Atunci când conduceți o afacere, este esențial să țineți evidența tuturor tranzacțiilor financiare, inclusiv a facturilor. O factură este un document care prezintă termenii unei vânzări între un cumpărător și un vânzător. Aceasta include produsele sau serviciile furnizate, costul și condițiile de plată. Înregistrarea corectă a facturilor este crucială pentru a vă asigura că plățile sunt primite cu promptitudine și acuratețe, precum și pentru a menține înregistrări financiare exacte. În acest articol, vom discuta cum să înregistrăm eficient o factură.
Primul pas pentru înregistrarea facturilor este să creați un sistem. Acest sistem trebuie să fie bine organizat și ușor accesibil. Puteți utiliza o foaie de calcul sau un software de contabilitate pentru a vă ține evidența facturilor. Asigurați-vă că includeți data facturii, numele și adresa clientului, o descriere a produselor sau serviciilor furnizate, costul total și data scadenței plății.
Este esențial să emiteți facturile cu promptitudine pentru a vă asigura că plățile sunt primite la timp. Acest lucru înseamnă să trimiteți facturile cât mai curând posibil după ce a fost efectuată vânzarea. Multe întreprinderi aleg să își automatizeze procesul de facturare pentru a-l face mai rapid și mai eficient. Acest lucru poate fi realizat cu ajutorul unui software care generează facturi în mod automat sau prin configurarea unor facturi recurente pentru clienții obișnuiți.
Plățile întârziate pot cauza probleme de flux de numerar pentru afacerea dumneavoastră, așa că este esențial să le urmăriți cu promptitudine. Acest lucru înseamnă trimiterea de memento-uri clienților care întârzie cu plățile și inițierea de acțiuni legale dacă este necesar. Pentru a evita plățile întârziate, puteți să oferiți stimulente pentru plata anticipată sau să stabiliți memento-uri de plată pentru clienți.
Reconcilierea facturilor înseamnă să verificați dacă plățile corespund facturilor care au fost emise. Acesta este un pas esențial pentru a vă asigura că toate plățile au fost primite și înregistrate cu exactitate. Se recomandă ca întreprinderile să își reconcilieze facturile cel puțin o dată pe lună pentru a evita orice discrepanțe.
În concluzie, înregistrarea facturilor este o parte crucială a gestionării unei afaceri de succes. Prin crearea unui sistem, emiterea promptă a facturilor, urmărirea plăților întârziate și reconcilierea facturilor în mod regulat, vă puteți asigura că înregistrările financiare sunt exacte și actualizate. Acest lucru vă va ajuta să luați decizii în cunoștință de cauză cu privire la afacerea dvs. și să mențineți un flux de numerar sănătos.
Înregistrarea în jurnal pentru o factură primită de la un furnizor va depinde de circumstanțele specifice ale tranzacției. Cu toate acestea, în general, înregistrarea ar implica debitarea unui cont de cheltuieli (cum ar fi "Consumabile de birou" sau "Servicii profesionale") și creditarea unui cont de pasiv (cum ar fi "Conturi de plătit").
De exemplu, dacă o societate a primit o factură de la un furnizor în valoare de 500 de dolari pentru consumabile de birou achiziționate pe credit, înregistrarea în jurnal ar fi următoarea:
Debit: Cheltuieli cu furnituri de birou 500 $
Credit: Conturi de plătit 500 $
Această intrare ar crește cheltuielile companiei pentru furnituri de birou și ar înregistra pasivul datorat furnizorului în registrul de conturi de plătit.
Este important de reținut că pot fi necesare intrări suplimentare, în funcție de condițiile de plată și de momentul emiterii facturii furnizorului. De exemplu, dacă societatea plătește furnizorul în cadrul aceleiași perioade contabile, este posibil să existe o intrare suplimentară în jurnal pentru a înregistra ieșirea de numerar.
O factură nu este nici un activ, nici un pasiv. Este pur și simplu un document care servește drept cerere de plată pentru bunuri sau servicii care au fost furnizate sau vor fi furnizate în viitor. O factură reprezintă o tranzacție între un cumpărător și un vânzător și oferă detalii cu privire la produsele sau serviciile vândute, cantitatea acestora, prețul și condițiile de plată.
Din punct de vedere contabil, o factură este considerată o parte a creanțelor, care reprezintă un activ. Conturile de încasat reprezintă suma de bani datorată unei companii de către clienții săi pentru bunuri sau servicii furnizate pe credit. Atunci când o societate emite o factură, aceasta creează o înregistrare a sumei datorate de către client și o adaugă la conturile sale de creanțe.
Cu toate acestea, până la plata facturii, suma datorată de client este considerată un pasiv pentru societate. Odată ce se primește plata, datoria este achitată, iar soldul de numerar al societății crește. Prin urmare, o factură nu este un activ sau un pasiv în sine, ci reprezintă o tranzacție financiară care afectează activele și pasivele societății.
În domeniul resurselor umane, nu există o aplicație directă pentru facturare. Cu toate acestea, în contabilitate, înregistrarea în jurnal pentru factură implică de obicei două conturi: Conturi de încasat și Venituri.
Atunci când o companie emite o factură către un client pentru bunuri sau servicii prestate, înregistrarea ar fi:
Debit: Credit: Venituri
Se înregistrează astfel creșterea contului de creanțe al societății, care reprezintă banii datorați de client, și creșterea contului de venituri, care reprezintă suma de bani obținută din vânzare.
După ce se primește plata de la client, înregistrarea ar fi:
Debit: Numerar (sau bancă)
Credit: Conturi de încasat
Se înregistrează astfel diminuarea contului Conturi de încasat, care reprezintă plata primită de la client, și creșterea contului Numerar, care reprezintă suma de bani primită.