În calitate de proprietar sau manager de întreprindere, una dintre responsabilitățile dvs. cheie este de a vă asigura că organizația dvs. achiziționează bunuri și servicii în mod eficient și eficace. Aici intervine faptul de a avea o politică de achiziții cuprinzătoare. O politică de achiziții este un set de orientări care dictează modul în care compania dumneavoastră achiziționează bunuri și servicii. Aceasta prezintă procedurile, regulile și reglementările care guvernează procesul de achiziții, de la identificarea unei nevoi până la selectarea unui furnizor și efectuarea unei achiziții. Iată câteva motive pentru care stabilirea unei politici de achiziții este esențială pentru afacerea dumneavoastră.
Existența unei politici de achiziții asigură coerența și conformitatea cu legile și reglementările. Aceasta stabilește un set clar de linii directoare pe care toată lumea din organizația dvs. le poate urma și se asigură că toate activitățile de achiziții se desfășoară într-un mod transparent și corect. Dispunând de o politică care descrie criteriile de selecție a furnizorilor, vă puteți asigura că toți furnizorii au șanse egale de a participa la licitații pentru contracte și că se obține cea mai bună valoare pentru organizația dumneavoastră.
O politică de achiziții poate ajuta, de asemenea, organizația dvs. să fie mai eficientă și mai eficace în procesul de achiziții. Aceasta vă poate ajuta să identificați domeniile de îmbunătățire, cum ar fi eficientizarea procesului de achiziții sau găsirea unor modalități de reducere a costurilor. Dispunând de un set clar de orientări, puteți evita întârzierile inutile în procesul de achiziții și vă puteți asigura că activitățile de achiziții se desfășoară în timp util și în mod eficient.
O politică de achiziții poate ajuta organizația dvs. să gestioneze riscurile asociate cu activitățile de achiziții. Aceasta vă poate ajuta să identificați riscurile potențiale, cum ar fi nerespectarea de către un furnizor a obligațiilor contractuale, și să stabiliți măsuri de atenuare a acestor riscuri. Având o politică în vigoare, vă puteți asigura că organizația dvs. este protejată de riscurile juridice și financiare asociate cu activitățile de achiziții.
O politică de achiziții promovează responsabilitatea și transparența în procesul de achiziții. Dispunând de un set clar de orientări, vă puteți asigura că toate activitățile de achiziții se desfășoară într-un mod deschis și transparent. Acest lucru ajută la construirea încrederii cu părțile interesate, inclusiv clienții, angajații și acționarii.
În concluzie, o politică de achiziții cuprinzătoare pentru întreprinderi este un instrument esențial pentru orice organizație care dorește să achiziționeze bunuri și servicii în mod eficient și eficace. Aceasta asigură coerența și conformitatea, sporește eficiența și eficacitatea, gestionează riscurile și promovează responsabilitatea și transparența. Prin stabilirea unei politici de achiziții, vă puteți asigura că organizația dvs. obține cel mai bun raport calitate-preț pentru banii săi și că este protejată de riscurile juridice și financiare asociate cu activitățile de achiziții.
Cele 7 principii ale achizițiilor sunt un set de orientări care ajută organizațiile să își gestioneze în mod eficient și eficace procesele de achiziție. Aceste principii sunt:
1. Raportul calitate-preț: Principiul raportului calitate-preț presupune ca organizațiile să obțină cele mai bune rezultate posibile pentru resursele pe care le investesc în activitățile de achiziții. Acest lucru implică luarea în considerare a costului total de proprietate, inclusiv costul de achiziție, operare, întreținere și eliminare.
2. Corectitudine, transparență și responsabilitate: Procesele de achiziții ar trebui să se desfășoare în mod echitabil, transparent și responsabil pentru a se asigura că toți furnizorii au șanse egale de a concura pentru afaceri.
3. Achiziții etice și durabile: Acest principiu presupune ca organizațiile să ia în considerare impactul social, de mediu și economic al deciziilor lor de achiziție și să încerce să reducă la minimum impactul negativ și să îl maximizeze pe cel pozitiv.
4. Îmbunătățirea continuă: Procesele de achiziție ar trebui să fie revizuite și îmbunătățite în mod regulat pentru a se asigura că acestea rămân eficace și eficiente.
5. Concurență: Concurența este un element esențial al achizițiilor, deoarece promovează inovarea, eficiența și rentabilitatea. Organizațiile ar trebui să încerce să promoveze concurența ori de câte ori este posibil.
6. Gestionarea riscurilor: Achizițiile implică un anumit nivel de risc, iar organizațiile ar trebui să ia măsuri pentru a identifica, evalua și gestiona aceste riscuri pentru a minimiza potențialele efecte negative.
7. Colaborare și comunicare: Achizițiile eficiente necesită colaborare și comunicare între toate părțile interesate, inclusiv profesioniștii din domeniul achizițiilor, furnizorii și utilizatorii finali. Acest lucru ajută la asigurarea faptului că nevoile tuturor sunt înțelese și satisfăcute.
Achizițiile se referă la procesul de achiziție de bunuri și servicii din surse externe. De obicei, implică o serie de pași sau etape care trebuie urmate pentru a se asigura că achiziția se face în mod eficient și eficace. Cele cinci părți ale unei achiziții publice sunt următoarele:
1. Planificarea: Aceasta este prima etapă a achiziției și implică identificarea bunurilor sau serviciilor care trebuie achiziționate. Aceasta implică, de asemenea, determinarea cantității și calității bunurilor sau serviciilor, precum și a bugetului pentru achiziție.
2. Aprovizionarea: Odată ce au fost identificate cerințele de achiziție, următoarea etapă implică procurarea bunurilor sau serviciilor de la potențialii furnizori. Aceasta poate implica emiterea unei cereri de propuneri (RFP), obținerea de oferte de preț de la furnizori sau efectuarea de studii de piață pentru a identifica potențiali furnizori.
3. Negocierea: Odată ce au fost identificați potențialii furnizori, următoarea etapă implică negocierea termenilor și condițiilor de achiziție. Aceasta poate implica negocierea prețului, a calendarului de livrare, a standardelor de calitate și a altor termeni și condiții.
4. Contractarea: Odată ce termenii și condițiile de achiziție au fost convenite, următoarea etapă implică încheierea unui contract cu furnizorul selectat. Acest contract va prezenta termenii și condițiile de achiziție, inclusiv calendarul de livrare, condițiile de plată și alte detalii relevante.
5. Livrarea și gestionarea performanțelor: Etapa finală a achiziției implică gestionarea livrării bunurilor sau serviciilor și asigurarea faptului că furnizorul respectă termenii și condițiile contractului. Aceasta poate implica monitorizarea performanțelor furnizorului, rezolvarea oricăror probleme care apar și asigurarea faptului că bunurile sau serviciile sunt livrate la timp și la standardele de calitate solicitate.