În calitate de proprietar de afacere, urmărirea finanțelor dumneavoastră este crucială pentru succesul companiei dumneavoastră. Una dintre cele mai frecvente probleme financiare cu care se pot confrunta întreprinderile este primirea de cecuri fără acoperire. Un cec fără acoperire apare atunci când nu există fonduri suficiente în contul unui client pentru a acoperi valoarea cecului. Acest lucru poate cauza probleme pentru afacerea dvs., cum ar fi o pierdere de venituri, comisioane bancare și costuri administrative. Este esențial să înregistrați cu exactitate cecurile refuzate la plată în contul dumneavoastră QuickBooks pentru a vă asigura că înregistrările financiare sunt actualizate și exacte.
Pasul 1: Creați un cont de "Cecuri returnate"
Pentru a înregistra cecurile refuzate la plată, trebuie să creați un cont în QuickBooks numit "Cecuri returnate". Acest cont va urmări toate cecurile returnate și taxele asociate acestora. Pentru a crea acest cont, accesați meniul "Lists" (Liste), selectați "Chart of Accounts" (Planul de conturi) și faceți clic pe "New Account" (Cont nou). De acolo, alegeți "Other Account Types" (Alte tipuri de conturi) și selectați "Other Current Assets" (Alte active circulante) din listă. Numiți contul "Returned Checks" (Cecuri returnate) și faceți clic pe "Save" (Salvare).
Pasul 2: Înregistrați cecul refuzat
Pentru a înregistra un cec refuzat, navigați în meniul "Customers" (Clienți), selectați "Receive Payments" (Primește plăți) și introduceți numele clientului. În câmpul "Payment Amount" (Suma de plată), introduceți suma cecului refuzat. Apoi, selectați contul "Returned Checks" (Cecuri returnate) pe care l-ați creat la pasul 1 în câmpul "Deposit to" (Depunere în). Introduceți o notă în câmpul "Memo" care să explice motivul pentru care cecul a fost returnat. După ce ați introdus toate informațiile necesare, faceți clic pe "Save & Close".
Pasul 3: Înregistrați comisionul băncii
Atunci când un cec este returnat, banca poate percepe un comision. Pentru a înregistra acest comision în QuickBooks, mergeți la meniul "Banking" și selectați "Write Checks". Introduceți numele băncii ca beneficiar al plății, valoarea comisionului și selectați contul "Returned Checks" (Cecuri returnate) pe care l-ați creat la pasul 1 în câmpul "Expense" (Cheltuieli). Introduceți un memo care să explice scopul cecului și faceți clic pe "Save & Close".
Pasul 4: Reconciliați-vă conturile
Pentru a vă asigura că înregistrările dvs. sunt corecte, trebuie să vă reconciliați conturile în mod regulat. Accesați meniul "Banking", selectați "Reconciliere" și alegeți contul asociat cu cecul refuzat. Introduceți soldul final și data extrasului de cont și faceți clic pe "Continuare". Bifați tranzacțiile care corespund extrasului de cont, inclusiv cecul refuzat și comisionul bancar. După ce ați reconciliat toate tranzacțiile, faceți clic pe "Finish Now".
În concluzie, înregistrarea cecurilor refuzate la plată în QuickBooks este crucială pentru menținerea unor evidențe financiare precise. Urmând acești pași, vă puteți asigura că conturile dvs. sunt actualizate și puteți reconcilia orice discrepanțe. Nu uitați să urmăriți toate cecurile returnate și comisioanele asociate în contul "Returned Checks" pe care l-ați creat, astfel încât să puteți identifica rapid orice problemă recurentă. Cu înregistrări financiare precise, puteți lua decizii de afaceri informate și puteți asigura succesul companiei dumneavoastră.
Gestionarea unui cec fără acoperire în QuickBooks desktop implică mai mulți pași:
1. Înregistrarea cecului refuzat: Mergeți la meniul "Clienți" și selectați "Primire plăți". Selectați clientul care a refuzat cecul și introduceți suma cecului refuzat ca număr negativ în câmpul "Primit de la". Apoi, selectați factura sau facturile pe care cecul trebuia să le plătească și introduceți taxa pentru cecul refuzat în câmpul "Discounts and Credits" (Reduceri și credite).
2. Crearea unei taxe pentru servicii bancare: Mergeți la meniul "Banking" și selectați "Bank Feeds" și apoi "Bank Feeds Center". Selectați contul în care a fost depus cecul refuzat și selectați tranzacția corespunzătoare cecului refuzat. Faceți clic pe butonul "Match" (Potrivire) și creați o nouă tranzacție pentru taxa de servicii bancare.
3. Notificarea clientului: Contactați clientul pentru a-l informa cu privire la cecul refuzat și solicitați o nouă plată care să acopere suma inițială plus orice taxă pentru cecul refuzat.
4. Înregistrarea noii plăți: Atunci când clientul trimite o nouă plată, înregistrați-o în QuickBooks ca pe o plată obișnuită, accesând meniul "Customers" (Clienți) și selectând "Receive Payments" (Primire plăți). Selectați clientul și aplicați plata la factura sau facturile originale.
Urmând acești pași, puteți gestiona în mod corespunzător un cec fără acoperire în QuickBooks desktop și vă puteți asigura că înregistrările dvs. rămân corecte și actualizate.
Înregistrarea unui cec fără acoperire de pe o chitanță de vânzare în QuickBooks implică câțiva pași.
Pasul 1: Deschideți chitanța de vânzare
În primul rând, deschideți în QuickBooks chitanța de vânzare care a fost plătită cu cecul refuzat la plată.
Pasul 2: Crearea unei note de credit
În continuare, creați o notă de credit pentru a anula vânzarea inițială. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul "Create Credit Memo" din partea de jos a chitanței de vânzare.
Pasul 3: Introduceți detaliile
Introduceți detaliile notei de credit, inclusiv numele clientului, valoarea cecului refuzat și motivul notei de credit.
Pasul 4: Aplicați nota de credit
Odată ce nota de credit a fost creată, aplicați-o la factura originală sau la chitanța de vânzare, selectând-o din secțiunea "Credite disponibile".
Pasul 5: Înregistrarea cecului refuzat
Pentru a înregistra cecul refuzat, mergeți la meniul "Banking" și selectați "Record Bounced Check" (Înregistrare cec refuzat). Introduceți numărul cecului, suma cecului și data la care a fost returnat.
Pasul 6: Reconcilierea contului bancar
În cele din urmă, reconciliați contul bancar în QuickBooks pentru a vă asigura că suma corectă este reflectată în evidențele contabile.
Pe scurt, înregistrarea în QuickBooks a unui cec refuzat de la o chitanță de vânzare implică crearea unei note de credit, aplicarea acesteia la factura originală sau la chitanța de vânzare, înregistrarea cecului refuzat și reconcilierea contului bancar.