În calitate de proprietar al unei întreprinderi mici, unul dintre cele mai importante lucruri pe care le puteți face pentru a vă menține finanțele în ordine este să vă păstrați chitanțele organizate. Acest lucru nu numai că vă va ajuta să țineți evidența cheltuielilor și să vă controlați finanțele, dar vă va ușura mult și perioada de impozitare.
1. Păstrați toate chitanțele într-un singur loc - Este important să păstrați toate chitanțele într-un singur loc, astfel încât să le puteți accesa cu ușurință atunci când aveți nevoie de ele. Puteți folosi un dosar, un liant sau o cutie pentru a le păstra organizate.
2. Separați-vă chitanțele pe categorii - Ar trebui să vă separați chitanțele pe categorii, astfel încât să puteți vedea cu ușurință cât de mult cheltuiți în fiecare domeniu. De exemplu, ați putea avea categorii separate pentru consumabile de birou, cheltuieli de călătorie și costuri de publicitate.
3. Folosiți software sau aplicații pentru a vă ajuta să vă organizați chitanțele - Există multe programe software și aplicații disponibile care vă pot ajuta să vă organizați chitanțele. Unele opțiuni populare includ QuickBooks, Expensify și Shoeboxed.
4. Păstrați copii digitale ale chitanțelor dvs. - Pe lângă păstrarea unor copii fizice ale chitanțelor, ar trebui să păstrați și copii digitale. Acest lucru vă va ajuta să vă asigurați că nu pierdeți nicio chitanță importantă și vă va fi mai ușor să le accesați atunci când aveți nevoie de ele.
În concluzie, păstrarea organizată a chitanțelor dvs. este o parte importantă a gestionării unei afaceri mici. Urmând aceste sfaturi, vă puteți păstra finanțele în ordine și puteți face ca perioada de impozitare să fie mult mai ușoară.
Cel mai bun mod de a arhiva chitanțele depinde de preferințele personale și de nevoile specifice ale afacerii dumneavoastră. Cu toate acestea, iată câteva sfaturi generale de luat în considerare:
1. Organizați chitanțele pe categorii: Clasificați chitanțele în categorii, cum ar fi furnituri de birou, cheltuieli de călătorie și mese și divertisment.
2. Utilizați un sistem de arhivare: Alegeți un sistem de arhivare care funcționează pentru dumneavoastră, cum ar fi un dulap de arhivare fizic sau un sistem electronic.
3. Etichetați și datați chitanțele: Asigurați-vă că fiecare chitanță este etichetată în mod clar cu categoria și data cheltuielii.
4. Țineți evidența chitanțelor în timp real: Nu așteptați până la sfârșitul lunii pentru a organiza chitanțele. Țineți evidența acestora pe măsură ce le primiți pentru a evita pierderea sau rătăcirea lor.
5. Faceți o copie de rezervă a chitanțelor electronice: Dacă alegeți să folosiți un sistem de arhivare electronică, asigurați-vă că efectuați o copie de rezervă a fișierelor în mod regulat pentru a evita pierderea de informații importante.
6. Păstrați chitanțele pentru o perioadă de timp corespunzătoare: În funcție de tipul de cheltuială și de reglementările din sectorul dvs. de activitate, este posibil să trebuiască să păstrați chitanțele pentru o anumită perioadă de timp. Asigurați-vă că vă documentați și urmați aceste orientări.
Organizarea chitanțelor pentru impozite poate fi o sarcină descurajantă, dar este important să vă ocupați de ea pentru a vă asigura că solicitați corect toate deducerile și creditele aplicabile. Iată câteva sfaturi pentru a vă organiza chitanțele pentru impozite:
1. Păstrați fișiere separate pentru diferite tipuri de cheltuieli: Creați fișiere separate pentru diferite tipuri de cheltuieli, cum ar fi consumabile de birou, cheltuieli de călătorie, mese și divertisment etc. În acest fel, puteți găsi cu ușurință chitanțele atunci când aveți nevoie de ele.
2. Utilizați instrumente digitale: Multe soluții software de contabilitate și aplicații mobile vă permit să faceți o fotografie a chitanțelor și să le stocați în format digital. Aceasta poate fi o modalitate excelentă de a ține evidența chitanțelor dvs. și de a le face ușor accesibile.
3. Etichetați-vă chitanțele: Asigurați-vă că etichetați fiecare chitanță cu data, suma și scopul cheltuielii. Acest lucru vă va ajuta să vă amintiți pentru ce este chitanța și vă va fi mai ușor să o clasificați mai târziu.
4. Țineți un jurnal: Poate fi util să țineți un jurnal al tuturor cheltuielilor dvs. pe parcursul anului. Acest lucru vă va ajuta să rămâneți organizat și să vă asigurați că nu ratați nicio deducere sau credit.
5. Organizați în funcție de anul fiscal: Asigurați-vă că vă organizați chitanțele în funcție de anul fiscal. Acest lucru va face mai ușor să găsiți chitanțele de care aveți nevoie atunci când este timpul să vă depuneți impozitele.
În cele din urmă, cel mai bun mod de a organiza chitanțele pentru impozite va depinde de preferințele dvs. personale și de volumul de chitanțe pe care îl aveți. Experimentați cu diferite metode până când găsiți una care funcționează cel mai bine pentru dumneavoastră.
IRS cere ca contribuabilii să țină o evidență exactă a cheltuielilor și veniturilor lor de afaceri. Aceasta include chitanțe, facturi și alte documente care susțin informațiile raportate în declarațiile fiscale. Cerințele specifice pentru chitanțe depind de tipul de cheltuială care se solicită. În general, chitanțele trebuie să includă data cheltuielii, suma plătită, numele și locația furnizorului și o descriere a bunurilor sau serviciilor achiziționate. Pentru cheltuielile mai mari de 75 de dolari, chitanțele trebuie să includă, de asemenea, dovada plății, cum ar fi un extras de card de credit sau un cec anulat. Este important să păstrați toate chitanțele și documentele timp de cel puțin trei ani de la depunerea declarației fiscale, în cazul unui audit sau al unei alte anchete din partea IRS. Nepăstrarea unei evidențe adecvate poate duce la penalități și la impozite suplimentare datorate.
Da, deținerea chitanțelor originale pentru cheltuielile de afaceri este foarte recomandată și adesea solicitată de IRS. Urmărirea chitanțelor este o parte importantă a gestionării finanțelor afacerii dumneavoastră și a menținerii unor evidențe exacte. Chitanțele servesc drept dovadă a cheltuielilor pe care le-ați efectuat și pot fi folosite pentru a susține deducerile și rambursările fiscale.
În cazul unui audit, este posibil să trebuiască să prezentați chitanțele originale ca dovadă a cheltuielilor dvs. de afaceri. Fiscul vă cere să păstrați înregistrări ale tuturor cheltuielilor de afaceri timp de cel puțin trei ani de la data la care ați depus declarația de impozit sau doi ani de la data la care ați plătit impozitul, oricare dintre acestea este mai recentă.
Dacă pierdeți o chitanță, este posibil să puteți folosi un extras de cont bancar sau de card de credit ca substitut. Cu toate acestea, este mai bine să păstrați chitanțele originale ori de câte ori este posibil. Pentru a ușura evidența, poate doriți să luați în considerare utilizarea unui sistem digital de urmărire a chitanțelor, cum ar fi o aplicație de gestionare a cheltuielilor, pentru a captura și stoca chitanțele în format electronic.