În calitate de membru al unei S Corporation, una dintre responsabilitățile dumneavoastră este de a întocmi procese-verbale de ședință precise. Procesele-verbale servesc drept înregistrare legală a deciziilor și acțiunilor corporației și sunt esențiale pentru menținerea conformității cu reglementările de stat și federale. În acest articol, vom discuta despre cum să țineți procesele-verbale ale ședințelor pentru o S Corporation, inclusiv ce trebuie să includeți, cum să le structurați și cum să le păstrați.
Procesele-verbale ale ședințelor trebuie să includă o înregistrare a datei, orei, locației și participanților la ședință. De asemenea, acestea ar trebui să documenteze subiectele discutate și deciziile luate. Ar trebui consemnate orice acțiuni sau sarcini, împreună cu numele persoanei responsabile pentru îndeplinirea lor și termenul limită de finalizare. În cele din urmă, ar trebui documentate toate voturile care au avut loc, inclusiv numărul de voturi în favoarea și împotriva fiecărei decizii.
Procesele-verbale ale ședințelor ar trebui să fie structurate într-un format logic și ușor de urmărit. Începeți cu data și ora reuniunii, urmate de participanți și de eventualele scuze sau absențe. Apoi, includeți un rezumat al subiectelor discutate și al deciziilor luate. În cazul în care au existat prezentări, includeți un scurt rezumat al prezentării și orice concluzii cheie. În cele din urmă, înregistrați orice acțiuni sau sarcini și termenul limită de finalizare.
Procesele-verbale ale ședințelor trebuie păstrate într-un loc sigur și securizat. Puteți alege să le stocați în format electronic sau pe suport de hârtie. În cazul în care alegeți să le stocați în format electronic, asigurați-vă că sunt salvate în mod regulat și că numai persoanele autorizate au acces la ele. Dacă alegeți să le păstrați în format tipărit, păstrați-le într-un dulap încuiat sau într-un seif.
Păstrarea unor procese-verbale de ședință exacte este o parte esențială a menținerii conformității ca S Corporation. Urmând liniile directoare prezentate în acest articol, vă puteți asigura că procesele-verbale ale ședințelor dvs. sunt complete, exacte și organizate. Amintiți-vă că procesele-verbale de ședință servesc drept înregistrare legală a deciziilor și acțiunilor corporației dumneavoastră, așa că este esențial să luați în serios această responsabilitate.
Redactarea unui proces-verbal pentru o ședință S necesită o abordare sistematică pentru a vă asigura că sunt surprinse toate punctele importante discutate în timpul ședinței. Următorii pași pot fi urmați atunci când se redactează un proces-verbal pentru o ședință S:
1. Începeți prin a identifica participanții la reuniune, inclusiv numele și titlurile acestora. Aceste informații ar trebui să fie capturate la începutul procesului-verbal.
2. Înregistrați data și ora reuniunii, precum și locația în care a avut loc reuniunea.
3. În continuare, înregistrați punctele de pe ordinea de zi care au fost discutate în timpul reuniunii. Acest lucru se poate face sub formă de puncte sau de liste numerotate.
4. Pentru fiecare punct de pe ordinea de zi, înregistrați principalele puncte de discuție, deciziile luate și orice acțiuni care au fost atribuite. Este important să fiți obiectiv și să nu includeți opinii sau comentarii personale.
5. În cazul în care în timpul ședinței au fost partajate documente sau prezentări, notați-le și atașați-le la procesul-verbal.
6. Consemnați orice vot care a avut loc în timpul ședinței, inclusiv numele celor care au votat în favoarea sau împotriva deciziei.
7. În cele din urmă, rezumați reuniunea prin evidențierea deciziilor-cheie luate și a oricăror activități de urmărire care trebuie întreprinse.
După ce procesul-verbal a fost redactat, acesta ar trebui să fie revizuit de către președintele reuniunii pentru acuratețe înainte de a fi distribuit tuturor participanților. Este important să vă asigurați că procesul-verbal este distribuit în timp util, de preferință în termen de 24 de ore de la reuniune, pentru a vă asigura că toată lumea este la curent cu deciziile luate și cu acțiunile care trebuie întreprinse.
Procesele-verbale ale reuniunilor sunt o înregistrare esențială a procesului decizional al oricărei întreprinderi sau organizații. Prin urmare, este esențial să le stocați într-un mod care să asigure acuratețea și accesibilitatea lor. Iată câteva sfaturi despre cum să stocați procesele-verbale de ședință:
1. Alegeți o locație sigură: Locația de depozitare trebuie să fie sigură și ușor de accesat de către cei care au nevoie de ele. Aceasta ar putea fi într-un dulap de arhivare, un server securizat sau un sistem de stocare bazat pe cloud.
2. Utilizați o convenție de denumire coerentă: Creați o convenție de denumire consecventă pentru procesele-verbale ale ședințelor dvs. pentru a facilita localizarea acestora. Acest lucru ar putea fi la fel de simplu ca și utilizarea datei reuniunii sau a unui cuvânt cheie specific.
3. Organizați-le în funcție de dată: Păstrați procesele-verbale în ordine cronologică pentru a fi mai ușor să le găsiți ulterior. De asemenea, puteți lua în considerare posibilitatea de a le grupa în funcție de proiect sau comitet pentru a le localiza mai ușor.
4. Faceți o copie de rezervă în mod regulat: Asigurați-vă că dispuneți de un sistem de backup pentru a preveni pierderea documentelor importante. Acesta poate include copii de rezervă regulate pe un hard disk extern sau pe un sistem de stocare în cloud.
5. Limitați accesul: Limitați accesul la procesele-verbale ale ședințelor la cei care au nevoie de ele. Acest lucru ajută la menținerea confidențialității și la prevenirea accesului neautorizat.
Urmând acești pași simpli, vă puteți asigura că procesele-verbale ale ședințelor dvs. sunt stocate în siguranță și ușor accesibile celor care au nevoie de ele.
O corporație S (S Corp) este un tip de structură de afaceri care oferă acționarilor săi o protecție de răspundere limitată și o impozitare de tip pass-through. Potrivit Internal Revenue Service (IRS), S Corps trebuie să organizeze cel puțin o adunare anuală a acționarilor pentru a discuta și a lua decizii cu privire la chestiuni comerciale importante. Cu toate acestea, S Corps nu sunt obligate să organizeze reuniuni mai des decât o dată pe an.
Frecvența ședințelor într-o S Corp poate varia în funcție de nevoile și cerințele afacerii. Unele S Corps pot alege să organizeze reuniuni trimestriale sau semestriale pentru a se asigura că toți acționarii sunt ținuți la curent cu performanțele societății și pentru a lua decizii importante în timp util. Alte S Corps pot organiza întâlniri doar atunci când este necesar sau când există probleme specifice care trebuie abordate.
Este important de reținut că S Corps sunt obligate să țină o evidență detaliată a tuturor ședințelor, inclusiv a proceselor-verbale și a rezultatelor votului. Aceste informații trebuie păstrate la dosar și puse la dispoziția acționarilor la cerere.
În concluzie, deși S Corps trebuie să organizeze cel puțin o adunare anuală a acționarilor, frecvența adunărilor poate varia în funcție de nevoile și cerințele întreprinderii. Este important ca S Corps să țină o evidență detaliată a tuturor adunărilor pentru a asigura conformitatea cu cerințele legale și de reglementare.