Fiecare afacere are un fond de rulment, care este o sumă mică de bani păstrată la îndemână pentru a face schimb sau pentru a plăti cheltuieli mici. Gestionarea unui fond de rulment poate fi o sarcină dificilă, deoarece necesită un echilibru între nevoia de a avea bani la îndemână și nevoia de a vă păstra banii în siguranță. Iată câteva sfaturi despre cum să vă gestionați eficient fondul de numerar.
Valoarea fondului de rulment de care aveți nevoie va depinde de mărimea și tipul afacerii dvs. Un mic magazin de vânzare cu amănuntul poate avea nevoie doar de câteva sute de dolari, în timp ce o afacere mai mare poate avea nevoie de câteva mii. Determinați suma de cash float de care aveți nevoie estimând vânzările și cheltuielile zilnice și adăugând o sumă suplimentară pentru a acoperi costurile neprevăzute.
Asigurați-vă că aveți un sistem de urmărire a flotantului de numerar. Acest lucru ar putea implica utilizarea unei casete de bani, a unei case de marcat sau a unei alte metode de depozitare sigură. Păstrați o evidență a fiecărei tranzacții care implică fondul de numerar, inclusiv a sumei care a fost scoasă și în ce scop. Acest lucru vă va ajuta să țineți evidența fluxului de numerar și să evitați orice discrepanțe.
Păstrarea în siguranță a flotantului de numerar este esențială pentru a preveni furtul sau pierderea acestuia. Asigurați-vă că flotantul dvs. de numerar este păstrat într-un loc sigur, cum ar fi un seif sau un sertar de numerar încuiat. Numai angajații autorizați ar trebui să aibă acces la cash float, iar aceștia ar trebui să fie obligați să semneze la intrare și la ieșire atunci când iau sau returnează numerar. Verificați în mod regulat flotantul de numerar pentru a vă asigura că suma este corectă și că nu există discrepanțe.
Asigurați-vă că reaprovizionați în mod regulat fondul de numerar pentru a vă asigura că aveți întotdeauna suficient numerar la îndemână. Acest lucru ar putea implica efectuarea unui drum la bancă pentru a retrage numerar sau transferul de fonduri dintr-un alt cont. Țineți evidența soldului de cash float și reaprovizionați-l înainte ca acesta să fie prea mic.
În concluzie, gestionarea unui cash float necesită o planificare atentă și atenție la detalii. Prin determinarea cantității adecvate de cash float, prin stabilirea unui sistem de urmărire a acestuia, prin păstrarea lui în siguranță și prin reaprovizionarea lui în mod regulat, vă puteți asigura că cash float-ul dumneavoastră este întotdeauna echilibrat și gata de utilizare.
Procedurile de cash float sunt setul de protocoale și linii directoare pe care o organizație le stabilește pentru a gestiona cash float, care este o cantitate mică de numerar care este păstrată la îndemână pentru tranzacții mici sau urgențe. În mod normal, fondul de numerar este gestionat de un angajat desemnat și reprezintă o parte esențială a gestionării zilnice a numerarului.
Procedurile de gestionare a fondului de rulment implică de obicei următoarele etape:
1. Stabilirea sumei de cash float necesară pentru operațiunile zilnice pe baza naturii afacerii și a volumului de tranzacții.
2. Identificarea angajatului desemnat care va fi responsabil cu gestionarea fondului de numerar și asigurarea faptului că acesta este instruit în procedurile de gestionare a numerarului.
3. Stabilirea unui loc sigur pentru depozitarea fondului de numerar, cum ar fi un seif sau un sertar de numerar, și asigurarea faptului că numai angajații autorizați au acces la acesta.
4. Înregistrarea tuturor tranzacțiilor care implică fondul de numerar, inclusiv orice depuneri sau retrageri, și păstrarea unor înregistrări exacte ale soldului.
5. Reconcilierea fondului de numerar la sfârșitul fiecărei zile sau ture pentru a se asigura că acesta este în echilibru cu tranzacțiile înregistrate.
