În era digitală de astăzi, e-mailul a devenit o sursă principală de comunicare pentru mulți oameni. Cu toate acestea, odată cu afluxul constant de e-mailuri, poate fi dificil să țineți evidența tuturor mesajelor. Din fericire, clienții de e-mail, cum ar fi Outlook, oferă instrumente pentru a vă ajuta să vă organizați căsuța de primire. Unul dintre aceste instrumente este capacitatea de a crea dosare de e-mailuri pentru anumite persoane. În acest articol, vă vom ghida prin procesul de creare a dosarelor de e-mail pentru anumite persoane în Outlook.
Pasul 2: În grupul New, faceți clic pe New Items (Elemente noi) și selectați Folder (Dosar).
Pasul 3: În caseta de dialog Create New Folder, dați dosarului un nume care să identifice persoana pentru care doriți să creați dosarul. De exemplu, dacă doriți să creați un folder pentru șeful dumneavoastră, îl puteți numi "Boss Emails".
Pasul 5: Sub "Select where to place the folder" (Selectați unde să plasați dosarul), alegeți unde doriți să plasați dosarul. Puteți alege să îl plasați în Inbox sau puteți crea un subfolder în cadrul unui dosar existent.
Pasul 7: Pentru a muta e-mailurile de la o anumită persoană în dosarul pe care tocmai l-ați creat, selectați pur și simplu e-mailul, faceți clic dreapta pe el și alegeți Move to Folder (Mută în dosar). Apoi selectați dosarul pe care l-ați creat pentru persoana respectivă.
Pasul 8: Pentru a vă asigura că toate e-mailurile viitoare de la acea persoană sunt mutate automat în dosar, puteți crea o regulă. Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta pe un e-mail de la persoana pentru care doriți să creați regula, selectați Rules (Reguli) și apoi selectați Create Rule (Creare regulă).
Pasul 9: În caseta de dialog Create Rule (Creare regulă), bifați căsuța de selectare de lângă "From [numele persoanei]" și "Move the item to folder [nume dosar]". Faceți clic pe butonul OK pentru a crea regula.
Acum ați creat cu succes un dosar de e-mail pentru o anumită persoană în Outlook. Utilizând această caracteristică, puteți să vă organizați căsuța de primire și să găsiți cu ușurință toate e-mailurile de la o anumită persoană într-un singur loc. Acest lucru vă poate economisi timp și poate reduce stresul de a trebui să căutați prin întreaga căsuță de intrare pentru a găsi un anumit e-mail. Cu puțină organizare, puteți face ca experiența dvs. de e-mail să fie mult mai eficientă și mai plăcută.
Da, puteți crea un dosar pentru a primi e-mailuri specifice în Outlook. Acest lucru se poate face urmând acești pași:
1. Deschideți Outlook și selectați folderul în care doriți să creați un nou subfolder.
2. Faceți clic dreapta pe dosarul selectat și faceți clic pe "New Folder" (Dosar nou).
3. În câmpul "Name" (Nume), introduceți un nume pentru noul dosar.
4. La "Folder contains" (Conține dosarul), selectați "Mail and Post Items" (Poștă și articole poștale) din meniul derulant.
5. Faceți clic pe "OK" pentru a crea noul dosar.
După ce noul dosar este creat, puteți muta e-mailurile în acest dosar selectându-le și trăgându-le în noul dosar. De asemenea, puteți configura reguli în Outlook pentru a muta automat anumite e-mailuri în acest dosar pe baza anumitor criterii, cum ar fi expeditorul sau subiectul. Pentru a configura reguli, urmați acești pași:
1. Mergeți la fila "Acasă" din Outlook și faceți clic pe "Reguli" în grupul "Mutare".
2. Faceți clic pe "Create Rule" (Creare regulă) pentru a deschide caseta de dialog "Rules and Alerts" (Reguli și alerte).
3. Selectați criteriile pe care doriți să le utilizați pentru a identifica e-mailurile pe care doriți să le mutați în noul dosar.
4. La "Do the following" (Faceți următoarele), selectați "Move the item to folder" (Mutați elementul în dosar) și alegeți noul dosar pe care l-ați creat.
5. Faceți clic pe "OK" pentru a salva regula.
De acum încolo, toate e-mailurile care îndeplinesc criteriile pe care le-ați stabilit vor fi mutate automat în noul dosar.
Crearea unui dosar de e-mail pentru o singură persoană este un proces simplu care poate fi realizat în doar câțiva pași. Iată cum să creați un dosar pentru o persoană în programul dvs. de e-mail:
1. Deschideți programul dvs. de e-mail și conectați-vă la contul dvs.
2. Localizați secțiunea "Folders" (Dosare) sau "Labels" (Etichete) din programul dvs. de e-mail. Aceasta se găsește de obicei în bara laterală din stânga sau în partea de sus a căsuței de primire.
3. Faceți clic pe butonul "+" sau "New Folder" (Dosar nou) pentru a crea un nou dosar.
4. Dați folderului un nume care să identifice persoana pentru care doriți să creați folderul. De exemplu, ați putea numi dosarul "John Smith".
5. După ce ați denumit dosarul, faceți clic pe "Create" (Creare) sau "Save" (Salvare) pentru a finaliza crearea dosarului.
6. Pentru a muta mesajele de la persoana pentru care ați creat folderul în noul folder, pur și simplu trageți și plasați-le în folder.
Acum ați creat cu succes un dosar de e-mail pentru o persoană în programul dvs. de e-mail. Acest lucru poate fi deosebit de util dacă primiți o mulțime de e-mailuri de la o persoană și doriți să le păstrați organizate într-un singur loc.
Pentru a face ca dosarele să fie vizibile doar pentru anumiți utilizatori, puteți utiliza funcția de control al accesului disponibilă în majoritatea sistemelor de operare sau a platformelor de stocare în cloud. Iată care sunt pașii pe care îi puteți urma:
1. Identificați utilizatorii cărora doriți să le acordați acces la dosar. Asigurați-vă că aveți numele de utilizator sau adresele de e-mail ale acestora.
2. Faceți clic dreapta pe folderul la care doriți să restricționați accesul și selectați "Properties" (Proprietăți) sau "Sharing" (Partajare), în funcție de sistemul de operare sau de platforma de stocare în cloud.
3. Căutați fila "Security" (Securitate) sau "Permissions" (Permisiuni) și faceți clic pe ea.
4. Faceți clic pe butonul "Edit" (Editare) pentru a modifica permisiunile pentru dosar.
5. Selectați utilizatorul sau grupul căruia doriți să îi acordați acces și setați nivelul de permisiune al acestuia la "Read" (Citire) sau "Read and Write" (Citire și scriere), în funcție de preferințele dvs.
6. Faceți clic pe "Apply" și apoi pe "OK" pentru a salva modificările.
7. Dacă utilizatorul sau grupul căruia doriți să îi acordați acces nu se regăsește în listă, puteți face clic pe butonul "Add" (Adăugare) pentru a-l căuta și a-l adăuga în listă.
8. În cele din urmă, testați accesul, conectându-vă ca utilizator restricționat și verificând dacă acesta poate vedea folderul.
Rețineți că pașii exacți pot varia în funcție de sistemul de operare sau de platforma dvs. de stocare în cloud, dar procesul general ar trebui să fie similar. De asemenea, asigurați-vă că acordați acces doar utilizatorilor care au cu adevărat nevoie de el și evitați să partajați informații sensibile cu utilizatori neautorizați.