În orice organizație sau companie, ședințele sunt esențiale pentru luarea deciziilor, planificarea și discutarea unor chestiuni cruciale. În timpul acestor întâlniri, este necesar să se ia notițe despre ceea ce se întâmplă pentru a se asigura că toată lumea este pe aceeași lungime de undă și că acțiunile și rezoluțiile sunt documentate. Cel mai bun mod de a face acest lucru este prin documentarea proceselor-verbale ale ședințelor.
Procesele-verbale ale ședințelor sunt o înregistrare scrisă a ceea ce s-a petrecut în timpul unei ședințe. Acesta include numele participanților, ordinea de zi, subiectele discutate și orice acțiuni sau decizii luate. Procesul-verbal servește drept referință pentru participanți și pentru cei care nu au putut participa la ședință. Mai mult decât atât, se asigură că acțiunile și rezoluțiile sunt documentate, eliminând orice confuzie sau neînțelegere.
Pentru a înțelege mai bine cum arată un proces-verbal de ședință, iată un exemplu. Să presupunem că ședința se referă la planificarea unui eveniment, iar procesul-verbal este următorul:
Data: Luni, 01 februarie 2021
Ora: 10:00 AM - 12:00 NN
Locația: Sala de conferințe 1
Participanți:
- John Smith
- Jane Doe
- Mark Johnson
- Sarah Lee
- Jack Smith
Ordinea de zi:
- Introducere
- Discutarea temei evenimentului
- Alocarea bugetului
- Selectarea locului și a datei
- Strategii de marketing
- Puncte de acțiune și pași următori
Discuții:
- Reuniunea a început cu o prezentare a participanților.
- Grupul a discutat tema evenimentului și s-a convenit ca tema să fie "Going Green".
- A fost discutată alocarea bugetului pentru eveniment și s-a convenit că bugetul va fi de 10.000 de dolari.
- Grupul a discutat despre alegerea locului și a datei. S-a convenit ca evenimentul să aibă loc pe 22 aprilie 2021, în Parcul orașului.
- Au fost discutate strategiile de marketing și s-a convenit că va fi lansată o campanie de social media.
- Obiectivele de acțiune și pașii următori au fost atribuite fiecărui participant.
Acțiuni:
- John Smith va crea bugetul defalcat al evenimentului și îl va prezenta grupului până la 8 februarie 2021.
- Jane Doe va căuta potențiali sponsori și va prezenta grupului o listă de potențiali sponsori până la 15 februarie 2021.
- Mark Johnson se va coordona cu conducerea City Park pentru a finaliza rezervarea și va prezenta documentele necesare până la 12 februarie 2021.
- Sarah Lee va redacta planul campaniei de social media și îl va prezenta grupului până la 10 februarie 2021.
- Jack Smith va pregăti programul evenimentului și îl va prezenta grupului până la 19 februarie 2021.
Următorii pași:
- Următoarea întâlnire va avea loc la 25 februarie 2021, pentru a discuta progresul și actualizările elementelor de acțiune atribuite.
Procesele-verbale ale reuniunilor sunt esențiale pentru a-i ține pe toți informați, responsabili și pe drumul cel bun. Se asigură că toată lumea este conștientă de deciziile luate și de acțiunile care trebuie întreprinse. De asemenea, acesta servește ca punct de referință pentru întâlnirile viitoare, asigurându-se că organizația rămâne consecventă în procesele sale decizionale. Prin urmare, este esențial să documentați cu exactitate procesele-verbale ale reuniunilor și să le distribuiți tuturor participanților și părților interesate.
Procesul-verbal de ședință (MoM) este o înregistrare scrisă a discuțiilor, deciziilor și acțiunilor întreprinse în timpul unei ședințe. Este un document important care ajută la păstrarea evidenței a ceea ce s-a discutat și s-a convenit în timpul ședinței.