6. Raportarea imediată către conducere a oricăror discrepanțe sau probleme legate de fluxul de numerar.
În general, procedurile de gestionare a fondurilor de numerar reprezintă o parte esențială a gestionării angajaților și a asigurării unei manipulări sigure și precise a numerarului la locul de muncă. Prin stabilirea unor linii directoare clare și oferirea de instruire angajaților, organizațiile pot minimiza riscul de erori sau fraude și pot menține practici eficiente de gestionare a numerarului.
Valoarea fondului de rulment pe care o afacere ar trebui să o aibă la îndemână depinde de diverși factori, cum ar fi dimensiunea afacerii, tipul de afacere și frecvența tranzacțiilor cu numerar. Fondul de rulment este suma de bani pe care o întreprindere o are la îndemână pentru a acoperi cheltuielile zilnice, cum ar fi restul pentru clienți, plata facturilor și efectuarea de mici achiziții.
Pentru a determina valoarea adecvată a fondului de rulment pentru afacerea dumneavoastră, trebuie să luați în considerare media zilnică a tranzacțiilor în numerar și frecvența depozitelor de numerar. În general, o întreprindere mică poate avea nevoie de un fond de rulment de 200-500 de dolari, în timp ce o întreprindere mai mare poate avea nevoie de un fond de rulment de 1000-5000 de dolari.
Este important să vă asigurați că valoarea fondului de rulment este suficientă pentru a acoperi cheltuielile zilnice, dar nu prea mare încât să devină un risc de securitate. În plus, este esențial să se țină o evidență precisă a tuturor tranzacțiilor cu numerar și să existe un sistem de reconciliere a numerarului la sfârșitul fiecărei zile pentru a evita discrepanțele și eventualele pierderi.
Gestionarea discrepanțelor de numerar este un aspect important al gestionării angajaților, în special a celor care manipulează tranzacții în numerar în mod regulat. Pentru a gestiona eficient discrepanțele de numerar, se pot lua următoarele măsuri:
1. Stabiliți proceduri clare de manipulare a numerarului: Ar trebui să se stabilească proceduri clare de manipulare a numerarului și să fie comunicate tuturor angajaților care manipulează numerar. Aceste proceduri ar trebui să includă modul în care este numărat numerarul, cine este responsabil pentru numărarea acestuia, cum este depozitat și cum sunt raportate și rezolvate discrepanțele.
2. Monitorizați tranzacțiile cu numerar: Monitorizarea regulată a tranzacțiilor cu numerar este necesară pentru a identifica orice discrepanțe. Acest lucru poate fi realizat prin verificări prin sondaj ale sertarelor de numerar, prin examinarea jurnalelor de tranzacții sau prin utilizarea unui software pentru a urmări tranzacțiile cu numerar.
3. Investigarea discrepanțelor: Atunci când se identifică o discrepanță de numerar, este important să o investigați cu promptitudine. Acest lucru poate implica revizuirea imaginilor de supraveghere, discuții cu angajații implicați în tranzacție sau revizuirea jurnalelor de tranzacții.
4. Luați măsuri corective: Odată ce cauza discrepanței a fost identificată, trebuie luate măsuri corective. Aceasta poate implica recalificarea angajaților cu privire la procedurile de manipulare a numerarului, punerea în aplicare a unor controale suplimentare pentru a preveni discrepanțele viitoare sau luarea de măsuri disciplinare, dacă este necesar.
5. 5. Urmărire: Este important să se urmărească orice acțiune corectivă întreprinsă pentru a se asigura că aceasta este eficientă în prevenirea viitoarelor discrepanțe de numerar. Acest lucru poate implica monitorizarea continuă a tranzacțiilor cu numerar sau efectuarea de audituri periodice ale procedurilor de manipulare a numerarului.
În general, gestionarea eficientă a discrepanțelor de numerar necesită proceduri clare, monitorizare regulată, investigare promptă și măsuri corective adecvate. Urmând acești pași, angajatorii pot contribui la minimizarea riscului de discrepanțe de numerar și pot asigura integritatea proceselor de gestionare a numerarului.