În calitate de proprietar de afacere sau de persoană fizică, este important să vă păstrați evidențele financiare organizate. Acest lucru nu numai că vă ajută să vă controlați finanțele, dar vă ajută, de asemenea, să vă pregătiți pentru sezonul de impozitare, să luați decizii financiare în cunoștință de cauză și să oferiți informații exacte potențialilor investitori sau creditori. Configurarea unui sistem de arhivare contabilă poate părea descurajantă, dar nu trebuie să fie. Iată un ghid pentru a vă ajuta să începeți.
Primul pas în stabilirea unui sistem de arhivare contabilă este să vă determinați nevoile de păstrare a înregistrărilor. Acest lucru include identificarea tipurilor de documente financiare pe care trebuie să le păstrați și cât timp trebuie să le păstrați. Unele documente financiare comune includ extrase bancare, facturi, chitanțe, documente fiscale și registre de salarizare. În plus, ar trebui să vă gândiți dacă aveți nevoie de copii fizice, de copii digitale sau de ambele.
După ce ați identificat nevoile dvs. de păstrare a înregistrărilor, următorul pas este să alegeți un sistem de arhivare. Există mai multe opțiuni disponibile, inclusiv dulapuri de arhivare fizice, sisteme de arhivare digitale sau o combinație a celor două. Dulapurile de arhivare fizice sunt o opțiune bună dacă preferați să păstrați copii fizice ale documentelor dvs. financiare. Cu toate acestea, ele pot ocupa mult spațiu și este posibil să nu fie la fel de sigure ca sistemele digitale. Sistemele de arhivare digitale, pe de altă parte, sunt mai sigure și ocupă mai puțin spațiu, dar pot necesita o curbă de învățare pentru a fi configurate și întreținute.
După ce ai ales un sistem de arhivare, este timpul să îți organizezi documentele financiare. Aceasta include crearea unui sistem de clasificare a documentelor dvs. și etichetarea dosarelor sau a fișierelor digitale. Este posibil să doriți să vă organizați dosarele în funcție de dată, furnizor sau categorie de cheltuieli. Este important să vă păstrați dosarele organizate și actualizate pentru a vă asigura că puteți găsi rapid informațiile de care aveți nevoie atunci când aveți nevoie de ele.
În cele din urmă, este important să vă mențineți sistemul de arhivare contabilă. Acest lucru include revizuirea regulată a documentelor dvs. pentru a vă asigura că acestea sunt corecte și actualizate, realizarea unei copii de siguranță a fișierelor dvs. digitale și eliminarea în siguranță a oricăror documente care nu mai sunt necesare. De asemenea, este o idee bună să vă revizuiți periodic sistemul de arhivare pentru a vă asigura că încă vă satisface nevoile și pentru a face orice ajustări necesare.
Crearea unui sistem de arhivare contabilă poate părea copleșitoare, dar este un pas important pentru a vă menține finanțele organizate și pentru a vă pregăti pentru succesul financiar. Prin determinarea nevoilor dvs. de păstrare a înregistrărilor, alegerea unui sistem de arhivare, organizarea documentelor și întreținerea sistemului, vă puteți asigura că sunteți pregătit pentru sezonul de impozitare, că luați decizii financiare în cunoștință de cauză și că oferiți informații exacte potențialilor investitori sau creditori.
Există mai multe tipuri de sisteme de arhivare pe care întreprinderile noi le pot folosi pentru a-și organiza documentele și hârtiile. Iată care sunt cele 5 sisteme de clasare cel mai des utilizate:
1. Sistemul de arhivare alfabetică: Acesta este cel mai de bază și cel mai utilizat sistem de arhivare. Acesta presupune aranjarea fișierelor în ordine alfabetică, în funcție de prima literă a numelui fișierului. De exemplu, fișierele cu nume care încep cu A sunt păstrate împreună, urmate de fișierele care încep cu B, și așa mai departe.
2. Sistemul de arhivare numeric: În acest sistem, fișierele sunt aranjate în ordine numerică pe baza unui număr unic atribuit fiecărui fișier. Acest sistem este adesea utilizat de întreprinderile care se ocupă de un număr mare de documente sau facturi.
3. Sistemul de clasare cronologică: Acest sistem presupune aranjarea dosarelor în ordinea datei. Dosarele sunt organizate în funcție de data la care au fost create sau primite, cu cele mai recente dosare în partea din față a dulapului de arhivare.
4. Sistemul de clasare pe subiecte: Acest sistem presupune gruparea dosarelor în funcție de subiectul lor. De exemplu, toate dosarele legate de marketing pot fi păstrate împreună, în timp ce dosarele legate de finanțe pot fi păstrate într-o secțiune separată.
5. Sistemul de clasare geografică: Acest sistem este utilizat de întreprinderile care își desfășoară activitatea în locații diferite. Dosarele sunt aranjate în funcție de localizarea lor geografică, cum ar fi în funcție de stat sau regiune. Acest sistem este util pentru întreprinderile care au mai multe birouri sau sucursale.
Organizarea înregistrărilor contabile este crucială pentru orice afacere, deoarece ajută la asigurarea unei raportări financiare exacte și la respectarea reglementărilor fiscale. Iată câțiva pași pe care îi puteți urma pentru a vă organiza înregistrările contabile:
1. Alegeți un sistem de contabilitate: Primul pas este să alegeți un sistem de contabilitate care să se potrivească nevoilor afacerii dumneavoastră. Există mai multe opțiuni disponibile, cum ar fi QuickBooks, Xero și Wave. Aceste soluții software vă permit să urmăriți veniturile, cheltuielile și să generați rapoarte financiare.
2. Creați un plan de conturi: Un plan de conturi este o listă a tuturor conturilor pe care le utilizați pentru a înregistra tranzacțiile. Aceasta vă ajută să clasificați tranzacțiile pe categorii, facilitând urmărirea veniturilor și cheltuielilor. Puteți alege să vă creați propria diagramă de conturi sau să folosiți una preexistentă.
3. Înregistrați tranzacțiile: Fiecare tranzacție financiară ar trebui să fie înregistrată în sistemul dvs. contabil. Aceasta include veniturile, cheltuielile și orice altă activitate financiară legată de afacerea dumneavoastră. Puteți alege să faceți acest lucru manual sau să configurați alimentarea automată din contul dvs. bancar.
4. Reconciliați conturile: Reconcilierea conturilor presupune compararea înregistrărilor dvs. contabile cu extrasele bancare pentru a vă asigura că acestea corespund. Acest lucru ajută la identificarea oricăror erori sau discrepanțe care trebuie corectate.
5. Generați rapoarte financiare: Generarea rapoartelor financiare este un pas important, deoarece oferă informații despre sănătatea financiară a afacerii dumneavoastră. Rapoartele, cum ar fi situațiile de profit și pierdere, situațiile fluxurilor de numerar și bilanțurile, vă pot ajuta să luați decizii în cunoștință de cauză cu privire la afacerea dumneavoastră.
6. Mențineți înregistrările: Este important să păstrați înregistrări exacte ale tuturor tranzacțiilor financiare timp de cel puțin 7 ani. Aceasta include facturile, chitanțele, extrasele bancare și declarațiile fiscale. Puteți alege să păstrați aceste înregistrări în format electronic sau în format fizic.
Urmând acești pași, puteți să vă organizați în mod eficient înregistrările contabile și să vă asigurați că afacerea dvs. este conformă cu reglementările fiscale.