Urmărirea chitanțelor poate fi o sarcină plictisitoare, dar este important să le păstrați organizate pentru a evita orice probleme potențiale cu Internal Revenue Service (IRS). În timp ce majoritatea contribuabililor se tem de gândul unui audit IRS, ținerea evidenței chitanțelor poate face ca procesul să fie mult mai ușor în cazul în care apare unul. Iată câteva linii directoare de urmat atunci când vine vorba de păstrarea chitanțelor organizate în scopuri fiscale.
În primul rând, este important să înțelegeți ce chitanțe cere IRS. IRS solicită chitanțe pentru orice cheltuieli mai mari de 75 de dolari, inclusiv pentru orice cheltuieli de călătorie, divertisment sau cadouri. Chitanțele trebuie să indice data, suma și scopul comercial al cheltuielii. Este important să păstrați chitanțe pentru orice cheltuială care ar putea fi considerată o deducere în declarația dumneavoastră de impozit.
În continuare, este important să vă păstrați chitanțele organizate. Un mod simplu de a face acest lucru este să păstrați un dosar sau un liant desemnat pentru toate chitanțele. Organizați-le în funcție de lună sau de categorie, cum ar fi călătorii sau consumabile de birou. În acest fel, dacă Fiscul solicită chitanțe specifice, le puteți localiza cu ușurință și puteți evita un potențial audit.
În plus, este important să păstrați copii electronice ale chitanțelor. Multe chitanțe sunt acum furnizate prin e-mail sau pot fi scanate și salvate în format electronic. Asigurați-vă că salvați aceste chitanțe într-o locație sigură, cum ar fi un sistem de stocare în cloud sau un hard disk extern. În acest fel, în cazul în care chitanțele fizice sunt pierdute sau deteriorate, copiile electronice pot fi folosite ca o copie de rezervă.
În cele din urmă, este important să păstrați chitanțele timp de cel puțin trei ani. Fiscul are la dispoziție până la trei ani pentru a verifica o declarație de impozit și, în cazul în care se solicită deduceri, poate solicita chitanțe ca dovadă. Se recomandă să păstrați chitanțele timp de până la șapte ani dacă declarația fiscală include deduceri pentru datorii neplătite sau pierderi din titluri fără valoare.
În concluzie, urmărirea chitanțelor poate părea o sarcină descurajantă, dar este important să le păstrați organizate pentru a evita orice potențiale probleme cu IRS. Înțelegând ce chitanțe sunt necesare, păstrându-le organizate, salvând copii electronice și păstrând chitanțele timp de cel puțin trei ani, contribuabilii pot evita un audit al IRS și se pot asigura că declarațiile lor fiscale sunt corecte.
IRS solicită contribuabililor să păstreze înregistrări exacte și complete pentru a susține orice afirmație din declarațiile fiscale. Chitanțele sunt un tip de înregistrare care poate fi folosit pentru a documenta diverse tipuri de cheltuieli, cum ar fi cheltuielile de afaceri, contribuțiile caritabile și cheltuielile medicale. Cerința specifică pentru chitanțe variază în funcție de tipul și valoarea cheltuielilor. De exemplu, pentru cheltuielile mai mici de 75 de dolari, este posibil să nu fie necesară o chitanță sau altă documentație (de exemplu, extrasul de cont al cardului de credit), dar contribuabilul trebuie totuși să aibă un anumit tip de înregistrare pentru a justifica cheltuiala. Pentru cheltuielile de peste 75 de dolari, IRS solicită, în general, o chitanță sau altă documentație scrisă care să includă data, suma și natura cheltuielii. În plus, pentru anumite tipuri de cheltuieli, cum ar fi cheltuielile de călătorie și de divertisment, poate fi necesară o documentație mai detaliată (de exemplu, un jurnal cu scopul afacerii, participanții și locația). Este important ca contribuabilii să păstreze înregistrări exacte și complete, inclusiv chitanțe, pentru a asigura conformitatea cu reglementările IRS și pentru a minimiza riscul unui audit sau al altor probleme legate de impozite.
