Companiile mici sunt adesea mai vulnerabile la fraude și erori din cauza numărului limitat de angajați și resurse. Cu toate acestea, segregarea sarcinilor este o modalitate simplă și eficientă de a reduce aceste riscuri și de a proteja afacerea. Separarea sarcinilor este practica de împărțire a sarcinilor și responsabilităților între diferite persoane pentru a împiedica o singură persoană să aibă prea mult control sau influență asupra unui anumit proces. În acest articol, vom discuta despre importanța separării sarcinilor pentru companiile mici și despre modul în care acestea o pot implementa.
Separarea sarcinilor este importantă în cazul companiilor mici, deoarece ajută la prevenirea fraudei, a erorilor și a altor riscuri care pot dăuna afacerii. De exemplu, dacă o persoană se ocupă atât de contabilitate, cât și de gestionarea numerarului, îi poate fi ușor să manipuleze registrele fără ca altcineva să știe. Cu toate acestea, dacă aceste sarcini sunt separate, poate fi mai dificil pentru o singură persoană să comită fraude sau erori. Acest lucru poate contribui la protejarea sănătății financiare și a reputației companiei.
O modalitate de a pune în aplicare separarea sarcinilor în companiile mici este de a identifica procesele critice și de a împărți sarcinile între diferite persoane. De exemplu, persoana care primește plata clientului nu ar trebui să fie aceeași persoană care înregistrează plata în sistemul contabil. În mod similar, persoana care aprobă comenzile de achiziție nu ar trebui să fie aceeași persoană care efectuează plățile. Prin separarea acestor sarcini, întreprinderea poate crea un sistem de verificări și echilibre, ceea ce poate contribui la împiedicarea unei singure persoane de a deține prea mult control.
O altă modalitate de a pune în aplicare separarea sarcinilor este formarea încrucișată a angajaților. Acest lucru înseamnă că fiecare angajat are o înțelegere de bază a diferitelor procese și le poate îndeplini în absența persoanei responsabile principale. De exemplu, dacă persoana responsabilă cu conturile de plătit este în concediu, un alt angajat poate prelua temporar această sarcină. Acest lucru poate contribui la asigurarea faptului că procesele critice nu sunt întrerupte, iar afacerea poate continua să funcționeze fără probleme.
În concluzie, separarea sarcinilor este o practică esențială pe care companiile mici ar trebui să o implementeze pentru a se proteja de fraude, erori și alte riscuri. Prin împărțirea sarcinilor și a responsabilităților între diferite persoane, companiile pot crea un sistem de verificări și echilibre care poate contribui la împiedicarea ca o singură persoană să dețină prea mult control. Companiile mici pot pune în aplicare separarea sarcinilor prin identificarea proceselor critice, împărțirea sarcinilor și formarea încrucișată a angajaților. Procedând astfel, ele pot asigura siguranța și securitatea afacerii lor.
Separarea sarcinilor este un principiu fundamental al controlului intern care asigură faptul că nicio persoană nu deține controlul complet asupra tuturor aspectelor unei tranzacții comerciale. Este important să se mențină o separare adecvată a sarcinilor pentru a preveni frauda, erorile sau alte nereguli. Un exemplu de încălcare a separării sarcinilor ar putea fi cazul în care un angajat care este responsabil cu gestionarea tranzacțiilor în numerar este, de asemenea, responsabil cu înregistrarea acestor tranzacții în registrele contabile ale companiei. Acest lucru înseamnă că angajatul deține controlul complet asupra tranzacției, de la manipularea numerarului până la înregistrarea acestuia, ceea ce creează posibilitatea de a se produce fraude sau erori. Un alt exemplu ar putea fi cazul în care un angajat care este responsabil de achiziționarea de bunuri este, de asemenea, responsabil de aprobarea plății pentru acele bunuri. Acest lucru ar putea crea un conflict de interese, deoarece angajatul ar putea aproba plata pentru bunuri care nu au fost primite sau care nu au fost de calitatea convenită. În ambele cazuri, lipsa separării sarcinilor sporește riscul de declarații financiare eronate sau de fraudă. Este important ca întreprinderile să stabilească politici și proceduri clare care să separe sarcinile cheie pentru a asigura menținerea unei separări corespunzătoare a sarcinilor.
Separarea funcțiilor este un principiu important în managementul afacerilor, care presupune împărțirea diferitelor sarcini și responsabilități între diferite persoane sau departamente pentru a preveni frauda, erorile și neregulile. Iată care sunt cele trei reguli în separarea funcțiilor:
1. Separarea autorizării, a custodiei și a păstrării înregistrărilor: Această regulă prevede că funcțiile de autorizare a tranzacțiilor, de manipulare a activelor sau resurselor și de păstrare a înregistrărilor ar trebui să fie îndeplinite de persoane sau departamente diferite. De exemplu, persoana care aprobă o comandă de achiziție nu ar trebui să fie aceeași cu cea care primește bunurile sau se ocupă de plăți. În mod similar, persoana care ține evidența financiară nu ar trebui să aibă acces la activele fizice, cum ar fi numerarul sau inventarul.
2. Separarea sarcinilor cheie: Această regulă prevede că sarcinile critice ar trebui împărțite între diferite persoane pentru a preveni ca o singură persoană să aibă prea mult control sau influență asupra unui proces. De exemplu, persoana care aprobă o plată nu ar trebui să fie aceeași persoană care reconciliază extrasele bancare sau pregătește rapoartele financiare. Astfel, se asigură că nicio persoană nu are capacitatea de a comite fraude sau de a manipula informațiile financiare.
3. Rotația sarcinilor: Această regulă prevede că indivizii ar trebui să fie rotiți periodic la diferite roluri sau responsabilități pentru a preveni ca o persoană să devină prea confortabilă sau să se complacă prea mult într-un anumit post. Acest lucru ajută la reducerea riscului de fraudă, erori sau nereguli, asigurându-se că diferite persoane sunt expuse la sarcini diferite și pot identifica potențiale probleme sau puncte slabe în sistem.
În general, separarea funcțiilor este un principiu important în managementul afacerilor, care ajută la promovarea responsabilității, transparenței și integrității în procesele financiare și operaționale. Prin respectarea acestor trei reguli, întreprinderile pot reduce riscul de fraudă, erori sau nereguli și se pot asigura că operațiunile lor sunt eficiente, eficace și demne de încredere.