Călătoriile reprezintă o parte esențială a multor industrii și este esențial ca angajatorii să înțeleagă legile federale relevante în materie de muncă atunci când vine vorba de compensarea angajaților pentru timpul și cheltuielile de călătorie. Legea privind standardele de muncă echitabile (Fair Labor Standards Act - FLSA) este principala lege federală care reglementează aceste aspecte și stabilește reguli specifice pe care trebuie să le respecte angajatorii.
Unul dintre cele mai importante lucruri pe care angajatorii trebuie să le știe este că timpul de călătorie este în general considerat timp de lucru compensabil în conformitate cu FLSA. Acest lucru înseamnă că, dacă un angajat trebuie să călătorească în interes de serviciu, timpul petrecut în timpul călătoriei este de obicei considerat timp de lucru și trebuie compensat în consecință. De exemplu, dacă unui angajat i se cere să zboare într-un alt oraș pentru o întâlnire de afaceri, timpul petrecut pentru a se deplasa la și de la aeroport, pentru a aștepta la aeroport și pentru zborul propriu-zis, toate acestea vor fi considerate timp de lucru compensabil.
Angajatorii sunt, de asemenea, responsabili de rambursarea angajaților pentru orice cheltuieli efectuate în timpul călătoriilor legate de muncă. Acestea includ lucruri cum ar fi transportul (de exemplu, biletele de avion, mașinile închiriate, taxiurile), cazarea, mesele și cheltuielile ocazionale, cum ar fi Wi-Fi sau taxele de parcare. Aceste cheltuieli trebuie să fie rezonabile, necesare și direct legate de sarcinile de serviciu ale angajatului. Angajatorii pot avea politici specifice care să sublinieze ce cheltuieli vor rambursa și care nu vor rambursa, dar acestea trebuie să respecte cerințele FLSA.
Cu toate acestea, există câteva excepții de la aceste reguli. De exemplu, dacă un angajat călătorește de la domiciliu la locul de muncă obișnuit, acest timp nu este, în general, considerat timp de lucru compensabil. În mod similar, dacă un angajat călătorește în afara orelor de lucru obișnuite (de exemplu, în weekend) și nu trebuie să îndeplinească nicio sarcină legată de muncă în acest timp, este posibil ca acest timp să nu fie considerat timp compensabil.
Angajatorii trebuie, de asemenea, să fie conștienți de legile muncii specifice fiecărui stat care pot avea un impact asupra timpului și cheltuielilor de călătorie. Unele state au propriile reguli și reglementări care depășesc liniile directoare federale, așa că este important să analizați aceste legi și să vă asigurați că sunt conforme.
În concluzie, angajatorii trebuie să respecte liniile directoare federale atunci când vine vorba de timpul și cheltuielile de călătorie pentru angajații lor. Aceasta include compensarea angajaților pentru timpul de călătorie care este considerat timp de lucru, rambursarea cheltuielilor rezonabile și necesare și respectarea legilor muncii specifice fiecărui stat. Înțelegând aceste reguli și implementând politici care să le respecte, angajatorii se pot asigura că angajații lor sunt compensați în mod echitabil pentru călătoriile legate de muncă.
Faptul că o companie vă poate obliga sau nu să plătiți cheltuielile de deplasare depinde de mai mulți factori, cum ar fi politicile companiei, legile și reglementările aplicabile și natura angajării dumneavoastră.
În general, dacă locul de muncă vă obligă să călătoriți în scopuri legate de muncă, angajatorul vă poate acoperi cheltuielile de călătorie, cum ar fi biletul de avion, cazarea la hotel, mesele și costurile de transport. Acest lucru poate fi descris în contractul de muncă sau în politica companiei.
Cu toate acestea, dacă călătoriți din motive personale sau pentru activități care nu au legătură cu munca, este posibil să fiți responsabil pentru acoperirea propriilor cheltuieli.
În unele cazuri, un angajator vă poate cere să plătiți anumite cheltuieli de călătorie în avans, dar să vi le ramburseze ulterior. Acest proces de rambursare ar trebui să fie descris în mod clar în politica companiei și ar trebui să se desfășoare în timp util.
Este important să rețineți că unele state și țări au legi și reglementări privind cheltuielile de călătorie pe care angajatorii trebuie să le respecte. De exemplu, în Statele Unite, Legea privind standardele echitabile de muncă (Fair Labor Standards Act - FLSA) prevede că angajatorii trebuie să ramburseze angajaților orice cheltuieli efectuate în timpul îndeplinirii sarcinilor de serviciu.
Pe scurt, dacă o companie vă poate obliga sau nu să plătiți cheltuielile de deplasare depinde de diverși factori, inclusiv de politicile companiei, de legile și reglementările aplicabile și de natura muncii dumneavoastră. Este important să vă revizuiți contractul de muncă și politicile companiei pentru a vă înțelege drepturile și responsabilitățile în ceea ce privește cheltuielile de călătorie.
În general, zilele de călătorie nu contează ca zile lucrătoare decât dacă angajatul îndeplinește în mod activ îndatoriri legate de muncă în acea perioadă. În cazul în care un angajat călătorește în interes de serviciu, dar nu lucrează în mod activ în timpul călătoriei (de exemplu, se deplasează cu mașina la o conferință), acel timp nu se consideră, de obicei, o zi de lucru. Cu toate acestea, în cazul în care un angajat călătorește în interes de serviciu și lucrează în mod activ în timpul călătoriei (de exemplu, participă la întâlniri sau conferințe), atunci timpul respectiv se consideră zi lucrătoare.
Este important ca angajatorii să stabilească politici clare cu privire la timpul de călătorie și la ceea ce se califică drept zi de lucru. Acestea pot varia în funcție de natura postului, de sectorul de activitate și de circumstanțele specifice ale deplasării. De asemenea, angajatorii ar trebui să se asigure că angajații sunt compensați în mod corespunzător pentru orice timp de călătorie legat de muncă, în conformitate cu legile și reglementările aplicabile.
Angajații care lucrează cu ora pot sau nu pot fi plătiți pentru deplasările în interes de serviciu, în funcție de politicile angajatorului lor. Dacă un angajator cere unui angajat cu ora să călătorească în interes de serviciu, atunci ar trebui să îl compenseze pe angajat pentru timpul și cheltuielile suportate în timpul călătoriei, inclusiv transportul, cazarea, mesele și alte cheltuieli aferente. Cu toate acestea, politicile și procedurile specifice de rambursare pot varia în funcție de angajator și de tipul de călătorie în cauză. Unii angajatori pot cere angajaților să prezinte rapoarte de cheltuieli și chitanțe pentru a solicita rambursarea, în timp ce alții pot oferi o indemnizație de călătorie sau o diurnă pentru a acoperi cheltuielile. Este important ca angajații să analizeze politicile și procedurile companiei lor cu privire la compensarea călătoriilor pentru a se asigura că sunt compensați în mod echitabil pentru timpul și cheltuielile lor.