În calitate de proprietar de afacere sau persoană fizică care angajează contractori independenți sau liber-profesioniști, este important să înțelegeți rolul unui formular W-9. Un formular W-9 este un document care colectează numărul de identificare al contribuabilului (TIN) al persoanei sau entității pe care ați plătit-o pentru serviciile prestate. TIN poate fi fie un număr de securitate socială (SSN), fie un număr de identificare a angajatorului (EIN).
Dacă nu aveți un formular W-9 pentru o persoană pe care ați plătit-o, vă puteți confrunta cu anumite consecințe. În primul rând, vă poate fi dificil să raportați cu exactitate plățile efectuate în declarația de impozit. Atunci când vă depuneți impozitele, trebuie să raportați orice plăți efectuate către contractori independenți sau liber-profesioniști care depășesc 600 de dolari într-un an calendaristic. Fără un formular W-9, este posibil să nu aveți TIN-ul corect pentru a-l raporta în declarația de impozit, ceea ce ar putea declanșa un audit din partea Internal Revenue Service (IRS).
În al doilea rând, dacă nu aveți un formular W-9 pentru o persoană pe care ați plătit-o, este posibil să nu puteți declara plata ca fiind o cheltuială de afaceri în declarația dumneavoastră de impozit. Reglementările IRS vă cer să aveți documente care să dovedească faptul că plata a fost efectuată pentru o cheltuială de afaceri legitimă. Fără un formular W-9, este posibil să nu aveți documentația necesară pentru a vă susține cererea.
În plus, dacă nu aveți un formular W-9 pentru o persoană pe care ați plătit-o, este posibil să fiți supus reținerii de rezervă. Reținerea de rezervă este un impozit care este reținut automat de către plătitor și transmis la IRS. Rata reținerii de rezervă este în prezent de 24% din suma de plată. În cazul în care un plătitor este obligat să rețină reținerea de rezervă, dar nu face acest lucru, plătitorul poate fi răspunzător pentru impozit, plus penalități și dobânzi.
În concluzie, este important să obțineți un formular W-9 de la orice persoană pe care o plătiți pentru servicii prestate. Acest lucru vă va asigura că aveți numărul de identificare fiscală corect pe care să îl raportați în declarația de impozit, că puteți declara plata ca fiind o cheltuială de afaceri și că nu sunteți supus reținerii de rezervă. Dacă nu sunteți sigur dacă trebuie sau nu să obțineți un formular W-9, consultați un profesionist în domeniul fiscal sau un contabil.