Un control intern eficient al achizițiilor este esențial pentru ca întreprinderile să evite pierderile financiare și să asigure conformitatea cu reglementările. Controalele interne reprezintă un set de politici, proceduri și practici implementate de o organizație pentru a-și proteja activele, pentru a asigura acuratețea și caracterul complet al tranzacțiilor financiare și pentru a menține o raportare financiară fiabilă. În acest articol, vom discuta despre măsurile pe care întreprinderile le pot lua pentru a stabili și menține un control intern eficient asupra achizițiilor.
Primul pas în stabilirea controlului intern privind achizițiile este separarea atribuțiilor de cumpărare, recepție și plată a bunurilor și serviciilor. Această separare a sarcinilor asigură faptul că niciun angajat nu deține controlul complet asupra întregului proces de achiziție, ceea ce reduce riscul de fraudă sau de erori. De exemplu, persoana care aprobă comenzile de achiziție nu ar trebui să fie aceeași persoană care autorizează plățile.
Toate achizițiile trebuie să fie autorizate și aprobate înainte de a fi efectuate. Acest proces de aprobare trebuie să fie documentat și să includă numele persoanei care a autorizat achiziția, data și motivul achiziției. Numai personalul autorizat ar trebui să aibă capacitatea de a aproba achizițiile.
O comandă de achiziție este un document care este utilizat pentru a iniția o achiziție. Acesta ar trebui să includă descrierea bunurilor sau serviciilor, cantitatea, prețul convenit și data livrării. Odată ce bunurile sau serviciile sunt primite, trebuie întocmit raportul de recepție. Acest raport ar trebui să includă data primirii, cantitatea primită și starea bunurilor sau serviciilor primite.
Odată ce bunurile sau serviciile au fost primite și acceptate, trebuie generată o factură. Factura trebuie să includă aceleași informații ca și comanda de achiziție, precum și data și numărul facturii. Numai personalul autorizat ar trebui să fie în măsură să aprobe plățile.
În concluzie, un control intern eficient al achizițiilor este esențial pentru ca întreprinderile să asigure conformitatea cu reglementările și să evite pierderile financiare. Urmând pașii descriși mai sus, întreprinderile pot stabili și menține un sistem eficient de control intern care să reducă riscul de fraudă, erori și pierderi financiare. Este important să se revizuiască și să se actualizeze periodic procedurile de control intern pentru a se asigura că acestea rămân eficiente și relevante.
Controalele interne sunt proceduri și politici puse în aplicare de o organizație pentru a se asigura că tranzacțiile sale financiare sunt exacte, complete și fiabile. Următoarele sunt cele cinci controale interne:
1. Separarea atribuțiilor: Acest control presupune separarea sarcinilor angajaților pentru a se asigura că nicio persoană nu deține un control prea mare asupra unui anumit proces. De exemplu, persoana care înregistrează tranzacțiile financiare ar trebui să fie diferită de cea care le aprobă.
2. Controale fizice: Acest control implică securizarea activelor fizice, cum ar fi numerarul, inventarul și echipamentele. Controalele fizice includ camere de securitate, încuietori și sisteme de alarmă.
3. Controale de acces: Acest control implică limitarea accesului la informațiile și sistemele financiare. Controalele de acces includ protecția prin parolă, firewall-uri și permisiuni pentru utilizatori.
4. Înregistrarea și documentarea: Acest control implică înregistrarea și documentarea exactă și completă a tuturor tranzacțiilor financiare. Acest control asigură că există o pistă de audit care poate fi urmărită în cazul unui audit.
5. Monitorizare și revizuire: Acest control implică monitorizarea tranzacțiilor financiare și revizuirea periodică a acestora pentru acuratețe și exhaustivitate. Monitorizarea și revizuirea ajută la detectarea timpurie a erorilor și a fraudelor și la prevenirea pierderilor ulterioare.
În concluzie, controalele interne sunt esențiale pentru gestionarea finanțelor și pentru a se asigura că organizațiile funcționează în mod eficient și eficace. Cele cinci controale interne menționate mai sus joacă un rol esențial în atingerea acestui obiectiv.
Procedurile de control intern reprezintă un set de măsuri implementate de organizații pentru a se asigura că operațiunile lor financiare sunt exacte, fiabile și sigure. Aceste proceduri servesc drept protecție împotriva fraudei, erorilor și a altor nereguli financiare. Iată care sunt cele șapte proceduri de control intern pe care organizațiile le utilizează în mod obișnuit:
1. Separarea sarcinilor: Aceasta înseamnă atribuirea de responsabilități diferite unor persoane diferite pentru a împiedica ca o singură persoană să dețină prea mult control asupra unui anumit proces sau tranzacție.
2. Autorizare și aprobare: Toate tranzacțiile ar trebui să fie autorizate și aprobate de către personalul corespunzător înainte de a fi procesate.
3. Controale fizice și electronice: Controalele fizice se referă la măsuri precum încuietori, camere de securitate și alarme pentru a proteja activele. Controalele electronice se referă la măsuri precum firewall-urile și parolele de acces pentru a proteja activele digitale.
4. Controale de acces: Accesul la sistemele, fișierele și datele financiare ar trebui să fie limitat la personalul autorizat, iar accesul ar trebui monitorizat și auditat.
5. Documentare și păstrare a înregistrărilor: O documentație și o ținere a evidenței exacte și complete sunt esențiale pentru a se asigura că tranzacțiile financiare sunt înregistrate și urmărite în mod corespunzător.
6. Reconciliere și revizuire: Reconcilierea regulată a conturilor și revizuirea rapoartelor financiare pot ajuta la identificarea erorilor, discrepanțelor sau a potențialelor fraude.
7. Formare și educație: Angajații ar trebui să fie instruiți și educați cu privire la procedurile de control intern, iar orice modificare a acestor proceduri ar trebui să fie comunicată în mod clar întregului personal relevant.
Aceste proceduri de control intern pot varia în funcție de mărimea și complexitatea organizației, dar toate sunt esențiale pentru menținerea unui management financiar eficient și pentru prevenirea neregulilor financiare.