda.
După ce furnizorul a onorat comanda, produsele sau serviciile sunt livrate către companie. În acest moment, este important să se inspecteze produsele sau serviciile pentru a se asigura că acestea îndeplinesc specificațiile companiei.
După ce produsele sau serviciile au fost primite, următorul pas este verificarea facturii. Aceasta presupune compararea facturii cu comanda de achiziție pentru a se asigura că totul se potrivește. În cazul în care există discrepanțe, acestea trebuie abordate cu furnizorul.
După ce factura a fost verificată, următorul pas este aprobarea acesteia pentru plată. Aceasta implică asigurarea faptului că produsele sau serviciile au fost primite conform așteptărilor și că factura se potrivește cu comanda de achiziție. Dacă totul se verifică, factura este aprobată pentru plată.
După ce factura a fost aprobată, următorul pas este plata acesteia. Acest lucru se face, de obicei, prin intermediul departamentului de conturi de plătit al companiei. Plata se poate face prin cec, transfer electronic sau card de credit.
Ultimul pas în procesul de achiziție este evaluarea furnizorului. Aceasta implică evaluarea performanțelor furnizorului, inclusiv a calității produselor sau serviciilor furnizate, a fiabilității acestora și a receptivității lor la nevoile companiei. Aceste informații pot fi folosite pentru a determina dacă trebuie să continue să facă afaceri cu furnizorul sau să caute un furnizor nou.
În concluzie, procesul de achiziție este o parte esențială a operațiunilor oricărei organizații de afaceri. Urmând acești opt pași, companiile pot maximiza eficiența, minimiza costurile și se pot asigura că obțin produsele și serviciile de care au nevoie pentru a reuși.