În general, există mai multe tipuri de chitanțe de care ați putea avea nevoie în timpul unui audit, în funcție de domeniul de aplicare și de natura auditului. Mai jos sunt câteva exemple de chitanțe care pot fi necesare:
1. Chitanțe de vânzare: Acestea sunt chitanțe care documentează tranzacțiile dvs. de vânzare, inclusiv data, numele clientului și valoarea vânzării. Ele sunt importante pentru a vă verifica veniturile și pentru a vă asigura că toate vânzările sunt înregistrate în mod corespunzător.
2. Chitanțe de cheltuieli: Acestea sunt chitanțe care documentează cheltuielile dvs. de afaceri, cum ar fi chitanțele pentru consumabile de birou, cheltuieli de călătorie sau achiziții de echipamente. Acestea vă ajută să verificați cheltuielile și să vă asigurați că solicitați deduceri legitime.
3. Extrase de cont bancar: Aceste documente arată tranzacțiile care au avut loc în contul (conturile) bancar(e) al(e) dvs. de afaceri, inclusiv depunerile, retragerile și alte tranzacții. Ele sunt importante pentru verificarea soldurilor de numerar și pentru reconcilierea conturilor dvs.
4. Facturi: Acestea sunt documente care detaliază produsele sau serviciile pe care le-ați furnizat clienților, împreună cu prețurile și condițiile de plată corespunzătoare. Ele vă ajută să verificați veniturile și să vă asigurați că toate facturile sunt înregistrate în mod corespunzător.
5. Registrele de salarizare: Aceste documente arată sumele plătite angajaților dvs., inclusiv salariile, plățile și beneficiile acestora. Ele sunt importante pentru a verifica cheltuielile de salarizare și pentru a vă asigura că sunteți în conformitate cu legile și reglementările privind munca.
6. Declarații fiscale: Acestea sunt documentele oficiale pe care le depuneți la guvern pentru a vă raporta veniturile, cheltuielile și impozitele datorate. Acestea sunt importante pentru a vă verifica conformitatea fiscală și pentru a vă asigura că ați raportat corect toate veniturile și deducerile.
În general, chitanțele necesare pentru un audit vor depinde de cerințele specifice ale auditului și de tipul de afacere care face obiectul auditului. Este important să păstrați înregistrări exacte și detaliate ale tuturor tranzacțiilor de afaceri pentru a vă asigura că sunteți pregătit pentru orice audit care ar putea apărea.
O chitanță este un document care indică o tranzacție între un cumpărător și un vânzător. Din punct de vedere legal, o chitanță trebuie să conțină următoarele informații:
1. Data tranzacției: Data tranzacției trebuie să fie menționată pe chitanță.
2. Numele și adresa vânzătorului: Numele și adresa vânzătorului, împreună cu datele de contact, trebuie să fie menționate pe chitanță.
3. Descrierea bunurilor sau serviciilor: Chitanța trebuie să conțină o descriere detaliată a bunurilor sau serviciilor achiziționate.
4. Cantitatea și prețul bunurilor sau serviciilor: Cantitatea de bunuri sau servicii achiziționate și prețul unitar ar trebui să fie menționate pe chitanță.
5. Suma totală plătită: Suma totală plătită de cumpărător ar trebui să fie indicată în mod clar pe chitanță.
6. Metoda de plată: Metoda de plată (numerar, card de credit, card de debit etc.) utilizată de cumpărător ar trebui să fie menționată pe chitanță.
7. Informații privind TVA sau taxa pe vânzări: Informațiile privind TVA sau taxa pe vânzări ar trebui să fie menționate pe chitanță, inclusiv rata TVA sau taxa pe vânzări.
8. Semnătura vânzătorului: Vânzătorul ar trebui să semneze chitanța ca dovadă a tranzacției.
9. Numărul de serie sau numărul chitanței: Fiecărei chitanțe ar trebui să i se atribuie un număr de serie sau un număr de chitanță unic, în scopul păstrării evidenței.
Este esențial să se asigure că toate informațiile de mai sus sunt prezente pe o chitanță pentru a îndeplini cerințele legale și pentru a evita orice dispute sau probleme în viitor.