Declarațiile W-2 reprezintă o parte crucială a procesului fiscal atât pentru angajatori, cât și pentru angajați. În calitate de angajator, sunteți obligat prin lege să le furnizați angajaților dumneavoastră o declarație W-2 în fiecare an înainte de 31 ianuarie. Nerespectarea acestui lucru ar putea duce la penalități și amenzi. Dar care este mai exact legea referitoare la declarațiile W-2 și cum vă puteți asigura că sunteți în conformitate?
În primul rând, este important să înțelegeți ce este o declarație W-2. Acest document oferă angajaților informații despre veniturile lor și impozitele reținute pe parcursul anului. Acesta este utilizat la depunerea declarațiilor de impozit pe venit la nivel federal și de stat și este, de asemenea, necesar pentru anumite tranzacții financiare, cum ar fi solicitarea unui credit ipotecar sau a unui împrumut pentru studenți.
Așadar, care sunt cerințele legale pentru trimiterea declarațiilor W-2? Potrivit IRS, angajatorii trebuie să le furnizeze angajaților lor o declarație W-2 până cel târziu la data de 31 ianuarie a anului următor. Acest lucru înseamnă că, pentru anul fiscal 2020, angajatorii trebuie să le furnizeze angajaților lor declarații W-2 până la 31 ianuarie 2021. În plus, angajatorii trebuie, de asemenea, să depună copii ale declarațiilor W-2 la Social Security Administration (SSA) până la 31 ianuarie.
Este important de reținut că nerespectarea obligației de a furniza angajaților declarațiile W-2 poate duce la sancțiuni. Valoarea penalizării depinde de cât timp îi ia angajatorului să furnizeze declarația W-2 și poate varia între 50 și 270 de dolari pentru fiecare declarație. În plus, dacă un angajator ignoră în mod intenționat cerința de a furniza declarații W-2, acesta se poate confrunta cu o penalitate de 550 de dolari pentru fiecare declarație.
Pentru a asigura respectarea legii, angajatorii ar trebui să se asigure că au înregistrări exacte ale veniturilor angajaților lor și ale impozitelor reținute pe parcursul anului. Acest lucru include urmărirea oricăror modificări ale statutului angajaților, cum ar fi noi angajări, concedieri sau modificări ale ratei de plată. De asemenea, angajatorii ar trebui să se asigure că au adresele poștale corecte pentru angajații lor, pentru a evita orice probleme legate de livrarea declarațiilor W-2.
În concluzie, furnizarea declarațiilor W-2 angajaților nu este doar impusă de lege, ci și o parte crucială a procesului fiscal atât pentru angajatori, cât și pentru angajați. Pentru a evita penalitățile și amenzile, angajatorii ar trebui să se asigure că respectă cerințele legale privind furnizarea declarațiilor W-2 și să păstreze înregistrări exacte pe tot parcursul anului. Procedând astfel, angajatorii pot asigura un sezon fiscal fără probleme și fără stres pentru ei înșiși și pentru angajații lor.
Dacă angajatorul dvs. nu vă trimite formularul W-2 până la 31 ianuarie, ar trebui să încercați mai întâi să îl contactați pentru a-l întreba când vă puteți aștepta să îl primiți. Dacă nu primiți un răspuns sau formularul W-2 până la jumătatea lunii februarie, ar trebui să contactați IRS pentru asistență. Puteți suna la IRS la numărul de telefon 1-800-829-1040, iar aceștia vor contacta angajatorul dumneavoastră în numele dumneavoastră. IRS vă va trimite, de asemenea, un formular 4852, pe care îl puteți folosi ca substitut pentru formularul W-2. Este important să rețineți că ar trebui totuși să vă depuneți declarația de impozit până la termenul limită, chiar dacă nu ați primit încă formularul W-2. Vă puteți estima salariul și impozitele folosind ultimul talon de salariu din anul precedent sau formularul 4852 furnizat de IRS.
Potrivit IRS, angajatorii sunt obligați să trimită formularele W-2 angajaților lor până la data de 31 ianuarie a fiecărui an. Acesta este termenul limită până la care angajatorii trebuie să le furnizeze angajaților o copie a formularului W-2, care raportează salariile lor și valoarea impozitelor reținute din salariu în cursul anului precedent.
Este important de reținut că acest termen se aplică atât formularelor W-2 pe hârtie, cât și celor electronice. Dacă un angajator nu reușește să furnizeze un formular W-2 unui angajat până la 31 ianuarie, se poate confrunta cu penalități și amenzi din partea IRS.
În plus, angajatorii trebuie să depună o copie a formularului W-2 al fiecărui angajat la Social Security Administration (SSA) până la 31 ianuarie. Acest lucru se face în format electronic, utilizând sistemul Business Services Online (BSO) al SSA. Nedepunerea acestor formulare la SSA poate duce la sancțiuni și amenzi pentru angajator.
Pe scurt, angajatorii au termen până la 31 ianuarie pentru a le furniza angajaților lor o copie a formularului W-2 și pentru a depune aceste formulare la Administrația de Securitate Socială.
Da, este legal să trimiteți formularele W-2 prin e-mail. IRS permite trimiterea electronică a formularelor W-2 atâta timp cât angajatorul îndeplinește anumite cerințe. Aceste cerințe includ obținerea consimțământului angajatului de a primi formularul în format electronic, furnizarea unei declarații clare și vizibile cu privire la livrarea electronică și asigurarea faptului că formularul este accesibil angajatului. În plus, angajatorii trebuie să respecte liniile directoare prezentate în Legea privind semnătura electronică în comerțul global și național (E-SIGN), care include asigurarea faptului că angajatul poate accesa și păstra formularul electronic și că metoda de livrare este sigură. Este important ca angajatorii să se asigure că respectă toate reglementările atunci când trimit formularele W-2 în format electronic pentru a evita orice probleme legale.
Dacă un angajator nu v-a trimis un formular W-2 și știți că ați lucrat acolo în timpul anului fiscal calendaristic, ar trebui mai întâi să contactați angajatorul pentru a-i cere să vă trimită un formular W-2. În cazul în care angajatorul nu răspunde sau refuză să vă trimită un W-2, trebuie să contactați IRS pentru asistență. IRS are un proces în vigoare pentru rezolvarea problemelor legate de W-2 și ar putea fi în măsură să vă ajute să obțineți informațiile necesare pentru depunerea declarațiilor fiscale. De asemenea, puteți depune Formularul 4852, Substitute for Form W-2, Wage and Tax Statement (Înlocuitor al formularului W-2, declarație de salarii și impozite), împreună cu declarația de impozit, dacă nu primiți W-2 la timp pentru a vă depune impozitele. Acest formular vă permite să vă estimați salariul și impozitele reținute pe baza ultimului talon de salariu sau a altor informații de încredere. Este important de reținut că nedeclararea tuturor veniturilor dvs. în declarația de impozit poate duce la penalități și dobânzi, așa că este important să depuneți toate eforturile pentru a obține informațiile necesare pentru a depune o declarație corectă.