Gestionarea unei afaceri necesită multă atenție la detalii, iar un domeniu care este adesea trecut cu vederea este cel al banilor mărunți. Petty cash este o sumă mică de bani care este păstrată la îndemână pentru a acoperi cheltuieli mici, cum ar fi consumabilele de birou sau nevoile de urgență. Deși poate părea un aspect minor al conducerii unei afaceri, este important să existe un protocol pentru gestionarea și urmărirea banilor mărunți.
Primul pas în stabilirea unui protocol pentru bani mărunți este determinarea cantității de numerar care trebuie păstrată la îndemână. Acest lucru va varia în funcție de mărimea și nevoile afacerii dumneavoastră. După ce ați stabilit suma, este important să păstrați banii într-o locație sigură, cum ar fi o cutie de valori sau un seif încuiat. Numai angajații desemnați ar trebui să aibă acces la banii mărunți și ar trebui să fie păstrați separat de alte fonduri.
Un alt aspect important al unui protocol de bani mărunți este păstrarea unor înregistrări exacte. De fiecare dată când se iau bani din casieria pentru mărunțișuri, acest lucru ar trebui să fie documentat într-un jurnal. Registrul ar trebui să includă data, suma, scopul și numele persoanei care a primit fondurile. Acest lucru va ajuta la prevenirea oricăror discrepanțe sau a utilizării abuzive a fondurilor.
De asemenea, este important să se stabilească linii directoare cu privire la modul în care pot fi utilizați banii mărunțiș. Angajații ar trebui să fie informați cu privire la ce cheltuieli pot fi acoperite din banii mărunțișului și ce cheltuieli necesită o cerere oficială de rambursare. Acest lucru va contribui la prevenirea oricăror neînțelegeri sau a utilizării necorespunzătoare a fondurilor.
În cele din urmă, este important să se revizuiască și să se reconcilieze în mod regulat registrele de bani mărunți. Acest lucru ar trebui să se facă în mod regulat, de exemplu săptămânal sau lunar, pentru a se asigura că soldul de bani mărunți corespunde sumei care ar trebui să fie disponibilă pe baza înregistrărilor. Acest lucru va ajuta la identificarea oricăror discrepanțe sau probleme legate de gestionarea numerarului pentru mărunțișuri.
În concluzie, existența unui protocol de gestionare a banilor mărunți este crucială pentru gestionarea cheltuielilor mici și pentru prevenirea oricărei utilizări abuzive a fondurilor. Prin stabilirea unor linii directoare pentru gestionarea și urmărirea numerarului mărunt, întreprinderile se pot asigura că finanțele lor sunt în ordine și că fondurile sunt utilizate în mod corespunzător.
Banii mărunțiș reprezintă o sumă mică de bani pe care o întreprindere o păstrează la îndemână pentru a acoperi cheltuieli minore, cum ar fi consumabilele de birou, taxele poștale și alte achiziții mici. Există două metode de gestionare a banilor mărunțiș:
1. Sistemul de avans: În această metodă, o sumă fixă de bani este pusă deoparte pentru mărunțișuri, iar suma este reaprovizionată periodic pentru a menține suma fixă. De exemplu, dacă o întreprindere pune deoparte 100 de dolari pentru mărunțișuri, fondul de mărunțișuri este realimentat atunci când acesta scade la 20 de dolari. Acest sistem ajută la urmărirea sumei de bani mărunți și previne gestionarea necorespunzătoare.
2. Sistemul de neimpozitare: În această metodă, nu se pune deoparte o sumă fixă de bani pentru fondul de mărunțișuri. În schimb, cheltuielile sunt rambursate pe măsură ce apar. Acest sistem este mai puțin structurat și poate fi mai predispus la erori și fraude. Cu toate acestea, permite o mai mare flexibilitate în gestionarea cheltuielilor.
Ambele metode necesită o gestionare și o monitorizare atentă pentru a se asigura că banii de mărunțiș sunt folosiți în mod corespunzător și că se păstrează înregistrări exacte. Este important să se stabilească politici și proceduri clare de gestionare a banilor mărunțiș pentru a se evita orice utilizare sau manipulare necorespunzătoare a fondurilor.
Cel mai bun control pentru banii mărunți este stabilirea unui fond de bani mărunți și numirea unui custode care să îl gestioneze. Custodele ar trebui să fie responsabil de întreținerea fondului de mărunțișuri, de înregistrarea tuturor tranzacțiilor și de reconcilierea fondului în mod regulat. Următoarele măsuri pot fi luate pentru a stabili un sistem eficient de control al banilor mărunțiș:
1. 1. Determinați suma de bani mărunțiș necesară: Estimați suma de numerar necesară pentru achiziții mici, cum ar fi rechizite de birou, taxe poștale și alte cheltuieli diverse.
2. Stabiliți un fond de bani mărunți: Retrageți suma de numerar necesară din contul bancar al companiei și păstrați-o într-un loc sigur.
3. Numiți un custode: Desemnați un angajat de încredere care să gestioneze fondul de mărunțișuri. Custodele ar trebui să fie responsabil pentru menținerea unei înregistrări exacte a tuturor tranzacțiilor.
4. Documentați toate tranzacțiile: Solicitați ca toate tranzacțiile cu bani mărunți să fie documentate cu chitanțe sau facturi. Custodele ar trebui să înregistreze tranzacția într-un registru de bani mărunți.
5. Reconcilierea fondului de bani mărunți: La sfârșitul fiecărei săptămâni sau luni, custodele ar trebui să reconcilieze fondul de mărunțișuri pentru a se asigura că soldul corespunde cu totalul tuturor încasărilor.
6. Revizuirea și auditarea fondului de bani mărunți: Examinați în mod regulat fondul de mărunțișuri pentru a vă asigura că toate tranzacțiile sunt documentate în mod corespunzător și că fondul este utilizat pentru cheltuieli profesionale legitime.
Prin punerea în aplicare a acestor măsuri, întreprinderile își pot controla în mod eficient fondul de mărunțișuri și pot reduce riscul de fraudă sau de utilizare abuzivă.
Fondul pentru mărunțișuri este o sumă mică de bani păstrată la îndemână de întreprinderi pentru a acoperi cheltuieli minore, cum ar fi consumabilele de birou, cheltuielile poștale și cheltuielile de călătorie. Suma permisă pentru bani mărunți variază în funcție de întreprindere și de nevoile acesteia. Nu există o limită fixă a sumei de bani mărunți care poate fi păstrată, dar, de obicei, este vorba de o sumă mică, care este alimentată în mod regulat.
Suma de bani mărunți variază de obicei între 50 și 500 de dolari, în funcție de mărimea întreprinderii și de frecvența cheltuielilor. Unele întreprinderi pot păstra o sumă mai mare de bani mărunți la îndemână dacă au cheltuieli mai frecvente sau mai mari.
Este important să se țină o evidență a tuturor tranzacțiilor cu bani mărunți, inclusiv data, suma, scopul și destinatarul fondurilor. Acest lucru ajută la asigurarea faptului că banii mărunțiș sunt utilizați în mod corespunzător și că nu există discrepanțe.
Pe scurt, suma permisă pentru mărunțișuri variază în funcție de nevoile afacerii, dar, de obicei, este o sumă mică, cuprinsă între 50 și 500 de dolari. Este important să se țină o evidență a tuturor tranzacțiilor cu bani mărunți pentru a se asigura că fondurile sunt utilizate în mod corespunzător.