Comenzile de achiziție sunt o parte esențială a oricărei afaceri care se ocupă cu achiziționarea de bunuri sau servicii de la furnizori. O comandă de achiziție este un document trimis de un cumpărător unui furnizor, în care se specifică bunurile sau serviciile comandate, cantitatea, prețul și condițiile de plată. Este un contract legal între cumpărător și furnizor și oferă o înregistrare a tranzacției care poate fi utilizată în scopuri contabile.
Atunci când o companie trebuie să achiziționeze bunuri sau servicii de la un furnizor, aceasta va crea mai întâi o comandă de achiziție. Acest document va include toate detaliile tranzacției, cum ar fi numele furnizorului, articolul sau serviciul achiziționat, cantitatea și prețul. Comanda de achiziție va include, de asemenea, orice condiții de plată sau de livrare care au fost convenite între cumpărător și furnizor.
După ce a fost creată, comanda de cumpărare este trimisă furnizorului. Furnizorul va analiza apoi comanda de cumpărare pentru a se asigura că toate detaliile sunt corecte și că este în măsură să onoreze comanda. În cazul în care există probleme legate de comandă, furnizorul va contacta cumpărătorul pentru a le discuta și a ajunge la o soluție.
Odată ce furnizorul a acceptat comanda de cumpărare, va începe să pregătească bunurile sau serviciile pentru livrare. Apoi va trimite o factură cumpărătorului, care va include detaliile comenzii de cumpărare și suma datorată. Cumpărătorul îi va plăti apoi furnizorului în conformitate cu termenii de plată conveniți.
În concluzie, comenzile de achiziție sunt o parte esențială a oricărei afaceri care se ocupă cu achiziționarea de bunuri sau servicii de la furnizori. Ele oferă o înregistrare a tranzacției care poate fi utilizată în scopuri contabile și asigură faptul că atât cumpărătorul, cât și furnizorul sunt pe aceeași lungime de undă atunci când vine vorba de detaliile tranzacției. Prin utilizarea comenzilor de achiziție, întreprinderile își pot simplifica procesele de achiziție și se pot asigura că primesc bunurile sau serviciile de care au nevoie la prețul corect și la timp.
Atunci când o întreprindere primește o comandă de achiziție, aceasta declanșează, de obicei, o serie de activități contabile și de evidență contabilă. O comandă de achiziție este un document care prezintă detaliile unei tranzacții de achiziție, inclusiv articolele sau serviciile care sunt achiziționate, cantitatea, prețul și data de livrare.
Primul pas în procesarea unei comenzi de achiziție este de a verifica dacă aceasta este autentică și exactă. Acest lucru implică confirmarea faptului că ordinul de cumpărare corespunde termenilor și condițiilor din orice contract sau acord existent între cumpărător și vânzător și că prețurile și cantitățile sunt corecte.
După ce comanda de achiziție a fost verificată, întreprinderea va crea, de obicei, o intrare în conturile de furnizori pentru a înregistra obligația de a plăti pentru bunurile sau serviciile comandate. Aceasta implică debitarea contului de datorii și creditarea contului de inventar sau de cheltuieli, în funcție de natura achiziției.
Atunci când bunurile sau serviciile sunt recepționate, întreprinderea va compara, de obicei, comanda de achiziție cu factura corespunzătoare și cu buletinul de ambalare și va verifica dacă bunurile sau serviciile au fost recepționate conform așteptărilor. Dacă totul este în ordine, întreprinderea va procesa apoi plata prin emiterea unui cec sau prin inițierea unui transfer electronic de fonduri.
Pe tot parcursul procesului, întreprinderea va păstra înregistrări detaliate ale tuturor comenzilor de achiziție, facturilor și plăților în scopuri contabile și de evidență. Aceste informații sunt utilizate pentru a urmări cheltuielile, a gestiona nivelul stocurilor și a pregăti situațiile financiare și declarațiile fiscale.
Pentru a fi plătit prin intermediul comenzilor de achiziție, va trebui mai întâi să primiți o comandă de achiziție de la clientul dvs. care prezintă detaliile comenzii, inclusiv produsele sau serviciile care sunt achiziționate, prețul convenit și orice alte informații relevante. Apoi, va trebui să îndepliniți comanda, livrând produsele sau serviciile așa cum s-a convenit în comanda de cumpărare.
După ce comanda a fost onorată, va trebui să creați o factură pe baza comenzii de cumpărare și să o trimiteți clientului dumneavoastră. Factura ar trebui să includă aceleași detalii ca și în cazul comenzii de cumpărare, precum și orice informații suplimentare necesare pentru plată, cum ar fi condițiile dumneavoastră de plată și informațiile privind contul bancar.
Clientul dvs. va revizui apoi factura și, presupunând că totul este în ordine, vă va emite plata pe baza termenilor conveniți. Acest lucru poate implica trimiterea unui cec sau efectuarea unei plăți electronice.
Este important să țineți o evidență exactă a tuturor comenzilor de achiziție și facturilor, precum și a tuturor plăților primite, pentru a vă asigura că vă urmăriți în mod corespunzător veniturile și cheltuielile în scopuri fiscale și contabile.
O comandă de achiziție este un document pe care un cumpărător îl trimite unui furnizor prin care solicită bunuri sau servicii. Este, în esență, un contract între cumpărător și furnizor care subliniază detaliile tranzacției, cum ar fi cantitatea și prețul bunurilor sau serviciilor achiziționate, data de livrare preconizată și condițiile de plată.
De exemplu, dacă o întreprindere trebuie să achiziționeze consumabile de birou de la un furnizor, va crea o comandă de achiziție care include articolele specifice, cum ar fi stilouri, hârtie și capsatoare, precum și cantitatea necesară din fiecare articol. Comanda de achiziție ar include, de asemenea, prețul convenit pentru fiecare articol, data livrării și condițiile de plată, cum ar fi 30 net.
Odată ce furnizorul primește comanda de achiziție, acesta o va analiza pentru a se asigura că poate îndeplini comanda așa cum a fost solicitată. Dacă totul pare în regulă, furnizorul va trimite apoi o factură cumpărătorului, care este un document separat care solicită plata pentru bunurile sau serviciile furnizate.
Pe scurt, o comandă de achiziție este un document care prezintă detaliile unei tranzacții între un cumpărător și un furnizor, inclusiv bunurile sau serviciile care sunt achiziționate, cantitatea și prețul fiecărui articol, data de livrare și condițiile de plată.