Timpul înseamnă bani, iar pentru afacerile care se bazează pe angajații care lucrează cu ora, o evidență precisă a timpului este extrem de importantă. O evidență incorectă a timpului poate duce la erori de salarizare, ceea ce poate duce la angajați nemulțumiți și chiar la probleme legale. Cu toate acestea, a-i face pe angajați să bifeze corect pontajul de intrare și ieșire poate fi o provocare. Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să asigurați o evidență exactă a timpului.
Politicile clare de pontaj sunt o necesitate pentru a vă asigura că angajații înțeleg ce se așteaptă de la ei. Politicile ar trebui să acopere totul, de la momentul în care angajații ar trebui să bifeze și să plece până la modul în care trebuie gestionate pontajele ratate. Asigurați-vă că angajații au acces la politici și că sunt instruiți cu privire la acestea.
Tehnologia poate fi un schimbător de joc atunci când vine vorba de pontaj. Luați în considerare investiția într-un sistem de pontaj și prezență care poate automatiza procesul. Aceste sisteme pot ajuta la eliminarea erorilor și la asigurarea acurateței. De asemenea, ele pot furniza date în timp real care pot fi utilizate în scopul programării și al salarizării.
Este important să monitorizați evidența timpului pentru a vă asigura că politicile sunt respectate și că angajații înregistrează corect pontajele de intrare și ieșire. Examinați în mod regulat fișele de pontaj și abordați orice problemă cu angajații. Acest lucru poate ajuta la prevenirea transformării problemelor mici în probleme mai mari.
Luați în considerare oferirea de stimulente pentru angajații care înregistrează în mod constant pontajul corect. Acest lucru poate fi la fel de simplu ca și oferirea unei recunoașteri sau a unui mic bonus. Stimulentele pot motiva angajații să fie mai sârguincioși în ceea ce privește evidența timpului.
În concluzie, evidența corectă a timpului este esențială pentru întreprinderile care se bazează pe angajații cu plata cu ora. Prin stabilirea unor politici clare, utilizarea tehnologiei, monitorizarea evidenței timpului și stimularea evidenței corecte a timpului, întreprinderile pot contribui la asigurarea faptului că angajații înregistrează corect pontajul de intrare și de ieșire. Acest lucru poate contribui la prevenirea erorilor de salarizare și la menținerea angajaților fericiți și motivați.
Procesul de pontaj de intrare la serviciu poate varia în funcție de politicile și procedurile companiei. Cu toate acestea, în cele mai multe cazuri, angajaților li se cere să utilizeze un sistem de pontaj pentru a-și înregistra cu exactitate orele de muncă. Pentru a ponta, angajații trebuie de obicei să localizeze dispozitivul de pontaj, care se află de obicei în apropierea intrării sau într-o zonă comună a locului de muncă. Ei vor trebui apoi să urmeze următorii pași:
1. Introduceți numărul lor unic de identificare a angajatului sau glisați cardul de identificare a angajatului pe dispozitivul de pontaj.
2. Așteptați ca dispozitivul să verifice identificarea lor și să afișeze data și ora curentă.
3. Apăsați butonul sau tasta de pe dispozitivul de pontaj care este desemnată pentru pontaj. Acesta poate fi etichetat ca "IN", "START" sau "PUNCH IN".
4. Așteptați ca dispozitivul să confirme faptul că introducerea a fost efectuată cu succes. Acest lucru poate fi indicat printr-un semnal sonor, un mesaj pe ecran sau o chitanță tipărită.
Este esențial ca angajații să respecte politicile și procedurile de pontaj ale companiei, inclusiv punctualitatea, păstrarea exactă a înregistrărilor și depunerea la timp a fișelor de pontaj sau a foilor de pontaj. Nerespectarea acestor politici poate duce la măsuri disciplinare sau la pierderea salariului.
În calitate de manager, există mai multe modalități prin care îi puteți ajuta pe angajați să își amintească să își facă pontajul de intrare și de ieșire. Iată câteva sfaturi:
1. Stabiliți așteptări clare: Asigurați-vă că toți angajații înțeleg că pontajul de intrare și de ieșire este obligatoriu și că sunt responsabili de urmărirea cu exactitate a timpului lor.
2. Oferiți instruire: Învățați noii angajați cum să utilizeze sistemul de pontaj și oferiți periodic cursuri de perfecționare tuturor angajaților. Acest lucru va reduce erorile și îi va ajuta pe angajați să se simtă mai încrezători atunci când utilizează sistemul.
3. Utilizați memento-uri: Configurați memento-uri automate pentru ca angajații să cronometreze intrarea și ieșirea la anumite ore. Acest lucru se poate face prin e-mail, mesaj text sau chiar printr-o aplicație.
4. Monitorizați pontajul: Examinați în mod regulat înregistrările de evidență a timpului pentru a depista erori sau discrepanțe și urmăriți angajații care au omis să înregistreze pontajul de intrare sau de ieșire.
5. Stimulați comportamentul bun: Luați în considerare posibilitatea de a oferi recompense sau recunoaștere angajaților care înregistrează în mod constant pontajul de intrare și ieșire la timp. Acest lucru îi poate încuraja să ia în serios evidența timpului și să îmbunătățească acuratețea generală.
Prin punerea în aplicare a acestor strategii, puteți ajuta angajații să își amintească să cronometreze intrarea și ieșirea, să reduceți erorile și să creați un loc de muncă mai eficient și mai productiv.
În calitate de angajator, aveți dreptul de a stabili reguli și reglementări pentru angajații dvs., inclusiv de a stabili așteptări privind prezența și punctualitatea. Dacă un angajat nu respectă aceste reguli, acest lucru poate fi considerat o încălcare a contractului sau a politicii companiei.
În ceea ce privește în mod specific pontajul, ar trebui să aveți o politică clară care să sublinieze consecințele pentru neprezentarea la timp sau neprezentarea la timp. Această politică ar trebui să fie comunicată tuturor angajaților și, în mod ideal, inclusă în manualul angajatului sau în alte documente oficiale.
În cazul în care un angajat nu reușește în mod constant să își facă pontajul, ar trebui mai întâi să abordați problema direct cu acesta și să încercați să înțelegeți orice motive care stau la baza comportamentului său. În cazul în care problema persistă și angajatul continuă să încalce politica de pontaj, concedierea poate fi oportună, dar aceasta ar trebui să se facă în conformitate cu legile și reglementările din jurisdicția dumneavoastră.
Este important să rețineți că concedierea unui angajat pentru că nu a înregistrat prezența la serviciu poate fi considerată dură, mai ales dacă este prima abatere sau dacă există circumstanțe atenuante. În unele cazuri, un avertisment sau o măsură disciplinară alternativă poate fi mai potrivită. În cele din urmă, decizia de a concedia un angajat ar trebui să se bazeze pe o evaluare atentă a situației și pe luarea în considerare a tuturor factorilor relevanți.