Când vine vorba de redactarea unei scrisori de afaceri, există multe elemente de luat în considerare, inclusiv tonul, formatarea și conținutul. Cu toate acestea, un aspect crucial care este adesea trecut cu vederea este încheierea scrisorii. Modul în care încheiați scrisoarea de afaceri poate face o impresie semnificativă asupra destinatarului, așa că este important să o faceți corect. În acest articol, vom explora ce ar trebui să apară la sfârșit într-o scrisoare de afaceri și de ce este important.
Cel mai frecvent mod de a încheia o scrisoare de afaceri este cu o încheiere complimentară. Această frază are de obicei unul sau două cuvinte și este plasată înainte de semnătura dumneavoastră. Exemple de încheieri complimentare includ "Cu stimă", "Cu stimă", "Cu stimă", "Cu stimă", "Cu stimă" și "Cele mai bune urări". Scopul unei încheieri complimentare este de a transmite destinatarului profesionalism și respect. Este important să alegeți o încheiere potrivită pentru tonul scrisorii dumneavoastră și pentru relația pe care o aveți cu destinatarul. De exemplu, dacă scrieți unui partener de afaceri cu care aveți o relație apropiată, "Cu drag" poate fi mai potrivit decât "Cu stimă".
După încheierea complimentelor, este important să lăsați un spațiu liber pentru semnătura dumneavoastră. Acest lucru vă permite să semnați scrisoarea cu pixul, ceea ce adaugă o notă personală și poate contribui la stabilirea încrederii între dumneavoastră și destinatar. Dacă trimiteți scrisoarea prin e-mail, puteți folosi în schimb o semnătură digitală. În acest caz, puteți alege să vă includeți numele, titlul și informațiile de contact sub semnătură.
În plus față de încheierea și semnătura complimentară, unele scrisori de afaceri pot include și un post-scriptum (P.S.). Acesta este un mesaj suplimentar care se adaugă după încheiere și semnătură. Un post-scriptum poate fi folosit pentru a adăuga un gând final sau pentru a sublinia un punct care a fost făcut mai devreme în scrisoare. Cu toate acestea, este important să folosiți un post-scriptum cu moderație și numai atunci când este necesar. Folosirea prea multor post-scriptumuri poate face ca scrisoarea dumneavoastră să pară dezorganizată și neprofesionistă.
În concluzie, încheierea scrisorii de afaceri cu profesionalism este esențială pentru a face o impresie bună asupra destinatarului. Încheierea complimentară, semnătura și postscriptul (dacă este cazul) sunt toate elemente importante care trebuie incluse în ordinea corectă. Urmând aceste linii directoare, vă puteți asigura că scrisoarea dvs. de afaceri este eficientă, profesională și bine primită.
Ordinea corectă pentru o scrisoare de afaceri include, de obicei, următoarele elemente în ordine succesivă:
1. Adresa expeditorului: Începeți cu antetul companiei dumneavoastră, care trebuie să includă numele, adresa, numărul de telefon și adresa de e-mail ale companiei dumneavoastră.
2. Data: Data la care scrisoarea este scrisă sau trimisă ar trebui să fie inclusă, de preferință în formatul lună-zi-an.
3. Adresa destinatarului: Includeți numele destinatarului, numele companiei, adresa și titlul postului, dacă este posibil.
4. Salutul: Începeți cu un salut formal, cum ar fi "Dragă", urmat de numele destinatarului și de funcția pe care o deține.
5. Corpul scrisorii: Acesta este conținutul principal al scrisorii, care trebuie să fie scris pe un ton clar, concis și profesional.
6. Încheiere: Încheiați scrisoarea cu o încheiere profesională, cum ar fi "Cu stimă" sau "Cu stimă", urmată de semnătura dumneavoastră.
7. Anexe: Dacă includeți documente suplimentare, cum ar fi un CV, referințe sau alte materiale justificative, menționați-le în scrisoare și enumerați-le în partea de jos a paginii.
8. CC: Dacă trimiteți o copie a scrisorii către alte persoane, enumerați-le în partea de jos a scrisorii, după anexe.
Pe scurt, ordinea corectă pentru o scrisoare de afaceri este următoarea: adresa expeditorului, data, adresa destinatarului, salutul, corpul scrisorii, încheierea, anexele și CC.
Într-o scrisoare formală, încheierea este ultima. Încheierea este o declarație politicoasă care semnalează finalul scrisorii și arată aprecierea față de destinatar. Încheierile obișnuite includ "Cu stimă", "Cu stimă", "Cu stimă" sau "Cu respect". După încheiere, trebuie incluse semnătura și numele tipărit al expeditorului. De asemenea, este indicat să includeți orice anexe relevante, cum ar fi documente sau formulare pe care destinatarul ar putea avea nevoie să le consulte. În general, încheierea unei scrisori oficiale este o parte importantă a procesului de comunicare, deoarece dă tonul relației dintre expeditor și destinatar.
Ultimul lucru dintr-o scrisoare este încheierea, care reprezintă un mod politicos de a încheia comunicarea. Există mai multe încheieri comune care pot fi folosite în funcție de nivelul de formalitate și de relația dintre expeditor și destinatar.
Pentru scrisorile de afaceri formale, "Cu stimă" sau "Cu stimă" sunt încheieri adecvate. În cazul în care relația este mai personală, se poate folosi "Toate cele bune" sau "Calde salutări".
De asemenea, este important să includeți un bloc de semnături după încheiere, care să cuprindă numele, titlul și informațiile de contact ale expeditorului. Acest lucru ajută la stabilirea credibilității și a profesionalismului.
În plus, este obișnuit să se includă un post-scriptum (P.S.) după blocul de semnătură, care poate fi folosit pentru a adăuga un ultim gând sau un memento. Cu toate acestea, este important ca post-scriptumul să fie scurt și relevant pentru conținutul scrisorii.
În general, încheierea și blocul de semnătură sunt componente importante ale unei scrisori care trebuie analizate cu atenție pentru a asigura o comunicare eficientă și o impresie pozitivă.