Procesul-verbal al ședinței include, de obicei, numele ședinței, data, ora și locul în care a avut loc, numele participanților și punctele de pe ordinea de zi care au fost discutate. Acesta include, de asemenea, principalele puncte sau concluzii ale fiecărui punct de pe ordinea de zi, orice decizii luate și orice acțiuni care au fost atribuite.
De exemplu, dacă o companie organizează o ședință de vânzări, procesul-verbal al ședinței ar putea include următoarele informații:
- Numele reuniunii: Reuniunea de vânzări
- Data: 1 ianuarie 2021
- Ora: 10:00 am - 12:00 pm
- Locația: Sala de conferințe A
- Participanți: John, Jane, Tom și Sarah
- Puncte de pe ordinea de zi:
- Revizuirea performanțelor de vânzări pentru T4 2020
- Discutarea noilor obiective de vânzări pentru T1 2021
- Actualizări ale campaniilor de marketing
- Orice altă chestiune
Procesul-verbal al ședinței ar putea rezuma apoi principalele puncte discutate în timpul ședinței, cum ar fi: - Ce se întâmplă în timpul ședinței?
- A fost analizată performanța vânzărilor pentru T4 2020 și s-a constatat că societatea și-a depășit obiectivele.
- Au fost discutate noile obiective de vânzări pentru T1 2021 și s-a convenit ca obiectivele să fie majorate cu 10%.
- Au fost prezentate actualizări ale campaniilor de marketing și s-a remarcat faptul că campania de social media a avut un succes deosebit.
- Puncte de acțiune:
- John va trimite un e-mail către echipa de vânzări cu noile obiective de vânzări pentru T1 2021.
- Jane va furniza informații mai detaliate despre campania de social media la următoarea întâlnire.
În general, procesele-verbale ale ședinței oferă o înregistrare clară și concisă a ceea ce s-a discutat și s-a decis în timpul ședinței și reprezintă un instrument important pentru a-i menține pe toți pe aceeași lungime de undă și pentru a se asigura că punctele de acțiune sunt urmărite.
Atunci când scrieți un proces-verbal pentru o întâlnire de afaceri, este important să surprindeți punctele cheie discutate și orice decizie luată. Iată câteva sfaturi și exemple pentru a scrie un proces-verbal eficient:
1. Începeți cu un antet care să includă numele organizației, titlul reuniunii, data și ora.
Exemplu:
Corporația XYZ
Întâlnire a Consiliului de administrație
1 iunie 2021
14:00
2. Enumerați participanții, inclusiv numele și titlurile acestora.
Exemplu:
Participanți:
John Smith, CEO
Jane Doe, CFO
Mike Johnson, COO
3. Rezumați punctele de pe ordinea de zi și punctele de discuție, inclusiv orice decizii luate sau acțiuni atribuite.
Exemplu:
Punctul 1 al ordinii de zi: Raport financiar
John Smith a prezentat raportul financiar pentru al doilea trimestru, subliniind o creștere de 10% a veniturilor. Consiliul de administrație a discutat potențialele domenii de reducere a costurilor și a aprobat bugetul pentru trimestrul al treilea.
Punctul 2 al ordinii de zi: Strategia de marketing
Jane Doe a prezentat strategia de marketing propusă pentru lansarea noului produs. Consiliul a oferit feedback și a aprobat planul cu revizuiri minore.
Puncte de acțiune:
- John Smith va furniza o propunere de reducere a costurilor pentru a fi analizată la următoarea ședință
- Jane Doe va încorpora feedback-ul consiliului în planul final de marketing
4. Închiderea procesului-verbal cu data și ora următoarei ședințe, precum și orice alte informații relevante.
Exemplu:
Următoarea ședință:
Următoarea ședință a consiliului de administrație va avea loc pe 1 iulie 2021, la ora 14:00.
Urmând aceste sfaturi și exemple, puteți crea un proces-verbal clar și concis care să reflecte cu acuratețe discuțiile și deciziile luate în timpul unei ședințe de afaceri.