Managementul salarizării este un aspect esențial al oricărei afaceri și implică urmărirea și gestionarea remunerării angajaților, a beneficiilor și a impozitelor. Rapoartele trimestriale de salarizare sunt o parte integrantă a managementului salarizării, deoarece oferă o imagine de ansamblu a sănătății financiare a companiei și a câștigurilor și reținerilor angajaților. Aceste rapoarte sunt de obicei depuse la agențiile guvernamentale și sunt folosite pentru a calcula impozitele datorate.
Există mai multe tipuri de rapoarte trimestriale de salarizare, fiecare furnizând informații diferite și servind unor scopuri diferite. Cele mai comune tipuri includ:
1. Formularul 941: Acest raport este depus la Internal Revenue Service (IRS) și rezumă obligațiile fiscale trimestriale ale angajatorului pentru impozitul pe venit, asigurări sociale și Medicare. Acesta include, de asemenea, salariile totale plătite și numărul de angajați din personal.
2. Rapoarte privind asigurarea de șomaj de stat (SUI): Aceste rapoarte sunt depuse la agențiile de stat și oferă informații privind obligațiile companiei în materie de asigurare de șomaj. Acestea includ, de obicei, salariile plătite angajaților în timpul trimestrului, suma datorată pentru asigurarea de șomaj și orice ajustări sau credite.
3. Declarații privind salariile și impozitele (W-2): Aceste rapoarte sunt emise angajaților la sfârșitul anului și rezumă câștigurile și reținerile acestora pentru întregul an. Angajatorii trebuie, de asemenea, să depună o copie a W-2 a fiecărui angajat la Administrația de Securitate Socială (SSA).
4. State New Hire Reports (Rapoarte de stat privind noii angajați): Aceste rapoarte sunt depuse la agențiile de stat și oferă informații despre angajații nou angajați. Ele includ, de obicei, numele angajatului, adresa, numărul de asigurare socială și data angajării.
În plus față de aceste rapoarte, angajatorii pot fi, de asemenea, obligați să depună rapoarte de salarizare suplimentare în funcție de industria sau locația lor specifică. De exemplu, companiile de construcții pot fi obligate să depună rapoarte certificate de salarizare care să furnizeze informații detaliate despre salariile și beneficiile angajaților pentru contractele guvernamentale.
În general, rapoartele trimestriale de salarizare sunt cruciale pentru a asigura conformitatea cu legile fiscale și pentru a menține înregistrări financiare exacte. Angajatorii ar trebui să colaboreze îndeaproape cu furnizorul lor de servicii de salarizare sau cu echipa de contabilitate pentru a se asigura că aceste rapoarte sunt depuse în mod corect și la timp. Nedepunerea acestor rapoarte poate duce la penalități și amenzi, care pot fi costisitoare pentru întreprinderile mici. Stând la curent cu cerințele de raportare a salariilor, angajatorii pot evita greșelile costisitoare și pot menține practici financiare sănătoase.
În calitate de angajator, este important să păstrați înregistrări și rapoarte de salarizare exacte atât în scopuri legale, cât și financiare. Unele dintre rapoartele de salarizare esențiale pe care ar trebui să le păstrați includ:
1. Înregistrările privind câștigurile angajaților:
Acest raport trebuie să includă numele angajaților, numerele de asigurare socială și salariile brute câștigate pentru fiecare perioadă de plată. De asemenea, ar trebui să detalieze orice deduceri, cum ar fi impozitele și beneficiile, și salariul net primit de fiecare angajat.
2. Registrul de salarizare:
Acest raport sintetizează totalul salariilor pentru o anumită perioadă, inclusiv câștigurile angajaților, impozitele reținute și contribuțiile angajatorului la planurile de beneficii.
3. Rapoarte fiscale trimestriale:
Angajatorii trebuie să depună rapoarte fiscale trimestriale la stat și la guvernul federal, detaliind câștigurile angajaților și impozitele reținute. Aceste rapoarte includ Formularul 941 pentru impozitele federale și formularele specifice statului pentru impozitele de stat.
4. Rapoarte fiscale de sfârșit de an:
La sfârșitul fiecărui an calendaristic, angajatorii trebuie să le furnizeze angajaților un formular W-2, care detaliază câștigurile și reținerile de impozite pentru anul respectiv. De asemenea, angajatorii trebuie să depună Formularul W-3 la Administrația de Securitate Socială, rezumând toate informațiile din W-2.
5. Rapoarte privind planurile de beneficii:
În cazul în care compania dvs. oferă beneficii angajaților, trebuie să păstrați înregistrări detaliate ale participării și contribuțiilor angajaților la aceste planuri. Aceste rapoarte ajută la asigurarea conformității cu cerințele legale și oferă informații utile în scopul elaborării bugetului și planificării.
Păstrarea înregistrărilor și a rapoartelor de salarizare exacte este esențială pentru respectarea reglementărilor legale, precum și pentru a menține transparența financiară și a lua decizii în cunoștință de cauză cu privire la afacerea dumneavoastră.
Formularul 941 este un formular fiscal trimestrial care este utilizat de angajatorii din Statele Unite pentru a raporta reținerea la sursă a impozitului federal pe venit, a impozitului de asigurări sociale și a impozitului Medicare. Formularul este folosit, de asemenea, pentru a reconcilia orice discrepanțe între totalul impozitelor reținute din salariile angajaților și suma pe care angajatorul este obligat să o depună la IRS.
Angajatorii sunt obligați să depună formularul 941 pentru fiecare trimestru calendaristic, care se încheie la 31 martie, 30 iunie, 30 septembrie și 31 decembrie. Formularul trebuie depus până în ultima zi a lunii următoare sfârșitului trimestrului. De exemplu, formularul pentru primul trimestru (1 ianuarie - 31 martie) trebuie depus până la 30 aprilie.
Angajatorii care nu depun formularul 941 la timp sau care depun un formular incomplet sau incorect pot fi supuși unor penalități și dobânzi. Este important ca angajatorii să păstreze o evidență exactă și actualizată a impozitelor pe salarii și să depună Formularul 941 la timp și cu exactitate pentru a evita orice potențiale penalități sau probleme juridice.
Cele 3 rapoarte de salarizare care arată detalii pentru impozitele și deducerile angajaților, precum și pentru impozitele și contribuțiile angajatorului sunt:
1. Raportul privind registrul de salarizare: Acest raport oferă un rezumat cuprinzător al datelor de salarizare a angajaților pentru o anumită perioadă de plată, inclusiv salariul brut, impozitele reținute, deducerile și contribuțiile. De asemenea, acesta afișează impozitele de salarizare ale angajatorului, cum ar fi contribuțiile de asigurări sociale și Medicare, precum și orice beneficii plătite de angajator.
2. Raport fiscal trimestrial: Acest raport rezumă salariul total plătit fiecărui angajat, împreună cu valoarea impozitelor reținute și a contribuțiilor efectuate atât de angajat, cât și de angajator în cursul unui anumit trimestru. Acesta este utilizat pentru a calcula și a depune impozitele pe salarii la guvern.
3. W-2 Formular Report (Raport privind formularul W-2): Acest raport prezintă salariile anuale câștigate de fiecare angajat, împreună cu valoarea impozitelor reținute și a contribuțiilor efectuate atât de către angajat, cât și de către angajator. Este utilizat pentru a pregăti și distribui angajaților formularele W-2 la sfârșitul anului, care sunt necesare pentru depunerea declarațiilor fiscale.