Gestionarea numerarului este un aspect crucial al conducerii unei organizații nonprofit. Gestionarea adecvată a fondurilor asigură stabilitatea financiară a organizației și capacitatea de a-și îndeplini misiunea în mod eficient. Unul dintre aspectele cheie ale gestionării numerarului este crearea de fonduri restricționate, care sunt fonduri puse deoparte pentru scopuri specifice.
Fondurile restricționate sunt esențiale pentru organizațiile nonprofit care se bazează pe donații și subvenții pentru a-și finanța operațiunile. Aceste fonduri asigură că banii sunt folosiți în scopul propus și că există transparență în tranzacțiile financiare ale organizației. Numerarul plasat într-un fond restricționat trebuie să fie contabilizat în mod corespunzător și trebuie să se facă înregistrări în jurnal pentru a asigura o evidență financiară exactă.
Atunci când numerarul este plasat într-un fond restricționat, acesta trebuie înregistrat în sistemul contabil al organizației ca un debit în contul fondului restricționat și un credit în contul de numerar. Această înregistrare în jurnal garantează că numerarul este alocat în mod corespunzător fondului restricționat și că acesta nu este amestecat cu alte fonduri.
Este important de reținut că fondurile restricționate au reguli și reglementări specifice care le reglementează utilizarea. Aceste reguli pot varia în funcție de sursa fondurilor, cum ar fi un grant sau o donație. Organizațiile nonprofit trebuie să respecte aceste orientări pentru a se asigura că fondurile sunt utilizate în mod corespunzător.
O gestionare adecvată a numerarului implică, de asemenea, monitorizarea regulată a poziției financiare a organizației. Aceasta include urmărirea fluxului de numerar, a cheltuielilor și a veniturilor. De asemenea, organizațiile fără scop lucrativ trebuie să își revizuiască în mod regulat situațiile financiare pentru a se asigura că acestea sunt corecte și actualizate.
În concluzie, gestionarea adecvată a numerarului este esențială pentru organizațiile nonprofit pentru a asigura stabilitatea financiară și responsabilitatea. Crearea de fonduri restricționate și efectuarea de înregistrări în jurnal pentru numerarul plasat în acestea reprezintă un aspect important al gestionării numerarului. De asemenea, organizațiile fără scop lucrativ trebuie să respecte normele și reglementările care reglementează utilizarea fondurilor restricționate și să își monitorizeze periodic poziția financiară pentru a asigura transparența și acuratețea.
Numerarul restricționat este înregistrat, de obicei, ca un post separat în bilanțul unei companii. Acest lucru se datorează faptului că numerarul restricționat reprezintă numerarul care nu este disponibil pentru utilizare imediată de către companie, ci mai degrabă este alocat pentru un scop sau o obligație specifică.
În cele mai multe cazuri, numerarul restricționat este pus deoparte pentru a îndeplini o anumită obligație financiară, cum ar fi plata unui împrumut, a unui leasing sau a unui impozit. Atunci când numerarul este restricționat în acest fel, el este separat de fondurile generale ale societății și este păstrat într-un cont separat sau desemnat ca un sold separat în cadrul unui cont existent.
Pentru a înregistra numerarul restricționat în bilanț, societatea ar include valoarea totală a numerarului restricționat în secțiunea "Numerar și echivalente de numerar" din bilanț, dar ar indica, de asemenea, că o parte din acest numerar este restricționat. Acest lucru se face, de obicei, prin includerea unei rubrici separate pentru "Numerar restricționat" sau "Numerar păstrat în custodie", care reprezintă valoarea numerarului care nu este disponibil pentru utilizare generală.
Este important ca societățile să înregistreze și să raporteze cu exactitate numerarul restricționat pentru a oferi transparență investitorilor și altor părți interesate. În plus, societățile trebuie să se asigure că respectă orice obligații legale sau contractuale care le impun să mențină solduri de numerar restricționat.
Înregistrarea fondurilor restricționate în Quickbooks necesită câțiva pași simpli. Iată un ghid pas cu pas privind modul de înregistrare a fondurilor restricționate în Quickbooks:
Pasul 1: Creați un cont nou pentru fondurile restricționate
În primul rând, trebuie să creați un cont nou în planul de conturi Quickbooks pentru fondurile restricționate. Pentru a face acest lucru, accesați meniul "Lists", apoi "Chart of Accounts" și faceți clic pe butonul "New Account". Alegeți "Alte datorii curente" ca tip de cont și numiți-l "Fonduri restricționate".
Pasul 2: Înregistrați depozitul inițial
După ce ați creat contul pentru fondurile restricționate, înregistrați depozitul inițial al fondurilor în cont. Pentru a face acest lucru, accesați meniul "Banking", apoi "Make Deposits". Selectați contul din care provin fondurile și introduceți suma depozitului. În coloana "From Account" (Din cont), selectați contul de fonduri restricționate pe care l-ați creat la pasul 1.
Pasul 3: Creați un subcont pentru fiecare restricție
În cazul în care fondurile restricționate au scopuri sau restricții specifice, puteți crea subconturi pentru fiecare restricție. Pentru a face acest lucru, accesați meniul "Lists" (Liste), apoi "Chart of Accounts" (Planul de conturi). Selectați contul de fonduri restricționate pe care l-ați creat la pasul 1 și faceți clic pe butonul "New Account" (Cont nou). Alegeți "Alte datorii curente" ca tip de cont și denumiți-l în funcție de restricție. De exemplu, "Fonduri restricționate - Educație" sau "Fonduri restricționate - Renovare clădire".
Pasul 4: Înregistrați tranzacțiile cu fondurile restricționate
Atunci când trebuie să utilizați fondurile restricționate pentru un anumit scop, înregistrați tranzacția în subcontul corespunzător pe care l-ați creat în pasul 3. Pentru a face acest lucru, accesați meniul "Banking", apoi "Write Checks" (sau "Enter Bills" dacă plătiți o factură). Selectați contul de cheltuieli corespunzător și introduceți suma tranzacției. În coloana "Account" (Cont), selectați subcontul care corespunde restricției pentru care utilizați fondurile.
Urmând acești pași, puteți înregistra și urmări cu ușurință fondurile restricționate în Quickbooks.