Gestionarea numerarului este o parte esențială a managementului financiar al oricărei organizații. Există două tipuri principale de numerar cu care se confruntă organizațiile: bani mărunți și numerar în mână. Deși acești termeni pot părea interschimbabili, ei au semnificații și utilizări diferite.
Micul numerar este o sumă mică de numerar pe care o organizație o pune deoparte pentru cheltuieli minore, cum ar fi consumabilele de birou sau achiziții mici. De obicei, aceasta este păstrată într-o cutie sau un sertar pentru mărunțișuri și este gestionată de un angajat desemnat care este responsabil de administrarea ei. Banii mărunțiș sunt reaprovizionați periodic în funcție de suma cheltuită și sunt de obicei mici, variind între 50 și 500 de dolari.
Pe de altă parte, numerarul în mână se referă la suma totală de numerar pe care o organizație o are în posesia sa la un moment dat. Aceasta include toți banii lichizi care nu sunt depozitați într-un cont bancar, cum ar fi banii din casa de marcat sau din seif. Numerarul la îndemână este o sumă mai mare de bani decât numerarul mărunt și este utilizat de obicei pentru a plăti cheltuieli mai mari, cum ar fi chiria sau salariile.
Una dintre principalele diferențe dintre banii mărunți și banii de buzunar este nivelul de control și responsabilitate necesar pentru fiecare dintre acestea. Mărunțișul este monitorizat îndeaproape de către un angajat desemnat, care este responsabil pentru a ține evidența tuturor tranzacțiilor și pentru a se asigura că în permanență cutia sau sertarul de mărunțiș este echilibrat. Pe de altă parte, numerarul în mână necesită controale mai riguroase, cum ar fi audituri regulate și măsuri de securitate pentru a preveni furtul sau pierderea.
O altă diferență este scopul pentru care este utilizat fiecare tip de numerar. Banii mărunți sunt utilizați de obicei pentru cheltuieli mici, de rutină, care apar zilnic, cum ar fi cumpărarea de consumabile de birou sau plata biletelor de taxi. Cu toate acestea, numerarul de casă este folosit pentru cheltuieli mai semnificative, cum ar fi plata salariilor sau a chiriei, și este gestionat de obicei de un angajat de nivel superior, cum ar fi un manager financiar sau un trezorier.
În concluzie, înțelegerea diferenței dintre banii mărunți și numerarul la îndemână este crucială pentru o gestionare eficientă a numerarului. În timp ce mărunțișul este utilizat pentru cheltuieli mai mici, de rutină, și este gestionat de un angajat desemnat, numerarul în mână este utilizat pentru cheltuieli mai mari și necesită controale și supraveghere mai riguroase. Prin gestionarea eficientă a ambelor tipuri de numerar, organizațiile se pot asigura că dispun de fondurile necesare pentru a-și îndeplini obligațiile financiare zilnice și pe termen lung.
Numerarul în mână se referă la banii fizici pe care o persoană sau o organizație îi are în posesie, de obicei sub formă de monedă de hârtie sau monede. Aceasta poate include numerarul depozitat într-un seif sau într-o cutie de valori, precum și orice sumă de bani deținută într-o casă de marcat sau într-un fond de bani mărunți.
În contabilitate și finanțe, numerarul în mână este adesea denumit "bani mărunți" sau "cash float". Este important să se țină evidența numerarului la îndemână, deoarece este considerat un activ lichid și poate fi utilizat pentru a face achiziții imediate sau pentru a plăti cheltuieli neprevăzute.
Este demn de remarcat faptul că numerarul în mână nu include banii deținuți în conturi bancare sau alte instrumente financiare, cum ar fi acțiunile sau obligațiunile. Acestea sunt considerate "echivalente de numerar" și nu sunt clasificate ca numerar în casă.
Banii mărunțiș reprezintă o sumă mică de numerar care este păstrată la îndemână de către o întreprindere sau o organizație pentru a acoperi cheltuieli mici, de zi cu zi. Există două tipuri de bani mărunți: sistemul de avans și sistemul simplu.
Sistemul de avans este cel mai comun și mai formal dintre cele două tipuri. În cadrul acestui sistem, o sumă fixă de bani este pusă deoparte pentru mărunțișuri, iar o persoană desemnată, numită de obicei custode al mărunțișurilor, este responsabilă de gestionarea acestora. Custodele trebuie să țină o evidență a tuturor tranzacțiilor și încasărilor și trebuie să se asigure că soldul de bani mărunți este întotdeauna egal cu suma inițială. Atunci când fondul de mărunțișuri se epuizează, custodele solicită o rambursare din contul principal de numerar, iar suma inițială este restabilită.
Sistemul simplu, pe de altă parte, este mai puțin formal și mai puțin structurat. În cadrul acestui sistem, nu există o sumă fixă de bani pusă deoparte pentru fondul de mărunțișuri și oricine din organizație îl poate accesa. Nu există o persoană desemnată responsabilă de gestionarea acestuia și nu se păstrează înregistrări ale tranzacțiilor sau ale încasărilor. Acest sistem este mai puțin sigur și mai puțin fiabil decât sistemul de avans, dar poate fi util pentru organizațiile foarte mici sau pentru cheltuieli ocazionale.
În rezumat, cele două tipuri de casierie mică sunt sistemul de avans și sistemul simplu. Sistemul de avans este mai formal și mai structurat, în timp ce sistemul simplu este mai puțin formal și mai puțin sigur.
Cealaltă denumire pentru mărunțișuri este "numerar pentru avansuri". Mărunțișul este o sumă mică de numerar pe care o păstrează o companie sau o organizație pentru cheltuieli minore, cum ar fi taxele poștale, furnituri de birou sau alte cheltuieli mici care pot apărea în cursul activității. Scopul banilor mărunți este acela de a avea o sursă de fonduri ușor de accesat pentru aceste cheltuieli mici, fără a fi nevoie să se scrie un cec sau să se folosească un card de credit pentru fiecare achiziție mică. Termenul "casierie de avans" se referă la sistemul de urmărire a fondurilor de mărunțișuri prin menținerea unei sume fixe de bani în fondul de mărunțișuri și reaprovizionarea acestuia în funcție de necesități. În cadrul sistemului de avans, fondul de mărunțișuri este reaprovizionat la suma inițială după fiecare utilizare, astfel încât o sumă fixă de numerar este întotdeauna disponibilă pentru cheltuieli mici.