Pentru proprietarii de afaceri mici, gestionarea departamentului de achiziții poate fi o sarcină descurajantă. Este esențial să se eficientizeze procesul de achiziții pentru creșterea și succesul companiei. În acest articol, vom discuta câțiva pași pe care o mică afacere îi poate face pentru a-și îmbunătăți departamentul de achiziții.
1. Elaborați o politică de achiziții: O politică de achiziții este un set de orientări și proceduri care guvernează întregul proces de achiziții. Aceasta ajută la asigurarea faptului că toate achizițiile sunt necesare, eficiente din punct de vedere al costurilor și răspund nevoilor companiei. Politica ar trebui să definească rolurile și responsabilitățile departamentului de achiziții și să stabilească liniile directoare pentru selectarea furnizorilor, aprobarea achizițiilor și condițiile de plată.
2. Stabiliți un sistem de gestionare a furnizorilor: Gestionarea furnizorilor este esențială pentru a se asigura că întreprinderea primește produse și servicii de calitate la un cost rezonabil. Un sistem de gestionare a furnizorilor ajută la urmărirea performanțelor furnizorilor, la gestionarea contractelor și acordurilor și la eficientizarea procesului de achiziții. De asemenea, acesta permite companiei să negocieze prețuri mai bune, să reducă termenele de livrare și să îmbunătățească relațiile cu furnizorii.
3. Implementarea unui sistem de gestionare a stocurilor: Un sistem de gestionare a inventarului ajută la gestionarea nivelurilor de stocuri ale companiei, asigurându-se că aceasta are întotdeauna în stoc articolele necesare. De asemenea, ajută la prevenirea epuizării stocurilor, a stocurilor excesive și a risipei. Un sistem eficient de gestionare a stocurilor ar trebui să includă caracteristici precum urmărirea în timp real, puncte de reordonare automate și instrumente de prognoză.
4. Adoptați tehnologia: Tehnologia a revoluționat modul în care funcționează afacerile, iar departamentul de achiziții nu face excepție. Investiția într-un software de achiziții poate ajuta la eficientizarea procesului de achiziții, la reducerea birocrației și la îmbunătățirea acurateței. De asemenea, acesta oferă date și analize în timp real care pot ajuta compania să ia decizii în cunoștință de cauză.
În concluzie, un departament de achiziții bine gestionat poate ajuta întreprinderile mici să economisească bani, să îmbunătățească relațiile cu furnizorii și să crească eficiența. Prin dezvoltarea unei politici de achiziții, stabilirea unui sistem de gestionare a furnizorilor, implementarea unui sistem de gestionare a stocurilor și adoptarea tehnologiei, întreprinderile mici își pot îmbunătăți procesul de achiziții și își pot atinge obiectivele de afaceri.
Procesul de achiziție pentru o afacere nouă implică, în general, mai multe etape cheie, inclusiv:
1. Identificarea nevoii: Primul pas în procesul de achiziție constă în identificarea nevoii pentru un anumit produs sau serviciu. Acest lucru poate implica consultarea cu diferite departamente din cadrul întreprinderii pentru a determina ce este necesar.
2. Efectuarea de studii de piață: Odată ce nevoia a fost identificată, întreprinderea va trebui să efectueze o cercetare de piață pentru a determina cele mai bune opțiuni disponibile. Acest lucru poate implica cercetarea furnizorilor, analiza prețurilor și compararea caracteristicilor produselor pentru a determina cea mai bună alegere.
3. Crearea unui buget: După ce au fost identificate cele mai bune opțiuni, întreprinderea va trebui să creeze un buget pentru achiziție. Acest lucru poate implica negocierea cu furnizorii pentru a obține cel mai bun preț posibil, precum și luarea în considerare a oricăror costuri suplimentare, cum ar fi transportul sau taxele.
4. Obținerea de oferte: După ce bugetul a fost stabilit, întreprinderea va trebui să obțină oferte de preț de la potențialii furnizori. Acest lucru va oferi o idee clară a costurilor implicate și va ajuta la determinarea celui mai bun furnizor pentru treabă.
5. Plasarea comenzii: După ce a fost selectat un furnizor, întreprinderea va trebui să plaseze comanda. Acest lucru va implica finalizarea detaliilor cu furnizorul, inclusiv datele de livrare și condițiile de plată.
6. Recepționarea și inspectarea mărfurilor: Atunci când mărfurile sosesc, întreprinderea va trebui să le inspecteze pentru a se asigura că îndeplinesc specificațiile solicitate. Orice probleme sau defecte trebuie raportate imediat furnizorului.
7. Procesarea facturii: După ce bunurile au fost primite și inspectate, întreprinderea va trebui să proceseze factura și să efectueze plata în conformitate cu termenii conveniți.
În general, procesul de achiziție poate fi complex și consumator de timp, dar este o parte esențială a înființării unei noi afaceri. Urmând acești pași, întreprinderile se pot asigura că iau decizii de achiziție în cunoștință de cauză, care le vor ajuta să își atingă obiectivele și să reușească în industria aleasă.
Cele patru etape de achiziție pentru înființarea unei noi afaceri sunt:
1. Identificați nevoia: Primul pas constă în identificarea nevoii pentru un anumit produs sau serviciu de care are nevoie afacerea dumneavoastră. Acest lucru se poate face analizând cerințele afacerii dumneavoastră și înțelegând de ce au nevoie clienții dumneavoastră.
2. Cercetare: Odată ce ați identificat nevoia, următorul pas este să cercetați piața pentru a găsi potențiali furnizori care pot îndeplini cerințele afacerii dumneavoastră. Acest lucru implică analiza calității, a prețului și a timpului de livrare al fiecărui furnizor și compararea acestora pentru a găsi cea mai bună opțiune.
3. Negociați: Odată ce ați găsit un furnizor potrivit, următorul pas este să negociați termenii și condițiile de achiziție. Aceasta implică discutarea prețului, a condițiilor de plată, a termenului de livrare și a altor termeni și condiții de achiziție.
4. Achiziția: După ce negocierea este finalizată, ultimul pas este efectuarea achiziției. Aceasta implică plasarea comenzii la furnizor, efectuarea plății și primirea produselor sau serviciilor. Este esențial să se asigure că procesul de achiziție este documentat și că toți termenii și condițiile sunt clar menționați în comanda de achiziție.