Gestionarea stocurilor este un aspect crucial al oricărei afaceri, indiferent de mărimea acesteia. Urmărirea nivelurilor de inventar, a comenzilor și a expedierilor poate fi o sarcină dificilă, dar, dacă există controale interne eficiente, aceasta poate deveni mai ușoară și mai eficientă. Controalele interne sunt politici și proceduri puse în aplicare pentru a proteja activele, pentru a asigura acuratețea și fiabilitatea rapoartelor financiare și pentru a promova eficiența operațională. În acest articol, vom discuta câteva exemple de controale interne pe care întreprinderile le pot implementa pentru a-și gestiona eficient inventarul.
Numărătorile fizice sunt o parte esențială a gestionării stocurilor, deoarece ajută întreprinderile să identifice discrepanțele dintre nivelurile reale ale stocurilor și nivelurile înregistrate. Ar trebui să se efectueze numărători fizice periodice ale inventarului pentru a se asigura că nivelurile de inventar înregistrate sunt corecte. Orice discrepanță ar trebui investigată, iar ajustările ar trebui făcute cu promptitudine. Ar trebui, de asemenea, să se efectueze în mod regulat reconcilieri pentru a se asigura că registrele de inventariere corespund nivelurilor reale ale stocurilor.
Segregarea sarcinilor este un control intern esențial care contribuie la prevenirea fraudei și a erorilor. Gestionarea inventarului implică mai multe sarcini, inclusiv primirea, depozitarea și expedierea. Aceste sarcini ar trebui să fie atribuite unor persoane diferite pentru a se asigura că nicio persoană nu deține controlul complet asupra procesului de gestionare a stocurilor. De exemplu, persoana responsabilă cu primirea inventarului nu ar trebui să fie aceeași persoană responsabilă cu înregistrarea nivelurilor de inventar.
Controalele de acces sunt un alt control intern critic care ajută la prevenirea accesului neautorizat și a manipulării neautorizate a înregistrărilor de inventar. Accesul la registrele de inventariere ar trebui să fie restricționat doar la personalul autorizat. Ar trebui să se utilizeze parole și ID-uri de utilizator pentru a se asigura că numai personalul autorizat poate accesa sistemul de gestionare a inventarului. Orice modificare efectuată în registrele de inventar ar trebui să fie înregistrată și revizuită periodic.
Monitorizarea și raportarea periodică sunt vitale pentru o gestionare eficientă a inventarului. Întreprinderile ar trebui să monitorizeze în mod regulat nivelurile stocurilor pentru a se asigura că au suficiente stocuri pentru a satisface cererea. Rapoartele ar trebui să fie generate în mod regulat pentru a furniza conducerii informații privind nivelurile de inventar, vânzările și onorarea comenzilor. Orice discrepanțe sau probleme ar trebui să fie abordate cu promptitudine.
În concluzie, controalele interne eficiente sunt esențiale pentru o gestionare eficientă a stocurilor. Întreprinderile ar trebui să implementeze politici și proceduri care să promoveze acuratețea, fiabilitatea și eficiența în gestionarea stocurilor. Numărătoarea fizică, separarea sarcinilor, controlul accesului și monitorizarea și raportarea periodică sunt câteva exemple de controale interne pe care întreprinderile le pot implementa pentru a-și gestiona eficient inventarul. Prin adoptarea acestor controale interne, întreprinderile își pot îmbunătăți procesele de gestionare a stocurilor, pot reduce riscul de fraudă și erori și își pot îmbunătăți performanța financiară globală.
Controalele interne sunt politicile și procedurile puse în aplicare de companii pentru a-și proteja activele, pentru a asigura acuratețea rapoartelor financiare și conformitatea cu legile și reglementările. Câteva exemple de controale interne includ:
1. Separarea sarcinilor: Aceasta presupune atribuirea de sarcini diferite unor angajați diferiți pentru a împiedica ca o singură persoană să poată desfășura o activitate frauduloasă sau eronată.
2. Controale fizice: Acestea sunt măsuri puse în aplicare pentru a proteja bunurile companiei, cum ar fi uși și seifuri încuiate, camere de supraveghere și controale de acces.
3. Autorizare și aprobare: Controale care impun angajaților să obțină aprobarea unui supervizor sau manager înainte de a efectua anumite activități sau tranzacții, cum ar fi efectuarea de cheltuieli sau plăți.
4. Reconciliere și revizuire: Examinări și reconcilieri periodice ale situațiilor financiare, ale conturilor bancare și ale altor înregistrări financiare pentru a identifica orice discrepanțe sau erori.
5. Separarea sarcinilor: Aceasta presupune separarea responsabilităților de ținere a evidenței, de custodie a activelor și de autorizare a tranzacțiilor către persoane diferite pentru a preveni frauda.
6. Documentare și păstrare a înregistrărilor: Documentarea și evidența corespunzătoare a tranzacțiilor financiare sunt esențiale pentru a asigura acuratețea și conformitatea cu legile și reglementările.
7. Controale IT: Controale care asigură securitatea și confidențialitatea datelor, cum ar fi firewall-urile, software-ul antivirus și controalele accesului utilizatorilor.
Acestea sunt doar câteva exemple din numeroasele controale interne pe care companiile le pot implementa pentru a-și proteja activele și pentru a asigura acuratețea rapoartelor financiare.
Controlul inventarului se referă la procesul de gestionare și urmărire a nivelurilor de inventar ale unei companii, asigurându-se că stocul adecvat este disponibil pentru a satisface cererea clienților, minimizând în același timp costurile. Un control eficient al inventarului ajută întreprinderile să evite epuizarea stocurilor, suprastocarea și deteriorarea, care pot duce la pierderi de vânzări, la creșterea costurilor și la scăderea rentabilității.
Un exemplu de control al inventarului este utilizarea unui sistem de inventar perpetuu. În cadrul acestui sistem, o companie păstrează o evidență continuă a nivelurilor sale de inventar, fiecare tranzacție (cum ar fi o vânzare sau o achiziție) fiind înregistrată imediat în sistem. Acest lucru permite companiei să urmărească nivelurile de inventar în timp real și să identifice rapid orice discrepanțe sau probleme.
De exemplu, să presupunem că un magazin de vânzare cu amănuntul utilizează un sistem de inventar permanent pentru a-și gestiona inventarul de articole de îmbrăcăminte. Magazinul folosește un cititor de coduri de bare și un software de punct de vânzare pentru a urmări fiecare vânzare și pentru a actualiza automat nivelurile de inventar. În cazul în care sistemul indică faptul că un anumit articol este pe sfârșite, magazinul poate reordona rapid mai multe stocuri pentru a evita epuizarea stocurilor. În mod similar, dacă sistemul arată că un anumit articol nu se vinde bine, magazinul își poate ajusta strategia de achiziție și poate evita stocarea excesivă. Prin utilizarea unor astfel de tehnici de control al inventarului, întreprinderile își pot optimiza nivelul stocurilor și își pot îmbunătăți rezultatele.