Politica și procedurile de control intern reprezintă o parte esențială a oricărei operațiuni comerciale. Se referă la sistemele și procesele care asigură acuratețea și fiabilitatea raportărilor financiare, conformitatea cu legile și reglementările și protecția activelor împotriva furtului, fraudei și utilizării abuzive.
Implementarea controalelor interne ajută organizațiile să identifice și să atenueze riscurile, să prevină erorile și fraudele și să se asigure că procesele de afaceri sunt eficiente și eficace. În lipsa unor controale interne adecvate, companiile sunt expuse la diverse riscuri, inclusiv pierderi financiare, daune de reputație și răspunderi juridice.
Politicile și procedurile de control intern eficiente ar trebui să acopere toate aspectele operațiunilor de afaceri, inclusiv raportarea financiară, gestionarea numerarului, achizițiile, gestionarea stocurilor și resursele umane. Acestea ar trebui să includă orientări clare pentru alocarea responsabilităților, separarea sarcinilor și documentarea tranzacțiilor.
Una dintre componentele critice ale unei politici de control intern este stabilirea unui cod de conduită și de etică. Acesta stabilește standardele de comportament așteptate din partea angajaților și a conducerii, inclusiv conflictele de interese, cadourile și divertismentul, precum și alte preocupări etice. Codul de conduită ar trebui comunicat tuturor angajaților și ar trebui să fie revizuit și actualizat periodic.
Un alt aspect crucial al controalelor interne este monitorizarea și revizuirea operațiunilor comerciale. Auditurile și revizuirile interne periodice asigură respectarea politicilor și procedurilor, iar orice deficiențe sau puncte slabe sunt identificate și abordate cu promptitudine.
În concluzie, politica și procedurile de control intern sunt vitale pentru orice operațiune comercială. Acestea contribuie la protejarea împotriva riscurilor, la asigurarea conformității cu legile și reglementările și la îmbunătățirea eficienței și eficacității proceselor de afaceri. Companiile ar trebui să stabilească și să mențină un sistem solid de control intern care să acopere toate aspectele operațiunilor lor și să își revizuiască și să își actualizeze în mod regulat politicile și procedurile pentru a se adapta la schimbările mediului de afaceri.
Procedurile de control intern sunt metode și protocoale pe care o companie sau o organizație le implementează pentru a se asigura că operațiunile sale sunt eficiente, eficace și conforme cu legile și reglementările. Următoarele sunt cele șapte proceduri de control intern:
1. Separarea atribuțiilor: Această procedură de control asigură faptul că nicio persoană nu este responsabilă pentru îndeplinirea tuturor sarcinilor legate de un anumit proces. Separarea sarcinilor reduce riscul de fraudă, erori și alte nereguli.
2. Autorizare și aprobare: Procedurile de autorizare și aprobare asigură faptul că toate tranzacțiile sunt autorizate de către personalul corespunzător înainte de a fi executate. Această procedură de control asigură, de asemenea, că toate tranzacțiile sunt înregistrate în mod corect și complet.
3. Controale fizice: Controalele fizice includ securizarea activelor, restricționarea accesului la zonele sensibile și asigurarea faptului că documentele fizice sunt stocate și protejate în mod corespunzător. Controalele fizice contribuie la prevenirea furtului, pierderii sau deteriorării activelor.
4. Controale ale sistemului contabil: Controalele sistemului contabil asigură că toate tranzacțiile financiare sunt înregistrate în mod corect și complet. Această procedură de control include monitorizarea soldurilor conturilor, reconcilierea conturilor și asigurarea faptului că rapoartele financiare sunt corecte.
5. Controale IT: Controalele IT includ politici și proceduri care asigură confidențialitatea, integritatea și disponibilitatea informațiilor. Controalele IT includ firewall-uri, software antivirus, politici privind parolele și controale de acces.
6. Evaluările de performanță: Evaluările de performanță asigură faptul că angajații își îndeplinesc sarcinile în mod eficace și eficient. Examinările de performanță pot include evaluări periodice, rotații ale posturilor și formare.
7. Audituri interne: Auditurile interne sunt efectuate pentru a evalua eficacitatea controalelor interne, a identifica punctele slabe și a recomanda îmbunătățiri. Auditurile interne pot fi efectuate de auditori interni sau de auditori externi.
În concluzie, aceste șapte proceduri de control intern urmăresc să protejeze activele, să asigure acuratețea și fiabilitatea informațiilor financiare și să asigure conformitatea cu legile și reglementările.
Controalele interne reprezintă un set de proceduri și orientări implementate de o organizație pentru a se asigura că operațiunile sale sunt eficiente, eficace și conforme cu legile și reglementările relevante. În contextul finanțelor și al impozitelor, controalele interne sunt esențiale pentru a minimiza riscul de fraudă, erori și proastă gestiune financiară. Iată care sunt cele cinci controale interne cheie pe care întreprinderile ar trebui să le implementeze:
1. Separarea atribuțiilor: Acest control asigură faptul că nicio persoană nu deține controlul complet asupra unei tranzacții financiare de la început până la sfârșit. Implică împărțirea sarcinilor financiare între diferite persoane sau departamente pentru a împiedica o singură persoană să comită fraude sau să facă erori.
2. Controale de acces: Acest control asigură faptul că numai persoanele autorizate au acces la informațiile și sistemele financiare. Acesta include protecția prin parolă, niveluri de permisiune a utilizatorilor și restricții de acces fizic.
3. Documentare și păstrare a înregistrărilor: Acest control asigură că toate tranzacțiile financiare sunt documentate și înregistrate în mod corespunzător. Acesta include păstrarea unor înregistrări exacte ale tranzacțiilor financiare, chitanțelor, facturilor și a altor documente relevante.
4. Securitatea fizică: Acest control asigură faptul că activele fizice, cum ar fi numerarul, cecurile și documentele financiare importante, sunt securizate și protejate împotriva furtului, pierderii sau deteriorării.
5. Monitorizarea și auditul: Acest control presupune monitorizarea și auditarea periodică a tranzacțiilor, înregistrărilor și proceselor financiare pentru a detecta erori, fraude sau alte nereguli. Acesta include efectuarea de audituri interne periodice, reconcilierea înregistrărilor financiare și examinarea rapoartelor financiare pentru acuratețe și exhaustivitate.
Implementarea acestor controale interne poate ajuta întreprinderile să asigure acuratețea și integritatea operațiunilor lor financiare, să reducă la minimum riscul de fraudă și erori și să mențină conformitatea cu legile și reglementările relevante.