În calitate de proprietar sau manager de afaceri, veți primi în mod inevitabil oferte de la vânzători și furnizori pentru produsele și serviciile de care aveți nevoie. În timp ce unele dintre aceste propuneri pot satisface cerințele dumneavoastră, altele s-ar putea să nu fie la înălțime. În astfel de cazuri, este important să răspundeți la propunere cu o scrisoare de respingere a ofertei. Acesta este un mod profesionist de a refuza oferta și de a menține o relație bună cu vânzătorul sau furnizorul pentru viitoarele oportunități de afaceri.
1. Începeți cu un ton pozitiv: Chiar dacă propunerea nu este ceea ce căutați, este important să recunoașteți efortul depus de către vânzător sau furnizor. Mulțumiți-le pentru că și-au făcut timp să trimită propunerea și exprimați-vă aprecierea pentru interesul lor față de afacerea dvs.
2. Explicați motivul respingerii: Fiți specific și sincer cu privire la motivul pentru care refuzați propunerea. Dacă propunerea nu a îndeplinit cerințele dumneavoastră, precizați clar ce a lipsit. Totuși, fiți politicos și evitați să folosiți un limbaj dur sau să faceți atacuri personale.
3. Oferiți feedback constructiv: Dacă este posibil, oferiți un feedback care poate ajuta vânzătorul sau furnizorul să își îmbunătățească propunerile în viitor. Acest lucru poate fi util pentru ca aceștia să înțeleagă de ce propunerea lor nu a fost acceptată și cum își pot îmbunătăți oferta de servicii.
4. Lăsați ușa deschisă pentru oportunități viitoare: Deși este posibil să nu fiți interesat de propunerea curentă, este important să păstrați deschisă relația cu vânzătorul sau furnizorul pentru oportunități viitoare. Încheiați scrisoarea exprimându-vă interesul de a lucra cu ei în viitor și mulțumindu-le pentru sprijinul lor continuu.
Stimate [numele vânzătorului/furnizorului],
Vă mulțumim că ați trimis propunerea dvs. pentru [produs/serviciu] pentru afacerea noastră. Apreciem timpul și efortul pe care l-ați depus pentru crearea propunerii și apreciem interesul dvs. față de compania noastră.
După o analiză atentă, am decis să nu vă acceptăm propunerea în acest moment. Deși am fost impresionați de unele aspecte ale propunerii, aceasta nu a îndeplinit toate cerințele noastre pentru [produs/serviciu].
Apreciem interesul dvs. de a lucra cu întreprinderea noastră și am dori să vă oferim un feedback constructiv care vă poate ajuta să vă îmbunătățiți propunerile în viitor. [Furnizați aici un feedback specific].
Sperăm că acest feedback vă va fi de folos în viitoarele oportunități de afaceri. Deși nu suntem în măsură să acceptăm această propunere, suntem interesați să lucrăm cu dvs. în viitor. Vom ține cont de compania dvs. pentru proiecte viitoare care ar putea fi mai potrivite pentru produsele/serviciile dvs.
Cu sinceritate,
În concluzie, redactarea unei scrisori de respingere a unei oferte necesită tact, profesionalism și onestitate. Urmând sfaturile de mai sus, puteți refuza o propunere în mod politicos, menținând în același timp o relație pozitivă cu vânzătorul sau furnizorul pentru viitoare oportunități de afaceri.