În calitate de angajator, v-ați întrebat vreodată dacă trebuie să păstrați taloane de salariu pentru angajații dumneavoastră? Răspunsul este da, și există mai multe motive pentru care acest lucru este important. Taloanele de salariu oferă o defalcare detaliată a veniturilor unui angajat pentru fiecare perioadă de plată și servesc drept dovadă de plată. În plus, taloanele de plată conțin informații importante care pot ajuta angajatorii să își gestioneze finanțele și să respecte legile fiscale.
Unul dintre principalele motive pentru care angajatorii ar trebui să păstreze statele de plată este acela de a se asigura că își plătesc corect angajații. Comparând taloanele de plată ale unui angajat cu foile de pontaj sau cu alte registre, angajatorii pot verifica dacă plătesc suma corectă pentru fiecare oră lucrată. Acest lucru poate ajuta la prevenirea litigiilor legate de salariile neplătite, a căror soluționare poate fi costisitoare și poate necesita mult timp.
Pe lângă faptul că oferă dovada plății, statele de plată conțin și alte informații importante de care angajatorii au nevoie pentru a-și gestiona finanțele. De exemplu, acestea includ, de obicei, detalii despre orice deduceri sau rețineri, cum ar fi impozitele, primele de asigurare sau contribuțiile la pensie. Examinând aceste informații în mod regulat, angajatorii se pot asigura că rețin valoarea corectă a impozitelor și a altor deduceri și că fac plățile la timp către agențiile corespunzătoare.
Un alt motiv pentru care angajatorii ar trebui să păstreze statele de plată este acela de a respecta legile fiscale. Internal Revenue Service (IRS) solicită angajatorilor să păstreze înregistrări exacte ale activităților lor de salarizare, inclusiv taloane de plată, pentru o anumită perioadă de timp. Acest lucru este important deoarece IRS poate efectua oricând un audit al evidențelor de salarizare ale unui angajator, iar nepăstrarea unor evidențe exacte poate duce la penalități și amenzi.
În cele din urmă, păstrarea taloanelor de plată poate fi benefică și pentru angajați. Atunci când angajații au acces la taloanele de plată, ei pot examina detaliile câștigurilor și deducerilor lor și se pot asigura că sunt plătiți corect. Acest lucru poate ajuta la prevenirea erorilor și a neînțelegerilor și, de asemenea, le poate oferi angajaților o mai bună înțelegere a pachetului lor general de compensare.
În concluzie, angajatorii ar trebui să păstreze statele de plată pentru angajații lor din mai multe motive. Taloanele de plată oferă dovada plății, conțin informații financiare importante, ajută la asigurarea conformității cu legile fiscale și aduc beneficii angajaților prin transparență și responsabilitate. Prin păstrarea unor taloane de plată exacte și actualizate, angajatorii pot contribui la asigurarea faptului că activitățile de salarizare sunt gestionate în mod eficient și eficace.
Nu, o companie nu poate reține în mod legal taloanele dvs. de plată. Conform Legii privind standardele de muncă echitabile (Fair Labor Standards Act - FLSA), angajatorii sunt obligați să furnizeze angajaților o evidență a orelor lucrate și a salariilor pe care le-au câștigat în fiecare perioadă de plată. Această evidență ar trebui să fie furnizată sub forma unui talon de salariu sau a unui echivalent electronic.
Un talon de salariu conține, de obicei, informații precum salariul brut al angajatului, deducerile pentru impozite și alte rețineri, salariul net și totalurile de la începutul anului. Aceste informații sunt importante pentru ca angajații să se asigure că sunt plătiți corect și să verifice dacă angajatorul lor respectă legislația muncii.
În cazul în care un angajator reține statele de plată, acesta poate încălca FLSA și legile de muncă ale statului. Angajații au dreptul să solicite și să primească statele de plată, iar angajatorii ar trebui să le furnizeze la cerere. În cazul în care un angajator refuză să furnizeze statele de plată, este posibil ca angajații să fie nevoiți să depună o plângere la agenția de muncă corespunzătoare sau să solicite o acțiune în justiție.
Dacă angajatorul dvs. nu vă dă un stat de plată, ar trebui să încercați mai întâi să vorbiți cu angajatorul dvs. și să cereți un stat de plată. Dacă angajatorul dvs. refuză în continuare să vă furnizeze un talon de salariu, puteți contacta departamentul de muncă al statului dvs. sau divizia de salarii și ore. Acestea vă pot ajuta să înțelegeți care vă sunt drepturile și ce acțiuni puteți întreprinde. Este important să păstrați o evidență a orelor lucrate și a sumei care v-a fost plătită. De asemenea, puteți lua în considerare posibilitatea de a vorbi cu un avocat specializat în dreptul muncii, care vă poate consilia cu privire la opțiunile dvs. legale. Este important ca angajatorii să le furnizeze angajaților lor statele de plată, deoarece acestea conțin informații importante, cum ar fi orele lucrate, salariul brut, deducerile și salariul net.
Da, trebuie să păstrați statele de plată de acum 2 ani pentru o anumită perioadă de timp din mai multe motive. În primul rând, taloanele de salariu acționează ca o dovadă a venitului și este posibil să aveți nevoie de ele în diverse scopuri, cum ar fi solicitarea unui credit ipotecar, a unui împrumut sau a unui card de credit. Angajatorii sunt obligați prin lege să păstreze registrele de salarii ale angajaților pentru o anumită perioadă de timp, de obicei între trei și șapte ani, în funcție de legislația statală și locală.
În plus, dacă ar trebui să vă confruntați vreodată cu probleme legale cu angajatorul dumneavoastră, cum ar fi litigii legate de salarii și ore, cereri de discriminare sau concedieri abuzive, statele de plată din trecut pot fi folosite ca dovezi pentru a vă susține pretențiile. Prin urmare, este important să le păstrați într-un loc sigur și securizat pentru referințe viitoare.
Ca regulă generală, se recomandă să vă păstrați taloanele de salariu timp de cel puțin trei ani, sau mai mult, dacă nu sunteți sigur de eventualele probleme juridice care pot apărea. De asemenea, este important să rețineți că vi se poate cere să furnizați statele de plată anterioare ca parte a procesului de angajare pentru un nou loc de muncă, așa că este întotdeauna mai bine să fiți precaut și să le păstrați pentru o perioadă de timp rezonabilă.