În lumea rapidă a afacerilor de astăzi, răspunsul la apelurile telefonice este un aspect crucial pentru menținerea comunicării cu clienții, partenerii și alte părți interesate. Cu toate acestea, filtrarea apelurilor este la fel de importantă pentru a vă asigura că nu pierdeți timpul cu apeluri inutile sau cu prioritate scăzută. Pentru a filtra eficient apelurile de afaceri, este esențial să stăpâniți arta etichetei telefonice. Iată câteva sfaturi care vă vor ajuta să faceți acest lucru.
În primul rând, este esențial să aveți o înțelegere clară a priorităților și obiectivelor dumneavoastră. Înainte de a răspunde la telefon, întrebați-vă care sunt obiectivele dumneavoastră pentru ziua respectivă și care sunt apelurile cele mai importante pentru a le atinge. Acest lucru vă va ajuta să stabiliți tonul potrivit pentru conversație și să vă asigurați că nu pierdeți timpul cu apeluri irelevante sau neimportante.
În al doilea rând, asigurați-vă că aveți pregătit un salut profesional. Atunci când răspundeți la apeluri de afaceri, este esențial să faceți o primă impresie pozitivă și profesională. Acest lucru înseamnă că trebuie să salutați apelantul cu căldură și să vă prezentați clar. De asemenea, este util să aveți un salut standard pe care să îl puteți folosi în mod constant, astfel încât cei care sună să știe la ce să se aștepte atunci când vă apelează.
În al treilea rând, folosiți-vă eficient căsuța vocală. Dacă nu sunteți disponibil pentru a răspunde la un apel, asigurați-vă că mesajul de pe căsuța vocală este profesional și informativ. Acest lucru înseamnă că trebuie să indicați în mod clar numele dumneavoastră, compania și motivul apelului. De asemenea, este util să îi anunțați pe cei care sună să știe când pot aștepta un apel din partea dumneavoastră, astfel încât să nu se simtă ignorați sau neglijați.
În cele din urmă, știți când să spuneți "nu". Deși este important să fiți politicoși și profesioniști atunci când filtrați apelurile, este, de asemenea, important să știți când să spuneți "nu". Dacă un apel nu este relevant pentru obiectivele dvs. de afaceri sau dacă nu sunteți persoana potrivită pentru a-l gestiona, este în regulă să refuzați politicos sau să trimiteți apelantul la altcineva care îl poate ajuta mai bine.
În concluzie, stăpânirea artei etichetei telefonice este esențială pentru o filtrare eficientă a apelurilor în afaceri. Stabilind priorități clare, folosind saluturi profesionale și mesaje vocale profesionale și știind când să refuzați, puteți filtra apelurile mai eficient și puteți profita la maximum de timpul dumneavoastră. Cu exercițiu, puteți deveni un maestru al etichetei telefonice și puteți construi relații mai bune cu clienții și partenerii dumneavoastră.
Eticheta la telefon este crucială pentru orice afacere, deoarece poate lăsa o impresie de durată asupra clienților și clienților. Iată trei moduri de a afișa eticheta la telefon atunci când înființați o nouă afacere:
1. Întâmpinați apelanții cu un ton profesional și prietenos: Atunci când răspundeți la telefon, este important să folosiți un ton profesional și prietenos pentru a saluta apelantul. Acest lucru poate ajuta la stabilirea unei relații pozitive cu apelantul și poate da tonul conversației. Folosiți fraze precum "Bună dimineața/ după-amiaza, vă mulțumim că ați sunat la [numele companiei], cu ce vă pot ajuta?".
2. Ascultați în mod activ și luați notițe: Ascultarea activă este o componentă cheie a unei bune etichete telefonice. Este important să ascultați cu atenție preocupările sau întrebările interlocutorului și să luați notițe pentru a vă asigura că puteți oferi un răspuns adecvat. Acest lucru va demonstra, de asemenea, că apreciați timpul și preocupările apelantului.
3. Încheiați apelul în mod profesionist: Întotdeauna încheiați apelul în mod profesionist, mulțumind apelantului pentru timpul acordat și oferindu-i asistență suplimentară, dacă este necesar. Acest lucru va contribui la lăsarea unei impresii pozitive de durată asupra apelantului și îl va încuraja să revină la afacerea dvs. în viitor. Folosiți fraze precum "Vă mulțumim că ați sunat la [numele companiei], vă doresc o zi bună!".
Urmând aceste trei sfaturi, puteți stabili o bună etichetă telefonică și vă puteți asigura că apelanții au o experiență pozitivă atunci când interacționează cu afacerea dumneavoastră.
Selectarea unui apel într-un context de afaceri implică procesul de determinare a scopului apelului, de identificare a apelantului și de luare a deciziei de a răspunde sau nu la apel. Iată câțiva pași pentru a filtra eficient un apel atunci când înființați o nouă afacere:
1. Stabiliți protocoale de filtrare a apelurilor: Decideți un set de linii directoare pentru filtrarea apelurilor care să se alinieze cu obiectivele afacerii dumneavoastră. Stabiliți criteriile de acceptare sau de respingere a apelurilor și comunicați-le echipei dumneavoastră.
2. Pregătiți-vă personalul: Instruiți-vă recepționerii, reprezentanții serviciului de relații cu clienții sau orice alt personal responsabil cu răspunsul la apeluri cu privire la protocoalele de filtrare a apelurilor. Asigurați-vă că aceștia știu cum să gestioneze diferite tipuri de apeluri și că sunt dotați cu informațiile și instrumentele necesare.
3. Utilizați identificarea apelantului: Utilizați ID-ul apelantului pentru a identifica apelantul înainte de a răspunde la apel. Acest lucru vă va ajuta să decideți dacă să răspundeți sau nu la apel, în funcție de importanța apelantului.
4. Utilizați întrebări de preselecție: Utilizați întrebări de preselecție pentru a determina scopul apelului. Acest lucru vă va ajuta să identificați cele mai importante apeluri și să le prioritizați.
5. Luați mesaje: Dacă nu puteți prelua apelul sau dacă apelantul nu este o prioritate, întrebați dacă puteți prelua un mesaj și programați un apel ulterior.
6. Fiți profesionist: Fiți întotdeauna politicos și profesionist atunci când filtrați apelurile. Chiar dacă decideți să nu preluați apelul, fiți politicos și mulțumiți persoanei care a sunat pentru timpul acordat.
Urmând acești pași, puteți filtra eficient apelurile pentru afacerea dvs. și vă puteți asigura că acordați prioritate apelurilor importante, menținând în același timp o imagine profesională.