Una dintre cheile pentru a administra o afacere de succes este să te asiguri că răspunzi prompt la mesajele telefonice lăsate de clienți, clienți sau alți asociați de afaceri. Răspunderea promptă a apelurilor telefonice nu este doar o dovadă de curtoazie, ci contribuie și la consolidarea încrederii și credibilității față de clienții dumneavoastră. Iată câteva sfaturi despre cum să răspundeți la mesajele telefonice de afaceri:
Atunci când ai mai multe mesaje vocale de returnat, este important să-ți prioritizezi apelurile. Începeți cu cele mai urgente apeluri și coborâți pe listă. Dacă un client a lăsat un mesaj vocal în care indică faptul că are o problemă urgentă care trebuie rezolvată, asigurați-vă că îi returnați apelul cât mai curând posibil.
Atunci când returnați apelurile telefonice, este important să fiți profesionist. Începeți prin a vă prezenta pe dvs. și afacerea dvs. și apoi întrebați cum îl puteți ajuta pe apelant. Ascultați cu atenție preocupările lor și asigurați-vă că le abordați pe fiecare dintre ele în timp util și într-un mod profesionist.
Atunci când lăsați un mesaj pentru un client, asigurați-vă că sunteți concis și la obiect. Furnizați-i informațiile pe care trebuie să le știe și anunțați-i că sunteți disponibil pentru a răspunde la orice alte întrebări pe care le-ar putea avea. Evitați să lăsați mesaje lungi, care ar putea să vă încurce sau să vă frustreze clienții.
După ce ați răspuns la un mesaj telefonic, asigurați-vă că urmăriți cu clientul dvs. pentru a vă asigura că nevoile sale au fost satisfăcute. Acest lucru poate fi la fel de simplu ca și trimiterea unui e-mail sau un apel rapid pentru a verifica. Urmărirea cu clienții dvs. arată că vă angajați să oferiți servicii excelente clienților și poate contribui la construirea unei relații de lungă durată cu aceștia.
În concluzie, răspunsurile prompte și profesioniste la mesajele telefonice de afaceri pot contribui în mare măsură la construirea încrederii și credibilității cu clienții dumneavoastră. Prin prioritizarea apelurilor, prin profesionalism și concisitate și prin urmărirea clienților, vă puteți asigura că furnizați servicii excelente pentru clienți care vă vor ajuta afacerea să prospere.
Returul unui apel pe mesageria vocală este un proces simplu care poate fi realizat în câțiva pași. Iată cum să o faceți:
1. Ascultați cu atenție mesajul lăsat de apelant în mesageria vocală și notați toate detaliile importante, cum ar fi numele apelantului, numărul de telefon și motivul apelului.
2. După ce ați notat detaliile, găsiți un loc liniștit și privat pentru a efectua apelul de răspuns, astfel încât să puteți acorda toată atenția apelantului.
3. Formați numărul de telefon al apelantului și așteptați ca acesta să răspundă. Dacă nu răspunde, lăsați un mesaj scurt în care să indicați că îi returnați apelul și furnizați numele și numărul dvs. de telefon.
4. Când persoana care a sunat răspunde, prezentați-vă și anunțați-o că îi returnați apelul. Dacă aveți întrebări sau dacă aveți nevoie de clarificări cu privire la mesajul lor, întrebați-i înainte de a continua conversația.
5. Abordați motivul apelului lor și oferiți orice informație sau asistență necesară. Dacă nu sunteți în măsură să răspundeți pe deplin la nevoile sau preocupările lor, anunțați-i că veți continua cu ei mai târziu.
6. Încheiați apelul mulțumind persoanei care a sunat pentru că v-a contactat și exprimându-vă dorința de a o ajuta în viitor.
7. În cele din urmă, notați apelul în registrele sau în calendarul dumneavoastră, astfel încât să puteți continua cu persoana care a sunat, dacă este necesar.
Returul unui apel pe telefonul de la birou este un proces simplu. Iată care sunt pașii pe care îi puteți urma pentru a returna un apel:
1. Ridicați telefonul: Începeți prin a ridica telefonul și a asculta un ton de apelare.
2. Formați numărul: Odată ce ați auzit tonul de apelare, formați numărul pe care doriți să îl sunați înapoi. Asigurați-vă că includeți orice coduri de zonă sau extensii necesare.
3. Așteptați ca cealaltă persoană să răspundă: După ce ați format numărul, va trebui să așteptați ca cealaltă persoană să răspundă. Dacă aceasta nu răspunde, puteți lăsa un mesaj sau puteți încerca din nou mai târziu.
4. Prezentați-vă: Când răspunde cealaltă persoană, prezentați-vă și anunțați-o că îi returnați apelul.
5. Pregătiți-vă mesajul: Dacă apelul se referă la o anumită chestiune sau problemă, asigurați-vă că aveți pregătit mesajul dumneavoastră. Fiți clar și concis în comunicarea dumneavoastră.
6. Încheiați apelul: După ce ați terminat conversația, încheiați apelul spunându-vă la revedere și închizând telefonul.
Urmând acești pași, puteți returna cu ușurință un apel de pe telefonul de la birou și puteți asigura o comunicare clară cu interlocutorul.
Atunci când returnați un apel de afaceri, este important să fiți profesionist și politicos. Începeți prin a vă identifica pe dvs. și compania dvs., mai ales dacă nu ați mai vorbit niciodată cu persoana respectivă. De exemplu, ați putea spune "Bună ziua, sunt [Numele dvs.] de la [Compania dvs.]".
În continuare, recunoașteți scopul apelului și motivul pentru care îl returnați. De exemplu, ați putea spune: "Vă sun din nou în legătură cu propunerea pe care ne-ați trimis-o la începutul acestei săptămâni". Acest lucru ajută interlocutorul să înțeleagă motivul pentru care sunați și dă tonul conversației.
Dacă persoana a lăsat un mesaj, puteți, de asemenea, să confirmați acest lucru în răspunsul dumneavoastră. De exemplu, "Vă mulțumesc că ați lăsat un mesaj și îmi cer scuze pentru întârzierea răspunsului meu."
În cele din urmă, asigurați-vă că încheiați apelul într-o notă pozitivă, cum ar fi mulțumind persoanei pentru timpul acordat sau exprimându-vă interesul de a lucra cu ea. De exemplu, "Vă mulțumim că ați apelat la noi. Apreciem interesul dvs. pentru serviciile noastre și așteptăm cu nerăbdare să discutăm mai departe cu dvs.".