În spatele fiecărei afaceri de succes se află o mașină bine unsă. Una dintre cele mai esențiale componente ale acestei mașini este departamentul de achiziții. Deși este adesea trecut cu vederea, departamentul de achiziții joacă un rol esențial pentru a se asigura că o companie funcționează fără probleme și eficient. În acest articol, vom examina mai îndeaproape rolurile unui departament de achiziții și de ce este considerat ca fiind unul dintre cele mai importante departamente din orice organizație.
Rolul principal al unui departament de achiziții este de a procura și de a achiziționa bunurile și serviciile de care are nevoie compania. Acestea includ materii prime, echipamente și alte consumabile necesare pentru operațiunile zilnice ale afacerii. Departamentul de achiziții este responsabil de găsirea celor mai buni furnizori și de negocierea celor mai favorabili termeni și condiții pentru companie. Aceștia se asigură că bunurile și serviciile îndeplinesc cerințele de calitate, cantitate și livrare ale organizației.
Un alt rol crucial al departamentului de achiziții este acela de a gestiona inventarul companiei. Aceștia țin evidența nivelurilor de stoc și se asigură că societatea are suficiente provizii la îndemână pentru a satisface cererile clienților. De asemenea, aceștia monitorizează utilizarea consumabilelor și se asigură că acestea sunt utilizate în mod eficient pentru a evita risipa și cheltuielile inutile.
Departamentul de achiziții joacă, de asemenea, un rol vital în controlul costurilor. Prin găsirea celor mai buni furnizori și prin negocierea unor condiții favorabile, aceștia ajută compania să economisească bani din costurile de achiziție. De asemenea, aceștia analizează modelele de cheltuieli ale companiei și identifică domeniile în care pot fi implementate măsuri de reducere a costurilor fără a sacrifica calitatea sau eficiența.
În cele din urmă, departamentul de achiziții este responsabil pentru a se asigura că societatea respectă toate cerințele legale și de reglementare legate de achiziții. Aceștia se asigură că furnizorii îndeplinesc standardele de siguranță și de calitate necesare și că toate procesele de achiziție sunt transparente și corecte.
În concluzie, departamentul de achiziții este o componentă esențială a oricărei întreprinderi de succes. Aceștia joacă un rol critic în aprovizionarea și procurarea de bunuri și servicii, gestionarea stocurilor, controlul costurilor și respectarea reglementărilor. Fără un departament de achiziții care să funcționeze bine, o companie ar avea dificultăți în a funcționa fără probleme și eficient. Prin urmare, este imperativ să recunoaștem și să apreciem munca grea și dedicarea eroilor necunoscuți ai departamentului de achiziții.
Achizițiile reprezintă procesul de procurare și achiziție de bunuri și servicii pentru o organizație. Cele patru roluri principale ale achizițiilor sunt:
1. Gestionarea furnizorilor: Gestionarea relațiilor cu furnizorii este un rol crucial al achizițiilor. Aceasta implică identificarea, selectarea și evaluarea furnizorilor, negocierea contractelor și monitorizarea performanțelor furnizorilor pentru a se asigura că aceștia îndeplinesc cerințele de calitate, cost și livrare.
2. Reducerea costurilor: Achizițiile joacă un rol esențial în reducerea costurilor pentru o organizație. Aceasta implică identificarea oportunităților de reducere a costurilor, negocierea unor condiții favorabile cu furnizorii și punerea în aplicare a inițiativelor de reducere a costurilor, cum ar fi achizițiile în vrac, standardizarea și externalizarea.
3. Managementul riscurilor: Achizițiile sunt responsabile de gestionarea riscurilor asociate cu lanțul de aprovizionare. Aceasta implică identificarea riscurilor potențiale, cum ar fi întreruperile de aprovizionare, problemele de calitate și conformitatea cu reglementările, precum și elaborarea de strategii de atenuare a acestor riscuri.
4. Planificarea strategică: Achizițiile joacă un rol-cheie în planificarea strategică a unei organizații. Aceasta implică alinierea strategiilor de aprovizionare cu strategia generală a afacerii, identificarea oportunităților de creștere și extindere și elaborarea de planuri pentru a sprijini aceste inițiative prin intermediul aprovizionării strategice și al gestionării furnizorilor.
Cei 5 P ai achizițiilor reprezintă un cadru care poate fi utilizat pentru a ghida și optimiza procesul de achiziție. Acești cinci P's sunt:
1. Prețul: Acesta se referă la costul produsului sau serviciului care se achiziționează. Echipa de achiziții trebuie să se asigure că prețul este competitiv și rezonabil în funcție de calitatea și cantitatea produsului sau serviciului.
2. Produs: Acesta se referă la bunurile sau serviciile efective care sunt achiziționate. Echipa de achiziții trebuie să se asigure că produsul îndeplinește specificațiile și standardele de calitate necesare și că este adecvat pentru utilizarea prevăzută.
3. Locul: Aceasta se referă la locul de unde se achiziționează produsul sau serviciul. Acesta poate fi un magazin fizic, un comerciant cu amănuntul online sau un distribuitor. Echipa de achiziții trebuie să se asigure că furnizorul ales este fiabil, demn de încredere și capabil să livreze la timp produsul sau serviciul solicitat.
4. Oameni: Aceasta se referă la persoanele implicate în procesul de achiziție, inclusiv echipa de achiziție, furnizorii și alte părți interesate. Comunicarea și colaborarea eficientă între aceste persoane sunt esențiale pentru o achiziție de succes.
5. Proces: Aceasta se referă la întregul proces de achiziție, de la identificarea necesității unui produs sau serviciu până la livrarea și plata finală. Echipa de achiziții trebuie să se asigure că procesul este raționalizat, eficient și respectă toate politicile și reglementările relevante.
Cei 7 R în achiziții se referă la un set de principii care ajută organizațiile și întreprinderile să ia decizii de cumpărare eficiente. Aceste principii sunt:
1. Cantitatea corectă: Acest principiu presupune achiziționarea cantității potrivite de bunuri sau servicii pe baza nevoilor și cererii organizației. Este important să se echilibreze cantitatea cu constrângerile bugetare.
2. Calitatea corectă: Acest principiu implică achiziționarea de bunuri și servicii de o calitate corectă, care să îndeplinească cerințele și standardele organizației.
3. Timpul potrivit: Acest principiu implică achiziționarea de bunuri sau servicii la momentul potrivit, pentru a se asigura că acestea sunt disponibile atunci când sunt necesare și pentru a evita orice întârzieri în lanțul de aprovizionare.
4. Sursa corectă: Acest principiu implică identificarea și selectarea furnizorilor potriviți care pot furniza bunurile și serviciile necesare la un preț și o calitate corespunzătoare.
5. Prețul corect: Acest principiu implică negocierea și obținerea prețului corect pentru bunuri și servicii, asigurându-se că organizația obține un bun raport calitate-preț.
6. Locul potrivit: Acest principiu implică asigurarea faptului că bunurile și serviciile sunt livrate la locul potrivit, la momentul potrivit și în starea potrivită.
7. Relația corectă: Acest principiu pune accentul pe construirea și menținerea unei relații solide cu furnizorii, bazată pe încredere reciprocă, respect și colaborare.
Prin respectarea acestor principii, organizațiile își pot îmbunătăți procesul de achiziție, pot reduce costurile și își pot optimiza operațiunile lanțului de aprovizionare.