Întreținerea activelor și a echipamentelor este un lucru obișnuit pentru orice afacere. Întreținerea și reparațiile sunt necesare pentru a se asigura că proprietatea companiei funcționează eficient și eficace. Cu toate acestea, atunci când vine vorba de contabilizarea reparațiilor și a întreținerii, poate fi puțin complicat să navighezi în liniile directoare ale principiilor contabile general acceptate (GAAP). În acest articol, vom explora metodele adecvate de contabilizare a reparațiilor și întreținerii în conformitate cu GAAP.
În primul rând, este important să se facă distincția între reparații și întreținere. Reparațiile sunt considerate cheltuieli unice care sunt necesare pentru a readuce un activ la starea sa inițială. Pe de altă parte, întreținerea este o cheltuială continuă care este necesară pentru a menține un activ în stare bună de funcționare. În conformitate cu GAAP, reparațiile sunt, în general, înregistrate la cheltuieli în perioada în care au loc, în timp ce cheltuielile de întreținere sunt repartizate pe durata de viață utilă a activului.
Atunci când vine vorba de a determina dacă o cheltuială este o cheltuială de reparație sau de întreținere, există câțiva factori care trebuie luați în considerare. Unul dintre factori este natura cheltuielii. Dacă cheltuiala este necesară pentru a readuce un activ la starea sa inițială, cel mai probabil este o cheltuială de reparație. În cazul în care cheltuiala este necesară pentru a menține un activ în stare bună de funcționare, este cel mai probabil o cheltuială de întreținere.
Un alt factor care trebuie luat în considerare este costul cheltuielii. În cazul în care costul cheltuielilor este semnificativ și prelungește durata de viață utilă a activului, acestea pot fi capitalizate și amortizate pe durata de viață utilă a activului. Cu toate acestea, în cazul în care costul cheltuielilor nu este semnificativ, acestea pot fi trecute pe cheltuieli în perioada în care au loc.
Este important, de asemenea, să se ia în considerare frecvența cheltuielilor. Dacă cheltuiala apare o singură dată, cel mai probabil este o cheltuială de reparație. Dacă cheltuiala este o cheltuială recurentă care este necesară pentru a menține un activ în stare bună de funcționare, cel mai probabil este o cheltuială de întreținere.
Pe scurt, contabilizarea corectă a reparațiilor și întreținerii în conformitate cu GAAP depinde de natura, costul și frecvența cheltuielilor. Reparațiile sunt, în general, înregistrate la cheltuieli în perioada în care au loc, în timp ce cheltuielile de întreținere sunt repartizate pe durata de viață utilă a activului. Prin contabilizarea corectă a reparațiilor și a întreținerii, întreprinderile se pot asigura că situațiile financiare reflectă cu exactitate starea activelor și echipamentelor lor.
Înregistrarea în jurnal a tranzacțiilor de reparații și întreținere va depinde de natura specifică a tranzacției. În general, cheltuielile de reparații și întreținere sunt considerate cheltuieli de exploatare și sunt înregistrate în contul de profit și pierdere. Înregistrarea în jurnal a cheltuielilor de reparații și întreținere implică, de obicei, debitarea contului de cheltuieli de reparații și întreținere și creditarea fie a numerarului, fie a conturilor de furnizori, în funcție de faptul dacă cheltuiala a fost plătită în numerar sau pe credit.
De exemplu, dacă o companie a plătit 500 de dolari pentru reparații și întreținere la echipamentul de birou și a achitat-o în numerar, înregistrarea în jurnal ar fi următoarea: Pe de altă parte, în cazul în care societatea a plătit reparațiile și întreținerea pe credit, înregistrarea în jurnal ar fi următoarea:
Debit contul de cheltuieli de reparații și întreținere 500 $
Credit contul de numerar 500 $
Pe de altă parte, în cazul în care societatea a plătit reparațiile și întreținerea pe credit, înregistrarea în jurnal ar fi următoarea: Pe de altă parte, dacă societatea a plătit reparațiile și întreținerea în contul de reparații și întreținere, atunci ar fi trebuit să se înregistreze:
Debit contul de cheltuieli de reparații și întreținere 500 $
Credit contul de datorii 500 $
Este important de reținut că cheltuielile de reparații și întreținere sunt, de obicei, cheltuieli recurente și ar trebui înregistrate în mod regulat pentru a asigura o raportare financiară corectă.
Costurile ordinare de reparații și întreținere sunt de obicei înregistrate ca cheltuieli în contabilitate și în contabilitate. Aceasta înseamnă că ele sunt înregistrate ca o cheltuială în contul de profit și pierdere pentru perioada în care au loc.
Motivul este acela că reparațiile și întreținerea sunt considerate a fi cheltuieli necesare pentru a menține afacerea în funcțiune, dar nu adaugă valoare afacerii în timp. De asemenea, acestea sunt, de obicei, cheltuieli mici care apar frecvent, ceea ce face imposibilă capitalizarea lor ca active în bilanț.
Cu toate acestea, există câteva excepții de la această regulă generală. În cazul în care reparațiile sau întreținerea sunt semnificative și adaugă valoare activului, acestea pot fi capitalizate și înregistrate ca activ în bilanț. Acest lucru este cunoscut sub numele de capitalizare a costului. De exemplu, dacă o companie înlocuiește întregul acoperiș al unei clădiri, acest lucru poate fi considerat o îmbunătățire semnificativă care adaugă valoare clădirii în timp. În acest caz, costul de înlocuire a acoperișului ar fi capitalizat și înregistrat ca activ în bilanț, iar apoi amortizat în timp.
În general, decizia de a trece la cheltuieli sau de a capitaliza costurile de reparații și întreținere depinde de natura și mărimea cheltuielilor, precum și de politicile și principiile contabile ale companiei.
Da, reparațiile și întreținerea sunt de obicei clasificate ca un cont de cheltuieli în contabilitate și în evidența contabilă. Acest cont este utilizat pentru a înregistra cheltuielile suportate pentru repararea și întreținerea activelor, cum ar fi vehicule, echipamente, clădiri și alte active corporale. Aceste cheltuieli sunt considerate necesare pentru a menține activele în stare bună de funcționare și pentru a se asigura că acestea continuă să ofere valoare afacerii.
În situațiile financiare, cheltuielile de reparații și întreținere sunt raportate ca cheltuieli de exploatare și sunt deduse din venituri pentru a determina venitul net al întreprinderii. Este important să se urmărească aceste cheltuieli separat de alte cheltuieli pentru a evalua cu exactitate costul de întreținere a activelor de-a lungul timpului.
În plus, este important de reținut că există anumite activități de reparații și întreținere care pot necesita capitalizare, mai degrabă decât tratarea cheltuielilor. De exemplu, în cazul în care o componentă majoră a unui activ este înlocuită, este posibil ca costul înlocuirii să trebuiască să fie capitalizat ca un activ nou, mai degrabă decât să fie trecut la cheltuieli ca reparații și întreținere. Acest lucru necesită o analiză atentă și un tratament contabil adecvat pentru a asigura o raportare exactă a performanței financiare a întreprinderii.