Fiecare companie are nevoie de un sistem de salvgardare care să asigure acuratețea și fiabilitatea datelor, conformitatea cu legile și reglementările și protecția activelor. Acest sistem de salvgardare este cunoscut sub numele de controale interne. Controalele interne sunt politicile, procedurile și procesele puse în aplicare de conducere pentru a reduce riscul de fraudă, erori și declarații eronate în rapoartele financiare.
Principalul scop al controalelor interne este de a asigura realizarea obiectivelor societății. Aceste obiective pot include creșterea eficienței, eficacității și profitabilității, precum și reducerea riscului de pierdere financiară, furt sau utilizare abuzivă a resurselor. Controalele interne oferă un cadru pentru identificarea, măsurarea, monitorizarea și gestionarea riscurilor care afectează operațiunile companiei, raportarea financiară și conformitatea cu legile și reglementările.
Componentele controalelor interne includ mediul de control, evaluarea riscurilor, activitățile de control, informarea și comunicarea, precum și activitățile de monitorizare. Mediul de control se referă la tonul dat de conducere, la valorile etice și la integritatea angajaților, precum și la cultura întreprinderii. Evaluarea riscurilor presupune identificarea și analizarea riscurilor potențiale care ar putea afecta realizarea obiectivelor companiei. Activitățile de control reprezintă politicile, procedurile și procesele care sunt puse în aplicare pentru a reduce riscurile identificate. Informarea și comunicarea implică comunicarea în timp util și exactă a informațiilor financiare și nefinanciare către părțile relevante. Activitățile de monitorizare implică evaluarea eficacității controalelor interne în timp și efectuarea ajustărilor necesare.
Controalele interne sunt importante din mai multe motive. În primul rând, acestea contribuie la prevenirea și detectarea fraudei și a erorilor în raportarea financiară. Acest lucru este esențial pentru menținerea credibilității informațiilor financiare și pentru asigurarea conformității cu legile și reglementările. În al doilea rând, controalele interne oferă o structură pentru a asigura utilizarea eficientă și eficace a resurselor. Acest lucru contribuie la reducerea risipei și a cheltuielilor inutile. În al treilea rând, controalele interne contribuie la protejarea activelor societății, inclusiv a proprietății fizice, financiare și intelectuale. Acest lucru este important pentru menținerea sănătății financiare a întreprinderii și pentru protejarea reputației sale.
În concluzie, controalele interne sunt o parte esențială a sistemului de protecție al fiecărei companii. Ele oferă un cadru pentru identificarea, măsurarea, monitorizarea și gestionarea riscurilor care afectează operațiunile companiei, raportarea financiară și conformitatea cu legile și reglementările. Controalele interne contribuie la prevenirea și detectarea fraudei și a erorilor în raportarea financiară, la asigurarea utilizării eficiente și eficace a resurselor și la protejarea activelor societății. Societățile care pun în aplicare controale interne eficiente au mai multe șanse de a-și atinge obiectivele și de a menține încrederea părților interesate.
Cele trei obiective generale ale controlului intern sunt:
1. Eficiența și eficacitatea operațiunilor: Controlul intern se asigură că procesele de afaceri sunt desfășurate în mod eficient și eficace pentru a obține rezultatele dorite. Acest obiectiv este atins prin stabilirea de politici și proceduri pentru toate procesele de afaceri cheie și prin asigurarea faptului că acestea sunt respectate în mod consecvent.
2. Fiabilitatea raportării financiare: Controlul intern asigură faptul că informațiile financiare sunt fiabile și exacte. Acest obiectiv este realizat prin menținerea unor evidențe financiare exacte și complete, prin asigurarea faptului că tranzacțiile financiare sunt înregistrate și clasificate în mod corespunzător și prin punerea în aplicare a unor mecanisme interne de verificare și echilibrare pentru a preveni erorile și fraudele.
3. Conformitatea cu legile și reglementările: Controlul intern asigură respectarea de către întreprindere a legilor și reglementărilor aplicabile. Acest obiectiv este atins prin stabilirea de politici și proceduri care să asigure conformitatea cu cerințele legale și de reglementare și prin monitorizarea conformității prin audituri și revizuiri periodice. Respectarea legilor și reglementărilor contribuie la protejarea întreprinderii împotriva sancțiunilor juridice și financiare și ajută la menținerea reputației și credibilității întreprinderii.
Controalele interne sunt proceduri și politici puse în aplicare de organizații pentru a-și proteja activele, pentru a asigura acuratețea și fiabilitatea informațiilor financiare și pentru a promova conformitatea cu legile și reglementările. Următoarele sunt cele cinci controale interne pe care organizațiile le folosesc pentru a atinge aceste obiective:
1. Mediul de control: Acesta se referă la atitudinea generală, conștientizarea și acțiunile conducerii și angajaților organizației față de controalele interne. Acesta include tonul de la vârf, valorile etice și structura organizațională.
2. Evaluarea riscurilor: Organizațiile trebuie să efectueze o evaluare a riscurilor pentru a identifica și evalua riscurile potențiale care ar putea avea un impact asupra îndeplinirii obiectivelor companiei. Aceasta include evaluarea probabilității și a impactului riscurilor potențiale.
3. Activități de control: Acestea sunt politici și proceduri specifice pe care organizațiile le pun în aplicare pentru a atenua riscurile identificate. Printre exemple se numără separarea sarcinilor, procedurile de autorizare și aprobare și controalele fizice.
4. Informare și comunicare: Aceasta implică comunicarea în timp util și exactă a informațiilor financiare și nefinanciare în cadrul organizației. Aceasta include raportarea internă și comunicarea între departamente și conducere.
5. Monitorizare: Organizațiile trebuie să își monitorizeze în permanență controalele interne pentru a se asigura că acestea funcționează eficient. Acest lucru implică revizuiri, evaluări și testări periodice ale controalelor interne pentru a identifica punctele slabe și domeniile de îmbunătățire.
Prin implementarea acestor cinci controale interne, organizațiile pot contribui la asigurarea integrității informațiilor lor financiare, la protejarea activelor lor și la promovarea conformității cu legile și reglementările.