Procedurile de control intern sunt esențiale în contabilitate pentru a se asigura că înregistrările financiare sunt exacte, complete și fiabile. Aceste proceduri ajută la prevenirea erorilor și a fraudelor, precum și la asigurarea conformității cu legile și reglementările. Există șapte proceduri cheie de control intern în contabilitate pe care fiecare organizație ar trebui să le implementeze.
1. Separarea sarcinilor. Aceasta înseamnă că diferiți angajați ar trebui să fie responsabili pentru diferite sarcini legate de tranzacțiile financiare. De exemplu, angajatul care înregistrează tranzacțiile nu ar trebui să fie aceeași persoană care le autorizează sau care manipulează numerarul. Acest lucru ajută la prevenirea fraudei și a erorilor.
2. Controale fizice. Controalele fizice sunt măsuri puse în aplicare pentru a securiza activele și a preveni furtul sau pierderea. Acestea includ măsuri precum încuietori, camere de supraveghere și accesul restricționat la înregistrările financiare.
3. Controale de autorizare. Controalele de autorizare asigură faptul că tranzacțiile sunt aprobate de persoana corespunzătoare înainte de a fi procesate. De exemplu, o comandă de achiziție ar trebui să fie aprobată de un manager înainte ca achiziția să fie efectuată.
4. Proceduri de documentare. Procedurile de documentare garantează că toate tranzacțiile financiare sunt înregistrate și documentate în mod corespunzător. Aceasta include măsuri precum menținerea unor înregistrări exacte ale vânzărilor și achizițiilor, precum și păstrarea chitanțelor și a facturilor.
5. Revizuirea înregistrărilor. Examinarea periodică a înregistrărilor financiare ajută la identificarea erorilor și la prevenirea fraudei. Aceasta include revizuirea extraselor bancare, reconcilierea conturilor și verificarea discrepanțelor.
6. Controale IT. Controalele IT sunt măsuri puse în aplicare pentru a asigura securitatea și integritatea datelor financiare. Acestea includ măsuri precum firewall-uri, protecția prin parolă și actualizări regulate ale sistemului.
7. Separarea sarcinilor. Separarea sarcinilor înseamnă că diferiți angajați ar trebui să fie responsabili pentru diferite sarcini legate de tranzacțiile financiare. De exemplu, angajatul care înregistrează tranzacțiile nu ar trebui să fie aceeași persoană care le autorizează sau care manipulează numerarul. Acest lucru ajută la prevenirea fraudei și a erorilor.
În concluzie, punerea în aplicare a procedurilor de control intern este esențială pentru succesul unei organizații. Aceste proceduri contribuie la asigurarea faptului că înregistrările financiare sunt exacte, complete și fiabile și ajută la prevenirea erorilor și a fraudelor. Prin implementarea celor șapte proceduri de control intern prezentate mai sus, organizațiile se pot asigura că înregistrările lor financiare sunt sigure și conforme cu legile și reglementările.
Procedurile de control intern sunt politici și practici puse în aplicare de o companie pentru a asigura acuratețea și fiabilitatea rapoartelor financiare, conformitatea cu legile și reglementările și protecția activelor companiei. Iată cinci proceduri comune de control intern:
1. Separarea sarcinilor: Această procedură presupune împărțirea responsabilităților între diferiți angajați pentru a preveni ca o singură persoană să dețină controlul complet asupra unei tranzacții financiare. De exemplu, angajatul care gestionează conturile de încasat nu ar trebui să fie responsabil și de manipularea numerarului sau de reconcilieri bancare.
2. Controale de acces: Această procedură presupune limitarea accesului la datele și sistemele financiare doar la personalul autorizat. Parolele, ecusoanele de securitate și alte măsuri pot fi utilizate pentru a restricționa accesul la informații sensibile.
3. Gestionarea documentelor și a înregistrărilor: Această procedură implică păstrarea unor înregistrări exacte și complete ale tuturor tranzacțiilor financiare. Documentele, cum ar fi facturile, chitanțele și ordinele de achiziție, trebuie să fie arhivate și stocate în mod corespunzător pentru a fi ușor de consultat.
4. Raportarea financiară periodică: Această procedură implică întocmirea de rapoarte financiare periodice care sunt examinate de conducere. Aceste rapoarte pot ajuta la identificarea oricăror discrepanțe sau anomalii care pot indica fraude sau erori.
5. Auditul și monitorizarea: Această procedură presupune auditarea și monitorizarea periodică a tranzacțiilor și înregistrărilor financiare pentru a se asigura că sunt respectate controalele interne și pentru a detecta orice probleme potențiale. Acest lucru poate fi realizat la nivel intern sau prin angajarea unui auditor extern.
Controalele interne sunt setul de proceduri și politici pe care întreprinderile le implementează pentru a se asigura că tranzacțiile lor financiare sunt exacte, fiabile și sigure. Controalele interne contabile ajută întreprinderile să își protejeze activele, să detecteze erorile și fraudele și să se asigure că situațiile financiare sunt întocmite în conformitate cu principiile contabile general acceptate. Iată care sunt cele 9 controale interne contabile comune:
1. Separarea sarcinilor: Aceasta este separarea responsabilităților și sarcinilor între diferiți angajați pentru a preveni ca o singură persoană să dețină un control prea mare asupra unei tranzacții financiare.
2. Autorizare și aprobare: Toate tranzacțiile financiare trebuie să fie autorizate și aprobate de o persoană desemnată înainte de a putea fi înregistrate în sistemul contabil.
3. Controale fizice: Controalele fizice, cum ar fi încuietorile, camerele de supraveghere și accesul restricționat la înregistrările financiare și la active, pot contribui la prevenirea furtului și a fraudei.
4. Reconcilierea: Reconcilierea regulată a extraselor bancare, a conturilor de plătit și a conturilor de primit poate ajuta la detectarea erorilor și a discrepanțelor din registrele contabile.
5. Documentare: Toate tranzacțiile financiare trebuie să fie documentate în mod corespunzător cu facturi, chitanțe și alte documente justificative pentru a asigura acuratețea și caracterul complet al înregistrărilor.
6. Revizuire și supraveghere: Examinările periodice ale înregistrărilor și tranzacțiilor financiare de către un supervizor sau un manager pot ajuta la detectarea erorilor, a fraudei și a altor nereguli.
7. Auditul: Auditurile periodice efectuate de un auditor independent pot contribui la asigurarea acurateței și a integralității înregistrărilor financiare și a conformității cu standardele și reglementările contabile.
8. Controale privind tehnologia informației: Controale precum parolele, firewall-urile și criptarea pot contribui la protejarea înregistrărilor financiare și a tranzacțiilor stocate electronic.
9. Formare și educație: Angajații implicați în tranzacțiile financiare ar trebui să beneficieze de formare privind controalele interne și politicile și procedurile contabile pentru a se asigura că își înțeleg rolurile și responsabilitățile.
Aceste controale interne contabile sunt importante pentru ca întreprinderile să mențină integritatea înregistrărilor lor financiare, să prevină frauda și să asigure conformitatea cu standardele și reglementările contabile.