Angajatorii sunt responsabili pentru păstrarea dosarelor angajaților chiar și după ce aceștia au fost concediați. Aceste înregistrări pot include informații despre istoricul de angajare al unui angajat, performanța și alte informații relevante. Angajatorii sunt obligați prin lege să păstreze aceste dosare pentru o anumită perioadă de timp, în funcție de tipul de informații conținute în dosare.
Unul dintre principalele motive pentru care angajatorii păstrează dosarele angajaților după concediere este acela de a se proteja de potențiale acțiuni în justiție. De exemplu, dacă un angajat intentează un proces împotriva companiei invocând discriminare, hărțuire sau concediere abuzivă, angajatorul va trebui să furnizeze dovezi pentru a-și susține apărarea. Aceste dovezi pot veni sub forma înregistrărilor angajaților, cum ar fi evaluările de performanță, acțiunile disciplinare și documentele de concediere.
Un alt motiv pentru care angajatorii păstrează dosarele angajaților după concediere este acela de a respecta cerințele legale. Legile federale și de stat impun angajatorilor să păstreze anumite înregistrări pentru o anumită perioadă de timp. De exemplu, Legea privind standardele de muncă echitabile (Fair Labor Standards Act - FLSA) cere angajatorilor să păstreze registrele de salarizare timp de cel puțin trei ani. În mod similar, Administrația pentru Securitate și Sănătate în Muncă (OSHA) le cere angajatorilor să păstreze registrele privind accidentele și bolile timp de cinci ani.
Angajatorii pot păstra, de asemenea, dosarele angajaților și după încetarea contractului de muncă, în scopuri administrative. Aceste înregistrări pot fi utilizate în scopuri de referință, cum ar fi verificarea istoricului de angajare al unui angajat pentru un potențial nou angajator. În plus, angajatorii pot folosi înregistrările pentru a-și evalua propriile proceduri de angajare și de concediere și pentru a identifica domeniile în care se pot îmbunătăți.
În concluzie, păstrarea dosarelor angajaților după concediere este esențială pentru angajatori. Aceste înregistrări sunt importante în scopuri juridice, de conformitate și administrative. Angajatorii ar trebui să se asigure că păstrează înregistrări exacte și că respectă toate legile federale și de stat relevante. Procedând astfel, angajatorii se pot proteja de potențiale acțiuni în justiție și își pot îmbunătăți propriile procese de angajare și concediere.
Există mai multe dosare de personal care trebuie păstrate timp de 7 ani, în conformitate cu legislația federală. Aceste înregistrări includ:
1. Cererile de angajare și CV-urile: Toate cererile de angajare și CV-urile primite de la candidații care nu au fost angajați trebuie păstrate timp de cel puțin 1 an, în timp ce cele ale candidaților selectați trebuie păstrate timp de 7 ani.
2. Dosarele de personal: Dosarele personale ale angajaților ar trebui să fie păstrate timp de cel puțin 7 ani după ce angajatul a părăsit compania. Aceste dosare conțin, de obicei, documente importante, cum ar fi contractele de muncă, evaluările de performanță, acțiunile disciplinare și orice alte informații importante legate de angajarea angajatului.
3. Dosarele de salarizare: Dosarele de salarizare, inclusiv statele de plată, fișele de pontaj și formularele de reținere la sursă a impozitelor trebuie păstrate timp de cel puțin 7 ani. Aceste informații sunt importante în scopuri fiscale și pot fi necesare pentru audituri sau litigii juridice.
4. Registrele de beneficii: Înregistrările legate de beneficiile angajaților, inclusiv asigurarea de sănătate, planurile de pensionare și alte beneficii ar trebui păstrate timp de cel puțin 7 ani. Aceste înregistrări pot fi necesare pentru a verifica eligibilitatea pentru beneficii sau pentru a rezolva litigii legate de beneficii.
5. Înregistrări privind formarea și dezvoltarea: Înregistrările legate de formarea și dezvoltarea angajaților ar trebui păstrate timp de cel puțin 7 ani. Acestea includ înregistrări ale oricăror cursuri de formare sau certificări pe care le-a absolvit angajatul, precum și orice evaluare a performanțelor legate de formare sau dezvoltare.
Este important de reținut că pot exista cerințe specifice fiecărui stat în ceea ce privește păstrarea dosarelor de personal, așa că este important să vă consultați cu un consilier juridic pentru a asigura conformitatea cu toate legile și reglementările aplicabile.
În calitate de angajator, este important să păstrați dosarele de personal pentru angajații dumneavoastră. De asemenea, este important să eliminați în mod corespunzător aceste dosare odată ce nu mai sunt necesare. Există diverse legi și reglementări care dictează cât timp trebuie să păstrați dosarele angajaților, în funcție de tipul de dosar și de industria în care activați.
Regula generală de bază este de a păstra dosarele angajaților timp de cel puțin trei ani de la data încetării contractului de muncă. Aceasta include informații precum contractele de muncă, evaluările de performanță, acțiunile disciplinare și registrele de salarizare. Cu toate acestea, unele dosare trebuie păstrate pentru o perioadă mai lungă de timp, cum ar fi dosarele OSHA, care trebuie păstrate timp de cinci ani.
Este important să verificați legile locale și de stat pentru a vă asigura că respectați perioada de păstrare necesară pentru industria dumneavoastră specifică. Nerespectarea cerințelor de păstrare a înregistrărilor poate duce la amenzi și consecințe juridice.
Odată ce perioada de păstrare s-a încheiat, se recomandă să eliminați în mod corespunzător înregistrările prin distrugerea sau arderea lor pentru a proteja informațiile confidențiale ale foștilor dvs. angajați.
Când o companie se închide, soarta dosarelor angajaților va depinde de diverși factori, cum ar fi motivul închiderii, cerințele legale și politicile companiei. În general, dosarele angajaților sunt considerate documente confidențiale și este responsabilitatea angajatorului să se asigure că aceste documente sunt păstrate și securizate în mod corespunzător.
În cazul în care compania se închide din cauza falimentului sau a lichidării, dosarele angajaților pot fi transferate unui administrator sau lichidator terț care se va ocupa de distribuirea activelor și pasivelor. În acest caz, dosarele angajaților vor fi probabil păstrate pentru o anumită perioadă de timp pentru a respecta cerințele legale.
În cazul în care societatea se închide din cauza unei fuziuni sau a unei achiziții corporative, dosarele angajaților pot fi transferate către societatea achizitoare și integrate în sistemele acesteia. De asemenea, este posibil ca societatea achizitoare să fie responsabilă pentru furnizarea de informații foștilor angajați cu privire la statutul lor de angajare, beneficii și alte aspecte conexe.
În unele cazuri, compania poate alege să păstreze dosarele angajaților chiar și după închidere, din cauza unor cerințe legale sau de reglementare sau pentru a facilita referințele sau întrebările viitoare. Oricare ar fi cazul, societatea trebuie să se asigure că dosarele angajaților sunt securizate și păstrate în mod corespunzător pentru a proteja viața privată și confidențialitatea foștilor angajați.