Întreprinderile mici subestimează adesea importanța păstrării unor registre exacte și actualizate. Cu toate acestea, menținerea unor evidențe amănunțite este esențială nu numai pentru gestionarea eficientă a afacerii dumneavoastră, ci și pentru respectarea cerințelor legale. În acest articol, vă vom oferi un ghid cuprinzător privind păstrarea documentelor pentru întreprinderile mici.
Tipurile de înregistrări pe care trebuie să le păstrați vor varia în funcție de natura afacerii dumneavoastră, dar, în general, ar trebui să păstrați înregistrări cu privire la:
- Tranzacțiile financiare: Aceasta include facturi, chitanțe, extrase de cont bancar și declarații fiscale. Ar trebui să păstrați aceste înregistrări timp de cel puțin șase ani.
- Înregistrările angajaților: Acestea includ contractele de muncă, registrele de plată și dosarele de personal. Aceste înregistrări trebuie păstrate timp de cel puțin șapte ani.
- Documente juridice: Acestea includ contractele, contractele de închiriere, permisele și licențele. Aceste înregistrări trebuie păstrate atât timp cât sunt valabile și cel puțin șapte ani după ce expiră.
- Polițe de asigurare: Acestea includ polițe de asigurare de proprietate, de răspundere civilă și de despăgubire a lucrătorilor. Aceste înregistrări trebuie păstrate atât timp cât polița este în vigoare și cel puțin șapte ani după ce expiră.
Este important să vă păstrați înregistrările în mod corespunzător pentru a asigura siguranța și accesibilitatea acestora. Iată câteva sfaturi despre cum să vă păstrați înregistrările:
- Utilizați un sistem de arhivare: Creați un sistem de arhivare ușor de utilizat și de înțeles. Etichetați fiecare dosar în mod clar și păstrați-le într-un loc sigur.
- Luați în considerare posibilitatea de a vă digitaliza înregistrările: Digitizarea înregistrărilor dvs. poate economisi spațiu și le poate face mai ușor de accesat. Asigurați-vă că păstrați copii de siguranță ale înregistrărilor dvs. digitale în cazul unei defecțiuni a computerului sau al pierderii de date.
- Folosiți un depozit extern securizat: Dacă aveți un spațiu de birou limitat, luați în considerare posibilitatea de a utiliza o instalație de depozitare securizată în afara sediului pentru a vă păstra înregistrările. Acest lucru vă va asigura că înregistrările dvs. sunt în siguranță și accesibile atunci când aveți nevoie de ele.
Ar trebui să vă eliminați dosarele numai atunci când nu mai aveți nevoie de ele. Cu toate acestea, este important să fiți conștienți de cerințele legale privind păstrarea documentelor. De exemplu, dacă eliminați înregistrări legate de un caz juridic, puteți fi pasibil de sancțiuni sau amenzi. Întotdeauna este mai bine să solicitați consultanță juridică înainte de a vă debarasa de orice document.
În concluzie, păstrarea unor registre exacte și actualizate este esențială pentru întreprinderile mici. Urmând liniile directoare prezentate în acest articol, vă puteți asigura că înregistrările dvs. sunt sigure, accesibile și conforme cu cerințele legale.
Conform reglementărilor Internal Revenue Service (IRS), întreprinderile trebuie să păstreze înregistrările tranzacțiilor lor financiare, inclusiv achizițiile, vânzările, încasările și plățile, timp de cel puțin 10 ani. Aceste înregistrări trebuie păstrate într-un loc sigur și securizat pentru a asigura disponibilitatea și autenticitatea lor în cazul unui audit sau al unei investigații.
În plus față de înregistrările financiare, întreprinderile trebuie să păstreze, de asemenea, înregistrările privind impozitul pe muncă timp de cel puțin patru ani de la depunerea declarației fiscale, precum și înregistrările privind salarizarea angajaților, cum ar fi fișele de pontaj și calculele salariale, timp de cel puțin trei ani de la data ultimei salarizări.
Alte înregistrări importante pe care întreprinderile trebuie să le păstreze timp de 10 ani includ:
1. Contractele și acordurile de afaceri
2. Extrasele bancare și cecurile anulate
3. Extrasele și chitanțele de pe cardurile de credit
4. Facturile și chitanțele pentru achiziții și cheltuieli
5. Facturile și chitanțele pentru achiziții și cheltuieli 5. Înregistrările privind achiziția și cedarea activelor
6. Polițele de asigurare și cererile de despăgubire
7. Licențe și permise
8. Declarații fiscale și documente justificative
9. Programele de amortizare
10. Înregistrările de inventar
Păstrarea acestor înregistrări timp de 10 ani poate ajuta întreprinderile să întocmească situații financiare exacte, să se conformeze cerințelor fiscale și juridice și să ia decizii de afaceri în cunoștință de cauză. Este important de reținut că anumite industrii sau state pot avea cerințe suplimentare de păstrare a înregistrărilor, așa că este întotdeauna mai bine să vă consultați cu un contabil sau un avocat calificat pentru a vă asigura că respectați toate reglementările aplicabile.
Întreprinderile mici sunt obligate să păstreze o serie de înregistrări pentru a asigura conformitatea cu cerințele legale, fiscale și de raportare financiară. Înregistrările specifice pe care o întreprindere mică trebuie să le păstreze vor depinde de mai mulți factori, inclusiv de tipul de afacere, de industrie și de reglementările țării sau ale statului. Iată câteva dintre cele mai comune înregistrări pe care trebuie să le păstreze întreprinderile mici:
1. Înregistrări financiare: Înregistrările financiare sunt esențiale pentru a urmări veniturile, cheltuielile și profiturile. Întreprinderile mici trebuie să țină evidența tuturor tranzacțiilor, inclusiv a vânzărilor, achizițiilor, chitanțelor și plăților. Ar trebui păstrate, de asemenea, înregistrări ale extraselor bancare, ale extraselor de card de credit și ale facturilor. Înregistrările financiare trebuie păstrate timp de cel puțin șase ani.
2. Înregistrări fiscale: Întreprinderile mici trebuie să păstreze înregistrări fiscale precise pentru a asigura respectarea legislației fiscale. Ar trebui păstrate înregistrări ale tuturor declarațiilor fiscale, inclusiv ale impozitului pe venit, ale impozitului pe vânzări și ale impozitului pe salarii. De asemenea, trebuie păstrate înregistrările cheltuielilor și deducerilor.
3. Registrele angajaților: Întreprinderile mici care au angajați trebuie să mențină registre exacte ale angajaților. Ar trebui păstrate înregistrările privind salariile, orele lucrate, beneficiile și impozitele. Registrele angajaților trebuie păstrate timp de cel puțin patru ani.
4. Registrele juridice: Întreprinderile mici trebuie să păstreze evidențele juridice, inclusiv contractele, licențele, permisele și alte documente legale. Aceste înregistrări ar trebui să fie păstrate atât timp cât sunt în vigoare.
5. Registrele de asigurări: Întreprinderile mici trebuie să păstreze registrele de asigurare, inclusiv polițele, primele și cererile de despăgubire. Registrele de asigurare trebuie păstrate atât timp cât polița este în vigoare.
Este important ca întreprinderile mici să mențină registre exacte și actualizate pentru a asigura conformitatea cu cerințele legale, fiscale și de raportare financiară. De asemenea, păstrarea unor evidențe detaliate poate ajuta întreprinderile mici să ia decizii în cunoștință de cauză și să îmbunătățească operațiunile generale ale întreprinderii.