Achiziția este procesul de achiziție de bunuri, servicii sau lucrări dintr-o sursă externă. Este o funcție crucială în orice organizație și implică mai multe etape, inclusiv rechiziționarea și achiziționarea. Deși termenii rechiziție și comandă de achiziție sunt adesea folosiți în mod interschimbabil, aceștia se referă la etape diferite ale procesului de achiziție. În acest articol, vom explora diferențele dintre o rechizitoriu și o comandă de achiziție.
O cerere este o solicitare de bunuri sau servicii de către o persoană sau un departament autorizat din cadrul unei organizații. Este primul pas în procesul de achiziție și este inițiat, de obicei, atunci când un departament sau o persoană identifică o nevoie de un produs sau serviciu. Cererea conține detalii, cum ar fi descrierea articolului sau serviciului, cantitatea și costul estimat. Odată ce cererea este aprobată, aceasta devine un document legal care autorizează continuarea procesului de achiziție.
Pe de altă parte, o comandă de achiziție este un document emis de către cumpărător către furnizor, în care se indică detaliile privind bunurile sau serviciile care urmează să fie achiziționate, cantitatea, prețul și alți termeni și condiții. Comanda de achiziție este pregătită pe baza cererii de achiziție aprobate și servește drept acord contractual între cumpărător și furnizor. Este un document juridic care obligă ambele părți să respecte termenii acordului.
Una dintre diferențele cheie dintre o cerere și o comandă de achiziție este nivelul de autorizare necesar. Cererile sunt de obicei inițiate de șefii de departament sau de personalul autorizat și necesită aprobarea autorităților superioare din cadrul organizației. Ordinele de cumpărare, pe de altă parte, sunt emise de departamentul de achiziții sau de personalul autorizat și nu necesită o aprobare suplimentară.
O altă diferență este reprezentată de scopul celor două documente. O cerere este o solicitare de bunuri sau servicii, în timp ce o comandă de achiziție este un angajament de a achiziționa acele bunuri sau servicii. Cererea este utilizată pentru a iniția procesul de achiziție și pentru a furniza informațiile necesare departamentului de achiziții. Pe de altă parte, comanda de achiziție este utilizată pentru a autoriza furnizorul să livreze bunurile sau serviciile și pentru a se asigura că cumpărătorul primește ceea ce a solicitat.
În concluzie, înțelegerea diferențelor dintre o cerere și o comandă de achiziție este esențială pentru un management eficient al achizițiilor. Cererile sunt solicitări de bunuri sau servicii, în timp ce comenzile de cumpărare sunt angajamente de a achiziționa acele bunuri sau servicii. Cererile reprezintă primul pas în procesul de achiziție și necesită aprobare, în timp ce comenzile de cumpărare sunt emise de departamentul de achiziții și nu necesită autorizare suplimentară. Ambele documente joacă un rol vital în procesul de achiziții și trebuie gestionate cu atenție pentru a se asigura că organizația primește bunurile sau serviciile de care are nevoie la momentul potrivit și la prețul potrivit.
Nu, un număr de rechizitoriu nu este același lucru cu un număr de comandă de achiziție.
Un număr de rechizitoriu este un identificator unic atribuit unei cereri de bunuri sau servicii în cadrul unei organizații. Acesta este creat, de obicei, de către persoana sau departamentul care solicită bunurile sau serviciile și este utilizat pentru a urmări cererea prin procesul de aprobare. Numărul de rechizitoriu este utilizat în scopuri interne și nu este comunicat furnizorilor externi.
Pe de altă parte, un număr de comandă de achiziție este un identificator unic atribuit unei comenzi specifice de bunuri sau servicii care a fost aprobată și autorizată de departamentul de achiziții. Acesta este de obicei creat de departamentul de achiziții și trimis furnizorului ca o cerere oficială pentru bunuri sau servicii. Numărul comenzii de achiziție este utilizat pentru a urmări comanda pe tot parcursul procesului de achiziție, de la cererea inițială până la plata finală.
Deși cele două numere servesc unor scopuri similare, ele sunt distincte una de cealaltă și sunt utilizate în etape diferite ale procesului de achiziție. Un număr de rechizitoriu este utilizat pentru a urmări cererea de bunuri sau servicii în cadrul organizației, în timp ce un număr de comandă de achiziție este utilizat pentru a urmări achiziționarea efectivă a bunurilor sau serviciilor de la furnizor.
În contextul unei comenzi de achiziție, rechiziția se referă la actul de a solicita sau de a comanda bunuri sau servicii de la un furnizor. De obicei, o cerere este inițiată de un departament sau de o persoană din cadrul unei companii, care identifică o nevoie pentru un anumit produs sau serviciu care nu este disponibil în prezent. Cererea va include detalii precum cantitatea necesară, data de livrare dorită și orice cerințe sau specificații specifice pentru produsul sau serviciul respectiv.
Odată ce cererea a fost aprobată de către personalul corespunzător din cadrul companiei, se creează de obicei o comandă de achiziție și se trimite furnizorului. Comanda de achiziție va include toate informațiile din rechizitoriu, precum și detalii suplimentare, cum ar fi prețul, condițiile de plată și instrucțiunile de expediere.
În general, procesul de solicitare este un pas important în procesul de achiziție pentru orice întreprindere, deoarece ajută la asigurarea faptului că bunurile și serviciile sunt obținute în timp util și în mod eficient și că toate informațiile și cerințele necesare sunt comunicate în mod clar furnizorului.
Procesul de rechiziție se referă la solicitarea oficială făcută de o organizație sau de o afacere pentru bunuri sau servicii necesare funcționării. Există, de obicei, trei proceduri principale implicate în procesul de rechiziție:
1. Identificarea nevoii: Primul pas în procesul de rechiziție constă în identificarea nevoii pentru un anumit articol sau serviciu. Acest lucru ar putea implica analizarea nivelurilor de inventar, revizuirea datelor de vânzări sau evaluarea nevoilor diferitelor departamente din cadrul organizației.
2. Crearea cererii de aprovizionare: Odată ce a fost identificată o nevoie, trebuie creat un document de rechiziție. Acest document include, de obicei, detalii precum articolul sau serviciul necesar, cantitatea necesară și orice specificații sau instrucțiuni relevante. Documentul de rechiziție este apoi transmis departamentului sau persoanei corespunzătoare pentru aprobare.
3. Aprobare și achiziție: După ce a fost creată, cererea de achiziție trebuie aprobată de către autoritatea competentă înainte de a se putea face achiziția. Aceasta ar putea implica obținerea aprobării din partea unui șef de departament, a unui manager de buget sau a unui ofițer de achiziții. Odată ce aprobarea a fost acordată, achiziția poate fi efectuată și procesul de solicitare este finalizat.
În general, procesul de rechiziție este o parte importantă a înființării unei noi întreprinderi, deoarece ajută la asigurarea obținerii bunurilor și serviciilor necesare în timp util și în mod eficient. Urmând aceste trei proceduri, întreprinderile își pot eficientiza procesul de rechiziție și pot evita întârzierile sau erorile în achiziții.