Atunci când se administrează o organizație nonprofit, donațiile sunt o parte crucială pentru menținerea funcționării organizației. Cu toate acestea, nu este vorba doar de primirea donațiilor, ci și de înregistrarea corectă a acestora în contabilitate. Nu numai că este important din punct de vedere legal și fiscal, dar vă permite, de asemenea, să țineți evidența finanțelor și să vedeți care este situația financiară a organizației dumneavoastră.
1. Creați un cont separat pentru donații: Este important să păstrați fondurile pentru donații separate de alte fonduri. Astfel, va fi mai ușor să urmăriți și să raportați donațiile separat de alte venituri și cheltuieli. Creați un cont în programul dvs. de contabilitate special pentru donații.
2. Înregistrați donația: Atunci când primiți o donație, înregistrați-o în software-ul dvs. de contabilitate. Includeți data donației, numele donatorului și suma donată. Dacă donația este sub formă de obiecte care nu sunt în numerar, înregistrați valoarea de piață corectă a obiectelor.
3. Furnizați o chitanță sau o confirmare de primire: Este important să oferiți donatorului o chitanță sau o confirmare de primire pentru donația sa. Acest lucru nu numai că arată aprecierea pentru generozitatea lor, dar servește și ca dovadă a donației în scopuri fiscale. Asigurați-vă că chitanța include data donației, numele donatorului și suma donată.
4. Reconciliați contul de donații: La sfârșitul fiecărei luni sau al fiecărui trimestru, reconciliați contul de donații pentru a vă asigura că toate donațiile au fost înregistrate și că soldul contului corespunde cu totalul tuturor donațiilor. Acest lucru vă va ajuta să asigurați acuratețea rapoartelor financiare.
Înregistrarea corectă a donațiilor în contabilitate este esențială pentru sănătatea financiară a organizației dvs. nonprofit. Urmând acești pași, vă puteți asigura că organizația dvs. este conformă cu cerințele legale și fiscale și că aveți o imagine exactă a datelor financiare.
Atunci când o companie face o donație, înregistrarea în jurnal pentru a înregistra tranzacția depinde de tipul de donație făcută. Dacă donația este făcută sub formă de numerar, înregistrarea în jurnal ar fi următoarea:
Debit: Cheltuieli pentru donații - Acest cont este utilizat pentru a înregistra valoarea donației făcute și este recunoscut ca o cheltuială în contul de profit și pierdere.
Credit: Numerar - Acest cont este utilizat pentru a înregistra plata în numerar efectuată de companie.
În cazul în care donația este făcută sub formă de bunuri sau servicii, înregistrarea în jurnal ar fi următoarea:
Debit: Cheltuieli de donație - Acest cont este utilizat pentru a înregistra valoarea justă a bunurilor sau serviciilor donate, care este recunoscută ca o cheltuială în contul de profit și pierdere.
Credit: Bunuri/servicii donate - Acest cont este utilizat pentru a înregistra valoarea justă a bunurilor sau serviciilor donate, care este recunoscută ca venit în contul de profit și pierdere.
Este important de reținut că donațiile făcute către o organizație non-profit pot necesita, de asemenea, înregistrări jurnalistice suplimentare pentru a înregistra orice beneficii fiscale sau recunoașterea donației în situațiile financiare ale companiei.
În contabilitate, donațiile sunt înregistrate ca un cont de venituri în contul de profit și pierdere. Acest lucru înseamnă că, atunci când se primește o donație, aceasta este înregistrată ca o creștere a veniturilor, care reprezintă suma de bani pe care o afacere sau organizație o câștigă din operațiunile sale.
Donațiile pot fi, de asemenea, înregistrate ca un cont de pasiv în bilanț dacă organizația nu a îndeplinit încă condițiile donației. De exemplu, dacă un donator a oferit o donație cu condiția ca aceasta să fie utilizată într-un anumit scop, este posibil ca organizația să nu poată recunoaște donația ca venit până când condiția nu a fost îndeplinită. În acest caz, donația ar fi înregistrată ca pasiv până când condiția este îndeplinită.
Este important ca organizațiile să țină o evidență detaliată a donațiilor primite, inclusiv numele donatorului, suma donată și orice condiție atașată donației. Aceste informații sunt utilizate la întocmirea situațiilor financiare, care arată performanța și poziția financiară a organizației. În plus, păstrarea unei evidențe exacte a donațiilor este importantă în scopuri fiscale, deoarece donațiile pot fi deductibile din impozit pentru donator, iar organizația poate fi eligibilă pentru scutiri sau deduceri fiscale.
O donație nu este considerată o cheltuială în contabilitate și în evidența contabilă. O cheltuială este definită ca fiind un cost suportat în cursul normal al operațiunilor comerciale pentru a genera venituri. Pe de altă parte, o donație este o plată voluntară efectuată către o organizație non-profit sau o organizație de caritate fără nicio așteptare de a primi ceva în schimb.
Din punct de vedere contabil, donațiile sunt înregistrate ca activ atunci când sunt primite și recunoscute ulterior ca venit atunci când donația este cheltuită în scopul pentru care a fost făcută. Acest lucru se datorează faptului că donațiile nu sunt considerate ca făcând parte din cheltuielile efectuate pentru a genera venituri.
Cu toate acestea, este important de reținut că donațiile pot fi deductibile fiscal pentru entitatea donatoare. În acest caz, suma donată poate fi considerată o cheltuială de deducere fiscală. Suma donată va fi înregistrată ca o cheltuială deductibilă din punct de vedere fiscal în situațiile financiare, precum și în declarația fiscală a entității.
În general, deși o donație nu este considerată o cheltuială în contabilitate și în evidența contabilă, ea poate fi considerată o cheltuială deductibilă fiscal pentru entitatea care face donația.