Departamentele de resurse umane (HR) sunt responsabile pentru o varietate de sarcini, inclusiv recrutarea, angajarea angajaților, formarea și dezvoltarea, remunerarea și beneficiile, precum și managementul performanței. Una dintre funcțiile critice ale resurselor umane este menținerea unor înregistrări exacte și actualizate ale angajaților. Dosarele de resurse umane conțin o multitudine de informații de care angajatorii au nevoie pentru a-și gestiona eficient forța de muncă.
Dosarele HR conțin informații esențiale despre angajați, cum ar fi numele, adresa, datele de contact, numărul de asigurare socială și informațiile de contact în caz de urgență. Aceste date ajută departamentele de resurse umane să mențină înregistrări exacte ale angajaților și să faciliteze comunicarea cu angajații în caz de urgență. Dosarele HR conțin, de asemenea, informații despre titlurile posturilor, departamentele și locațiile angajaților, precum și statutul de angajare, cum ar fi cu normă întreagă, cu fracțiune de normă sau temporar.
Dosarele HR conțin copii ale contractelor și acordurilor de angajare, inclusiv descrieri ale posturilor, scrisori de ofertă și contracte de angajare. Aceste documente descriu termenii și condițiile de angajare, cum ar fi responsabilitățile postului, remunerația, beneficiile și orele de lucru. Ele includ, de asemenea, informații despre politicile și procedurile companiei, cum ar fi codul de conduită, codul vestimentar și politicile de prezență.
Dosarele de resurse umane conțin înregistrări ale evaluărilor de performanță și ale acțiunilor disciplinare ale angajaților. Evaluările de performanță oferă feedback cu privire la performanțele profesionale ale unui angajat, identifică domeniile în care este nevoie de îmbunătățiri și stabilește obiective pentru performanțele viitoare. Înregistrările acțiunilor disciplinare documentează orice acțiune disciplinară luată împotriva unui angajat, cum ar fi avertismente verbale sau scrise, suspendare sau concediere.
Dosarele de resurse umane conțin înregistrări privind formarea și dezvoltarea angajaților, inclusiv certificate, diplome și transcrieri. Aceste informații ajută departamentele de resurse umane să urmărească progresul angajaților, să identifice nevoile de formare și să planifice viitoarele programe de formare și dezvoltare. Înregistrările de formare și dezvoltare oferă, de asemenea, dovezi de conformitate cu cerințele legale și de reglementare, cum ar fi formarea în domeniul sănătății și siguranței.
În concluzie, menținerea unor registre de resurse umane exacte este esențială pentru gestionarea eficientă a forței de muncă. Dosarele de resurse umane conțin o multitudine de informații de care angajatorii au nevoie pentru a-și recruta, păstra și dezvolta angajații. Prin menținerea unor dosare exacte și actualizate ale angajaților, departamentele de resurse umane pot asigura conformitatea cu cerințele legale și de reglementare, pot facilita comunicarea cu angajații și pot lua decizii mai bine informate cu privire la gestionarea forței de muncă.
Organizarea dosarelor de resurse umane este o sarcină importantă pentru orice profesionist sau departament de resurse umane. Este esențial să aveți un sistem bine organizat pentru a asigura un acces ușor la documentele și informațiile importante. Iată câteva sfaturi pentru organizarea dosarelor de resurse umane:
1. Creați o structură clară a dosarelor: Începeți prin a crea o structură clară a dosarelor care să aibă sens pentru organizația dvs. Aceasta ar putea include dosare pentru informații despre angajați, beneficii, salarizare, managementul performanței și documente juridice.
2. Utilizați convenții de denumire coerente: Folosiți convenții de denumire consecvente pentru toate fișierele și dosarele pentru a găsi mai ușor ceea ce aveți nevoie. De exemplu, utilizați numele angajatului și data pentru a denumi fișierele angajaților.
3. Utilizați subfoldere: Pentru a vă organiza și mai bine fișierele, luați în considerare utilizarea subfolderelor în cadrul fiecărui dosar principal. De exemplu, în cadrul dosarului de informații despre angajați, ați putea avea subdosare pentru CV-uri, contracte și evaluări de performanță.
4. Protejați informațiile sensibile: Păstrați informațiile sensibile, cum ar fi numerele de asigurări sociale ale angajaților și fișele medicale, într-un dosar separat cu acces restricționat.
5. Revizuiți și actualizați în mod regulat: Revizuiți și actualizați în mod regulat structura dosarelor pentru a vă asigura că aceasta continuă să răspundă nevoilor organizației dumneavoastră. Acest lucru ar putea include adăugarea de noi dosare sau consolidarea celor existente.
Urmând aceste sfaturi, puteți crea un sistem de dosare de resurse umane bine organizat, care să asigure accesul ușor la informații și documente importante pentru angajați.
Un dosar HR, cunoscut și sub numele de dosar al angajatului, este o colecție de documente legate de un angajat individual, care sunt păstrate de către departamentul de resurse umane al unei organizații. Dosarul de resurse umane conține toate informațiile esențiale despre un angajat, inclusiv datele sale personale, istoricul angajării, descrierea postului, evaluarea performanțelor, acțiunile disciplinare, dosarele de formare și orice alte documente relevante legate de angajarea sa.
Dosarul de resurse umane este un instrument esențial pentru gestionarea relației de muncă dintre angajator și angajat. Acesta oferă o evidență completă a istoricului de muncă și a performanțelor unui angajat, care poate fi utilizată ca bază pentru luarea deciziilor privind promovările, creșterile salariale și oportunitățile de formare. De asemenea, servește ca document juridic care poate fi utilizat în cazul unor litigii sau procese între angajator și angajat.
Dosarul de resurse umane este esențial pentru respectarea diferitelor legi și reglementări privind ocuparea forței de muncă. De exemplu, Comisia pentru egalitatea de șanse la angajare (EEOC) solicită angajatorilor să păstreze o evidență a practicilor lor de angajare pentru a asigura conformitatea cu legile antidiscriminare. În mod similar, Administrația pentru Securitate și Sănătate în Muncă (OSHA) solicită angajatorilor să țină evidența accidentelor de muncă și a bolilor la locul de muncă.
În general, dosarul de resurse umane este un instrument esențial pentru profesioniștii în resurse umane pentru a gestiona relația de muncă dintre angajator și angajat. Acesta oferă o evidență completă a istoricului de muncă și a performanțelor unui angajat, care poate fi utilizată pentru a lua decizii în cunoștință de cauză cu privire la viitorul angajatului în cadrul organizației.